大数据时代与时俱进地开展城建档案管理工作探析

大数据时代与时俱进地开展城建档案管理工作探析

董翠娟,宋云香

青岛市黄岛区建筑工程管理服务中心 山东 266555

摘要：城建档案全面记录着城市建设与发展的具体情况，是分析城市发展进程的重要依据。然而，在大数据技术不断发展下，以纸质档案为基础的城建档案管理模式已不能很好地满足城市管理者以及档案使用者的实际需求，基于此，数字化与信息化的城建档案管理形式应运而生，给城建档案的进一步管理与利用带来新的可能。

关键词：大数据时代；城建档案管理；与时俱进

中图分类号：TU723

文献标识码：A

引言

随着我国城市化进程的不断加快，城建档案数量与日俱增，这给城建档案管理工作带来巨大挑战。在如今数字赋能时代背景下，加快城建档案数字化转型既是社会外部环境的客观要求，也是城建档案管理部门自身寻求突破的内在需要。

1大数据时代城建档案管理中存在的问题

1.1制度建设及落实亟需完善

制度建设是保证城建档案管理顺利运行的重要保障，与传统城建档案管理模式相比，数字化城建档案管理在管理形式、管理方法上都有着较大差异，因此制定和执行城建档案数字化相关的管理制度就显得尤为必要。然而，在城建档案数字化实践的过程中，“重业务轻管理”的现象层见叠出，数字化相关制度或制定不全，或流于形式，城建档案管理部门更愿意将精力投入到具体数字化加工及成果产出上面，而对数字化建设的具体制度、标准规范和实施细则的建设和宣贯则不够重视。这就会导致数字化加工人员对相关制度、标准、规范不甚了解，对自身岗位职责也不够明晰。制度建设的匮乏及执行不畅导致档案数字化具体建设过程中漏洞百出，为后续的数字化管理埋下隐患。

1.2管理及应用模式问题

城建档案管理工作在以往长期的发展过程中一直保持相对稳定性，这种稳定导致该部门的信息流通和技术延展性相对较差。传统的城建档案管理工作只为城建项目的建设服务，作为辅助性管理系统，其与城建项目主体之间的关系并不密切，而作为档案信息的收集方，对于项目落实情况及实际发展的观察并不能用“到位”来形容。在智慧城市理念得以广泛应用之前，几乎无外力影响城建档案管理工作模式的发展。一是因为该模式的运作完全能够应付和处理当时的城建项目档案管理问题；二是城市规划及城建项目建设从初始阶段就有了既定的发展目标，而档案管理工作的职能被进一步的弱化。在传统城建项目中档案的应用并不积极，也没有太多的发挥空间。除此之外，城建档案管理的应用模式并不完善，导致档案管理部门在城市规划过程中一直处于出不尴不尬的追随态势，只强调收集信息的及时性和完整性，但是不重视主观能动性和主动建设价值。这导致城建档案管理一直处于极为缓慢的运行秩序中，其模式即便存在不变和落后性，但试图更改或发展的想法并不积极。伴随着城市现代化建设标准的提高，大部分城建项目在落实过程中都会进行信息的流转，但是由于档案管理工作的低能，导致不能对流转的档案信息进行实时的捕捉，很多系统共享的数据文件不会被城建档案所收录，这是非常严重的数据空缺。未来这部分档案的追溯和再利用会出现问题，并且城建档案本身可利用的档案资源也会减少，其利用价值会进一步被削弱。

2大数据时代与时俱进地开展城建档案管理工作的策略

2.1城建档案管理模式更新

当前城建档案管理工作管理模式的更新需要考虑两点主要内容，一要与应用模式之间产生有效连接。应用模式是管理模式下的一大分支，但是传统的城建档案管理系统没有将二者有效区分开来，导致发展和应用过程中一直没能很好地协调管理和应用之间的关系。解决这一问题的有效办法就是架设一个全新的管理系统。管理系统的建设需要有完备的管理团队支持，管理团队则需要明确应用目标，进而将所有应用工作进行分类，并按照既定的要求对应用类项目实施管理。二是管理模式要具备能动性，要能够主动发现应用问题并给予解决。城建档案管理工作需要加强完善管理团队建设，提升管理团队的管理能力，要求团队内成员能够科学、及时且高效地完成档案的管理及应用工作。团队成员要能够灵活地应用管理网络，并具备信息收集和考察的能力，在应用系统运转的过程中持续进行监督和管理。管理团队要定期进行集中培训，所有人员均需要签署有法律效力的保密责任书，保证在工作过程中不会出现文件或信息的泄露，影响到智慧城市的建设。

2.2加快信息化建设，适应大数据环境

城建档案馆应当在确保自身能够储存海量数据的前提下，不断加快建设数字化档案的进程，以此来保证能够更好地顺应大数据时代的发展环境，从而给城建档案信息化管理工作的顺利开展与有序实施奠定坚实基础。第一，为了实现对海量城建档案资料的高效管理，除了要搭建基础的档案信息管理系统之外，还要根据新型的城建档案管理要求，对城建档案大数据管理系统进行深入开发及运用，推动智能化、精细化与精准化城建档案管理工作全面实现。第二，加快推进存量档案数字化的进程，对于一些纸质、实物档案可以采用拍照或扫描的方式将其全部转化为电子档案，使其成为数字化的档案资源。第三，针对现有数字档案资源的收集和存储要加强关注与重视。在实际的城市建设进程中，对于比较大型的建筑项目以及基础设施项目，不仅需要充分收集与之有关的纸质档案资料，还需要重点收集音频、视频和照片等数字档案资料。此外，将纸质档案资料收入馆内之后，应及时转换为数字化资料，构建图文一体的电子档案资源，给之后的大数据运用及开发提供切实有效的助力。

2.3加快人才队伍建设，提升人员综合素质

人才是城建档案事业发展的核心，离开了“人”这个核心因素，档案工作将无法进行。因此对于城建档案管理来说，必须结合自身实际，建立起一支专业素质过硬的人才队伍，并通过多样化的手段提升城建档案工作人员终身学习意识和能力，以此推动城建档案事业持续稳步发展。一方面，要“引得进来”，加大人才引进力度，在已有档案学和工程类人才基础上，进一步充实信息化技术相关人才。针对部分地区人员编制紧张的现状，可通过政府购买服务途径缓解城建档案数字化人才短缺等问题。另一方面，要“走得出去”，通过定期组织开展城建档案从业人员业务提升培训，使得他们能够充分运用数字化知识和技术开展城建档案管理工作。通过不定期开展外出参观、考察交流数字赋能推进档案工作，借鉴先进的城建档案数字化管理经验，开拓工作思路，提升数字化认知。此外，城建档案从业者自身也要及时转变观念，主动适应数字时代的变革，增强主动学习数字化业务知识的意识和能力，以时不我待的精神、分秒必争的行动全力投入到城建档案管理数字化建设进程中。

结束语

综上所述，文章以大数据时代城建档案管理如何与时俱进地开展工作为中心，城建档案数字化建设已是大势所趋，同时也是提高城建档案管理水平的必然要求。作为城建档案管理者，应深刻认识到城建档案管理数字化建设的重要性，大力开展城建档案数字化建设工作，强化相关保障措施，解决好数字化进程中出现的各种问题，不断完善城建档案资源体系和服务水平，实现城建档案管理从“纸间”到“指尖”蜕变，从而为城市建设的健康稳定发展贡献智慧和力量。

参考文献

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[3]王彦红.“大数据”时代城建档案管理模式[J].办公自动化，2021（26）：47-49.