机关事业单位档案管理信息化建设路径分析

机关事业单位档案管理信息化建设路径分析

蔡颂萍

桃江县畜牧水产事务中心  湖南桃江  413400          

摘要：机关事业单位的档案工作极为重要，档案的收集形成、整理归档、保存保护和应用开发等各项工作对机关事业单位健康发展起着极为重要的作用。随着时代的发展，尤其是新一代信息技术的广泛运用，对做好新时代档案管理工作提出了新的更高的要求，要坚持以习近平总书记关于档案工作的重要论述为指引，着力推进机关事业单位档案管理工作信息化建设，以信息化、数字化带动档案工作加快融合发展，不断向现代化迈进，推动新时代档案工作为党和国家事业发展作出积极贡献。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化；建设路径

1档案管理信息化的必要性

1.1降低档案管理人员的工作压力

在档案管理工作中，管理人员要按照档案不同的种类，对其展开整理，并分类存放。在这样的条件下，会给档案管理人员造成很大的工作压力，需要花费很多的时间和精力。在机关事业单位档案管理工作中，档案管理信息化是其工作的重要组成部分，是机关管理中的一项重要内容。通过信息技术的应用，各部门可以按照自己的需要，充分利用档案资料，可以减轻档案管理人员的工作压力。

1.2提高档案管理的规范性

机关事业单位档案管理信息化建设可以提高档案管理的规范性，有效保障档案管理工作的质量。机关事业单位档案管理工作相对滞后，无论是技术水平还是人才素养都比较低，无法适应管理工作的需求。档案管理工作的顺利、高效开展，对管理模式的要求比较高。信息化建设可以让档案管理中存在的不足与问题得到解决与优化，构建规范化的档案管理系统。目前，机关事业单位的档案管理工作仍然以人力为主，由于信息化建设水平不足，档案管理的规范性与预期之间存在较大的差距。通过信息化建设可以降低档案管理的难度，节省档案管理的时间，合理安排档案管理人员，逐渐构建系统化、科学化的档案管理体系，档案管理的规范性就会明显得到提升。

1.3推进档案工作质量有效提升

传统的机关事业单位档案工作成效，客观上受到以下三方面制约，极大地影响了档案管理工作质效。一是受到纸质档案特性制约。传统纸质档案具有整理任务繁重、存储要求高、查询使用不便等特性，不但需要巨大的人力、财力、物力投入，还不可避免地发生档案损坏、丢失、老化等问题。二是受到机关事业单位档案特点制约。机关事业单位档案具有种类多样、内容繁杂、标准不一等特点，同时，还具有强制性的立卷方式、严格的保密要求、规范的储存要求等，档案管理任务十分繁重，难免出现操作失误或意外情况，造成损失。三是受到人工作业的制约。传统人工作业，对具体承办人员的能力、素养、态度等都有较高要求，难以保证一贯一致的工作标准，尤其是乘办人员发生变动时，档案管理的稳定性、连贯性和安全性难以保障。通过实施档案管理信息化建设，依托信息技术对档案进行立卷、整理、储存、使用，能够有效摆脱以上各类制约，避免人为失误，确保档案的真实准确完整，极大地提高档案管理工作质量。

2机关事业单位档案管理信息化建设路径

2.1提升机关事业单位领导的信息化意识

机关事业单位的管理人员要加深对档案信息化的认识，明确档案信息化是档案管理工作的开展方向，加强自身对档案管理信息化建设的支持。要开展档案管理信息化系统工作，需要各部门互相配合，进行有效交流，才能确保档案管理信息化工程顺利开展。同时，各机关事业单位的领导还应制定相应的奖惩办法，以激励员工参与到档案管理信息化工作中来，推动档案管理信息化建设的发展。

