城建声像档案的收集及管理和利用对策研究

城建声像档案的收集及管理和利用对策研究

王勇

昆明市城市基本建设档案馆 昆明650000

摘要；做好城建声像档案的收集、管理和利用可以为城市现代化建设提供更多的信息资源和数据参考。本篇文章也将目光其中于此，从城建声像档案的收集、管理、利用三个角度来分析具体落实路径，希望通过本篇文章的探讨和分析可以为相关单位提供更多的参考与帮助，提高城建声像档案的收集、管理、利用效率，更好地发挥城建声像档案的作用和价值。

关键词：城建声像档案；收集；管理；利用

城建声像档案主要包含城市建设过程当中形成的具有较高保存价值、参考利用价值的文字、图纸、图表、声像等相应的文件材料，城建声像档案可以较好的反馈一个城市的历史，也是城市在修建改造过程当中的依据和凭证，更可以为城市的未来建设提供更多的信息参考和数据支持。经济社会的迅速发展、城市化的加剧，让现阶段城市建设成为了备受瞩目的社会焦点话题，而城建声像档案工作的落实则可以为城市规划、建设、管理工作的开展提供更多的助力，做好城建声像档案的收集管理和利用是十分必要的，以下笔者也从城建声像档案收集、管理、利用三个角度来展开论述。

一、城建声像档案的收集

1、协调配合，保障城建声像档案的完整性

在城建声像档案的收集、管理和开发利用中收集环节是基础环节也是首要环节，保障收集工作切实落实于实践当中确保城建声像档案的完整性是十分必要的。而想要达到这一目标则需要协调配合，调动各方主体，共同收集城建声像资料，尤其是一些重大工程、重大活动往往需要通过自拍摄的方式来保证记录的精准性、完整性和全面性，抓住最佳拍摄时间和记录时间。

相关工作人员在实践工作落实的过程当中需要和其他部门相配合相联动，避免各行其事的问题出现，这很容易会降低城建声像档案收集的效率、质量以及完整性和精准性。尤其是重大工程在实践工作落实的过程当中，相关工作人员需要与建设部门取得联系，结合工程进度落实声像档案的收集整合工作。进而保障档案的齐全完整。除此之外，为了保证拍摄的准确性和完整性，提高拍摄质量，建设单位除了可以引入自拍模式以外，还可以邀请第三方机构，引入专业人士，通过专业指导的方式来进行拍摄。

一般情况下，在城建声像档案收集的过程当中常用的收集方式主要包含三种。

首先，一部分城建声像档案多为跟踪拍摄。即在道路桥梁修建、改建以及建筑物建设之前相关单位会录制声像资料，形成工程建造原址原貌、原址拆迁情况以及建设施工环节的录像、图片等相应的声像资料，以及在会议开展过程当中形成的声像资料。这些声像资料是必须收集的基础性声像资料[1]。

其次，在城建声像档案整合收集的过程当中还可以由相应单位或公司递交声像资料，但是该类型资料往往会因为缺乏专业性人才导致资料的完整性、精准性受到一定的影响，因此在资料收集整合的过程当中需要加强对资料的筛选和分析，在保障资料完整性、全面性的基础之上确保资料的精准性。

最后，还可以通过社会征集的方式收集更多的声像资料，而为了更好地达到这一目标则需要加强社会宣传，让更多人认识到城建声像档案的重要性与影响，向社会征集声像资料。

2、质量检查，保证城建声像档案的精准性

城建声像资料可以为城市建设以及回顾城市历史提供更多的信息参考和科学依据，因此保障城建声像资料的完整性和全面性是十分必要的，这可以整合更多的资源进而更好的反馈城市建设情况，同时保障资料信息的准确性确保声像资料的质量也是十分必要的，因此就需要落实质量检查和质量验收，加强对声像资料的审核。

首先，声像档案资料的收集多与建设工程项目同步开展，可以邀请建设单位、施工单位、监理单位共同落实声像资料的收集整合工作。而在落实建设工程项目质量检查的过程当中同样也需要收集审核资料，因此可以在该环节可以同步整合分析声像资料，落实检查工作。除此之外，在竣工环节也需要落实声像档案资料的审核和分析工作。

其次，为了保障声像档案资料的完整性和精确性，相关工作人员在声像档案资料收集整合的过程当中需要深入施工现场，收集第一手资料，进而为资料检查审核提供更多的信息支持，同时也需要在施工现场督促检查声像资料的形成情况、拍摄情况。

最后，可以与施工单位、监理单位进行沟通和交流，提供技术支持和专业指导，让建设单位、施工单位、监理单位明确声像资料的收集整合方法，进而更好的保障城建声像资料的完整性、精准性和参考性。

