探讨电力企业办公室综合事务管理

探讨电力企业办公室综合事务管理

李鑫

内蒙古霍煤鸿骏铝电有限责任公司电力分公司  内蒙古  029200

 摘要：在办公室综合管理工作实际开展的阶段，应该重视人性化理念的融入，适当的强化单位中的凝聚力，保证每一位员工都能积极的融合到一起，给综合管理工作的开展提升效率创造优质的条件。办公室对于电力企业的综合事务管理具有十分重要的意义，是联系企业上下级的沟通纽带，电力企业办公室的工作质量严重影响企业的运营以及发展。因此，需要做好企业的办公室的工作，本文主要是关于电力企业办公室综合事务管理的探究。

        关键词：电力企业；办公室；综合事务管理

1、办公室综合事务管理的作用        

        1.1部门之间的联络作用

        办公室不光要了解各个部门内部工作情况和工作需求，也需要了解各个部门之间不同的工作内容和工作进度，协助管理层进行行之有效地管理和安排。办公室应当充当好一个企业参谋助手的角色，充分发挥办公室综合事务管理的作用，全面掌握企业的发展动态，主动与管理层进行沟通，为企业重大事件的处理提供有参考价值的意见。

        1.2参与决策，协助实施

        企业办公室依据工作需要有不同程度的参与决策的参谋权，同时要协助领导层开展好实施的各方面工作，其主要体现在以下几方面。一是为领导提供及时的、完整的、准确的、有价值的信息，使其第一时间掌握最新讯息。二是根据企业阶段性任务目标，主动积极组织基层调查，深入研究并拿出信息报告。三是充分了解领导决策层的战略思想，做好基本的文件起草和计划或任务拟定草案。四是针对企业的重要事务，要能够提出切实可行、有积极影响的参谋意见。因此，要想参与企业决策，协助实施落实，企业办公室就要具备敏锐的市场洞察力，精准的社会变化预测力，思想与时俱进，行动积极务实，熟悉企业的发展状态和经济水平，确保能够紧跟社会和企业的进步。与此同时，办公室信息要及时更新，完善信息系统，保证信息渠道的畅通，时刻掌握企业的发展动向和内部变更，随时反馈决策执行落实现况。从根本上提升办公室工作的预判水准，保证政令畅通、信息通达、反馈及时、修正可控，从而充分发挥好企业办公室职能价值和优势特点[1]。

2、办公室综合管理中存在的主要问题

2.1 工作定位不明确

        有些行政工作人员认为自己的工作性质没有创新的空间，往往只是按部就班，服从上级领导的安排，对工作很少去主动思考，在遇到工作困难时很少主动想办法去解决，而是先找退路。

2.2缺乏较为专业的人员

多个公司在办公室综合管理活动实际开展的时候都能彰显出自身的特点，服务群体就是企业内部的所有人，因此会面临着极大的工作难度，正是因为涉及到的工作内容繁琐，办公室负责综合管理工作的人员才会应对更为严苛的要求，主张其具备着较高的职业素养。目前，多个企业在专业性管理人才上表现出不足之处，也就是相应的人员供给量不足，加之某些单位安排了管理人员担任一系列的工作，无法真正的将重心放置在办公室的综合管理上，导致工作的任务量大大增加，相应的难度也有所提升。
2.3综合能力不强
        办公室的行政管理工作面比较广，项目也比较多，因此非常需要专业能力和综合素质比较高的行政工作人员。对于行政人员而言，不仅要有专业的基础知识，还需要有更多的专业技能基础，如，撰写基础知识，财务基础知识和文档管理知识。另外，有些行政人员在学习方面没有很强的意识，他们虽在努力做事，但对工作没有信心，不敢承担责任，很难适应当下新时代的要求[2]。
2.4办公室职员的素质水平和知识经验有待提高
        首先，企业要认识办公室的重要性，在进行人才招聘的时候，尤其要注意人才选拔，对于高标准要求不能松懈，应聘人员应具备较高的综合业务水平和办事能力，以及面对突发情况的处理能力，否之就会造成办公室的综合管理水平下降，从而影响企业发展。部分办公人员的知识能力过低，对于基本的表格制作、文字输入、工具软件的使用不够熟练，基本技能有待提高。
2.5部分办公部门缺乏规范性
        办公室是一个集体，一些办公室对规章制度没有切实落实，目标性不强，职能权限不清，没有为具体人员划分具体任务，这就导致了分配不合理、工作处理不当等，这一系列问题的根本原因在于缺乏规范完整的管理体系。规范化是实施企业管理的重要基础，应根据办公室的具体任务、具体人员制定规章制度，使工作目标责任到人，管理体系才会有实施力度[3]。
3、新形势下电力企业办公室综合管理的改善对策
       3.1建立起更加完善的制度
        办公室综合管理工作效率的提高离不开相关制度的保驾护航，因此应该积极地构建起更为完善的管理制度，针对于办公室的具体情况，确定合理的方针对策，促使日常工作的落实更加的严谨。比如建立起完善的会议制度，作为日常工作中的重要交流途径，开展会议是一个必不可少的环节，因此需要定期或者是不定期的开展会议，督促着员工们真正的了解到自身的职责，努力的为下一步的工作做好充足的准备。还应该建立起相应的沟通制度，也就是让办公室负责相关工作的人员严格的依照沟通制度落实具体的工作，这样才能保证决策和制度的科学合理性。