2.2构建完善的机关事业单位档案管理激励机制

只有完善机关事业单位的档案管理激励机制，才可以为信息化建设提供支撑。创新激励机制需要从机关事业单位的实际情况出发，抓住机关事业单位档案管理工作的重点、难点以及档案管理人员的现状，以此为基础制定激励机制，可以尽快扭转信息化建设的局面。档案管理人员在激励机制的作用下能够调整心态，积极学习信息技术，为信息化建设工作贡献力量。激励机制中应当明确信息化建设的方向与目标，促使档案管理人员更好地完成工作。激励机制的创新方向要合理、明确，以便于为信息化建设服务。档案管理人员在信息化建设方面的态度、表现等都要纳入考核中，使激励机制可以顺利发挥作用。档案管理人员的信息化建设工作得到了准确、客观地评估之后，获得相应的奖励，能够让档案管理人员看到自身工作的重要性，从而更主动地投入信息化建设工作中，为档案管理工作创造更好的条件。激励机制在应用过程中要接受档案管理人员的监督，及时处理档案管理人员的反馈意见，以便于推动信息化建设工作。积极研究与应用信息化的机关事业单位档案管理激励模式，渗透信息化建设理念的重要性，吸引更多优质的信息化建设人才，最大限度地充实机关事业单位档案管理信息化建设人才体系。

2.3加强档案管理信息化要素保障

数字化配套建设则是实现信息化的重要载体，先进完备的软硬件设施对档案信息化管理工作至关重要。开展档案信息化管理工作要从多个方面入手，加大档案管理信息化的建设力度。一是要加强软硬件设施的投入，及时更新升级档案管理系统，建立一个整体、专业统一的设备体系，进行统一的数字化管理，对档案管理软件进行及时完善优化，实现档案的信息一体化管理。二是有序推动档案数字化建设，采用数字化设备对纸质档案进行数字化加工，实现对事业单位档案的纸质化与数字化的协同管理，不断丰富数字化档案资源库，为后续的档案信息大数据分析提供有力支持，辅助机关事业单位各项工作的高效开展。三是提升档案信息化管理安全性，部分机关事业单位进行档案管理工作创新时，主动与具有国家资质、行业口碑好、核心技术强的相关科技企业进行合作，为事业单位的档案管理提供专业的技术支持，以保证档案信息化管理的有效性。

2.4将OA和文件管理相结合，转变以往的工作方式

为解决当前各单位OA与档案管理信息化建设中存在的问题，提出在“查询界面”软件中增加“文件资料检索”的新方法，使各单位OA与档案信息资源共享的新思路。要制定一套具体完善的信息化管理制度，如档案信息化整合工作制度、归档制度、档案信息化保密制度、数字档案标识制度、网络信息安全管理制度等，切实保证档案信息化建设的安全性。

2.5构建档案管理信息化监管机制

要严明工作纪律，建立档案管理责任追究机制，监督档案管理人员认真履行岗位职责，严格按照规章制度办事，高标准做好实物与纸质载体档案数字化和电子文件归档工作，提高档案工作创新能力。严格规范查阅程序，要严格设置档案查阅权限，明确审核标准、程序和要求，加强管理与监督，防止档案资料被篡改和伪造。强化日常监管，对档案管理部门实施全方位、多层次的共同监督，绷紧档案安全红线，最大限度地确保档案的真实性。

结论

综上所述，需要不断提升机关事业单位档案管理信息化建设意识，如此才可以促使机关事业单位全面分析档案管理存在的问题，发现信息化建设的必要性，制订信息化建设的目标与方案。机关事业单位档案管理信息化建设路径的探索也要符合时代发展的背景，不断优化机关事业单位的制度与体系，培养档案管理信息化建设人才和信息技术应用人才，抓住机关事业单位档案管理信息化建设的重点、难点。通过信息化建设工作，可以更快速地提高机关事业单位档案管理的规范性和工作效率，促使机关事业单位的功能作用完全发挥出来。

参考文献：

[1]朱玉婷.浅谈提高机关事业单位档案管理的信息化水平[J].兰台内外，2022(05):10-12.

[2]石海英.信息化时代机关事业单位档案管理的创新探索[J].文化创新比较研究，2020,4(35):179-181.