3.2构建企业文化，完善核心理念
        行政管理工作主要体现企业文化和基本理念，并落实企业文化的相关工作，充分体现了企业在各个小环节中管理的有效性。例如，行政管理团队的负责人应在一定范围内放手下属的工作任务，并在相关标准的基础上，鼓励他们工作，特别是业务部门，放手让员工去扩大和推广市场，对员工做好监督和辅助工作。
3.3积极的落实人性化管理
        在开展办公室综合管理工作时，应秉承着人性化管理的基本理念落实相关的行动，保证管理的思想蕴含着以人为本的理念，在不断地实践中检验此种管理方式是科学的、合理的。通过将以人为本的理念融入至管理工作中，能够真正的提升管理工作的实效性。在办公室中，应该对所有的工作人员给予适当的关怀，使他们体会到人文关怀的基本理念，逐步的优化办公室内部的环境，真正的让员工们感受到温暖和舒适。在办公室中，也应该构建起相对于完善的奖惩机制，确定合理的管理条例，使得工作人员可以真正的发挥出自身的价值。
        3.4明确岗位责任意识，提升人员专业素养

办公室人员在的专业素养在一定程度上决定了各项事务的办理水平。相关人员需要了解基本的岗位权限与职责，还需要进一步提升工作效率，形成良好的服务意识。通过进一步强化业务知识的学习，提升其专业技能、职业素养等，为领导层决策意图提供相应的服务，为各个部门的高效运行提供服务。办公室人员需要拥有开放的思路，还需要对企业的发展动向、市场经营趋势进行把控，提出创新思维模式，真正避免受到传统理念的制约。办公室综合事务管理人员需要端正工作态度，还需要认真的完成各项工作。
        3.5办公室综合事务管理手段科学化
        办公室作为正常工作处理事务的场所，为领导之间的沟通与部门之间的沟通提供了纽带桥梁的作用。现代管理理论告诉我们，无论任何事情，都需要按照事情的各个环节对责任和基本标准进行明确管理，在办公室的日常工作中要考虑到工作中各个流程是否健全，并且能够依据不同的职能来划分相应的学科。办公室的重要职能体现在辅助决策上，也就是要通过决策的方式来对导向和评估等流程进行完善，同时要抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，和决策后的宣传和反馈等设计流程。要根据办公室的职能，来分别建立信息调研和会议管理等各方面工作的流程，目的是能够使各项工作都能顺利完成。
4、结语
        总而言之，部分电力企业办公室的综合事务管理制度仍然不够完善，需要进一步实施规范化管理。这就要求各个电力企业要加强管理，从根源寻找问题、发现问题、解决问题，不断提高行政管理水平。及时了解相关的法规制度，及时协调，把握国际发展大方向，使电力企业办公室的综合管理制度深入人心，从而推动电力企业的可持续发展。
参考文献：
[1]陈传礼.电力企业办公室综合事务管理现状及改进措施[J].产业创新研究,2019(02):89-90.       
[2]刘芬.加强办公室综合事务管理的策略分析[J].现代国企研究,2018(18):137.
[3]唐莹莹.企业办公室综合事务管理现状及提升分析[J].管理观察,2018(26):43-44.