二、城建声像档案的管理

1、完善规章制度

城建声像档案的重要性是毋庸置疑的，因此做好管理十分重要，这可以为后续开发提供基础和保障，而在城建声像档案管理工作落实的过程当中健全规章制度是十分关键的一环，这将会直接影响城建声像档案管理工作在实践落实过程当中的规范性和科学性，可以从以下几点着手做出优化和调整。

首先，需要紧抓《城市建设档案管理规定》、《科技档案工作条例》等相应的政策法规，结合地方城建声像档案管理的实际问题、实际需求对法律法规作出进一步的优化和完善，确定声像档案的拍摄标准、拍摄要求、管理要求、管理标准、管理流程。同时还需要在法律法规建设的过程当中发挥其规范约束和引导作用，有效杜绝各部门各自为政的情况，加强部门与部门之间的沟通和交流，在协同发力下提高城建档案收集管理的效率和质量

[2]。

其次，需要加强部门规章制度建设，立足本部门的实际情况，分析本部门在城建声像档案管理乃至收集和开发中的作用和影响，具体问题具体分析对规章制度作出进一步的优化和调整，保障规章制度建设的针对性、科学性和有效性。需要尤为引起关注和重视的则是加强责任机制建设，保障责任边界清晰明确，将责任对标到个人、对标到岗位，进而确保城建城乡档案管理工作切实落实于实践当中。

最后，在规章制度建设和完善的过程当中需要对资金加强管控，明确购买设备、人员培训等相应工作在实践落实过程当中所需要消耗的资源，确定资金审核规范，调节资金拨付结构，这样做的目的是为了更好地推动城建声像档案管理工作的信息化建设、现代化建设，为城建声像档案管理工作的落实提供物质基础和资金保障。

2、优化保管技术

一般情况下，城建声像档案的来源是相对而言较为复杂的，这就意味着城建声像档案的储存介质具有着多元化特点，想要保护城建声像档案，避免其出现丢失、损坏等相应的问题，优化保管技术是十分必要的，具体可以从以下几点着手做出调整。

首先，需要做好城建声像档案的编号排序工作，辅以必要的文字说明，这样可以为后续的调档使用提供更多的便捷和帮助。

其次，在城建声像档案管理工作落实的过程当中需要明确不同声像档案存储介质的理化特征，对存储空间做出适当的控制与管理，例如避免灰尘、避免紫外线照射、保障存储空间干燥等等[3]。

最后，需要推动城建声像档案管理的信息化建设，将重要资料通过照相、扫描等多种方式录入到电子系统中，做好系统备份。这样则可以有效避免传统城建声像档案存储介质很容易会受客观环境因素影响进而出现消磁、数据丢失等相应的问题。发挥信息技术的技术优势，提高城建声像档案的管理能力，同时推动城建声像档案管理的信息化建设也可以更好的提高城建档案数据信息的调取和应用效率。

3、加强人员培训

工作人员始终是工作开展的最终落脚点，工作人员的素养、能力、观念、意识对于城建声像档案工作落实的质量和效率都会起到至关重要的影响，加强人员培训是十分必要的。具体可以从以下几点着手提高人才队伍素养。

首先，需要从源头着手，提高人才准入门槛，在人才招聘的过程当中要求相关工作人员具备较高的专业素养和专业能力，提高人才入职的标准，为人才队伍注入新鲜血液。

其次，需要优化培训机制，一方面通过系统化、理论化、周期性培训工作的落实，让相关工作人员对于城建档案的管理流程、相应的法律法规、规章制度、工作方法都有较为全面的认识和了解，提高相关工作人员的业务能力和专业素养。另外一方面需要通过培训工作的开展，让相关工作人员端正工作态度，认识到城建声像档案管理工作的重要性与影响，提高从业工作人员的职业责任感、归属感和认同感。同时也让相关工作人员认识到重建声像档案信息化建设、网络化建设、数字化建设是城建声像档案管理的必然发展趋势，端正学习态度，积极主动的利用现代化技术来有效解决城建声像档案管理工作中的各种问题[4]。

三、城建声像档案的利用

1、加强网络平台建设

城建声像档案管理工作落实的最终目的是为了更好地开发和利用，进而为城市建设以及城市历史回顾提供更多的数据支持和科学依据。而在城建声像档案利用过程当中合理应用网络平台是十分必要的，这可以为声像档案的查询利用提供更多的便捷。

首先，在网站平台建设的过程当中需要优化储存方式，工作人员可以通过扫描、照相等多种方式及时的上传数据信息，而系统平台会自动进行备份上传到云端，这样才可以有效避免存储空间变化带来较大的工作压力和工作负担。

其次，需要优化检索机制，通过多种检索机制的应用来为城建声像档案的调取利用提供更多的便捷服务。

最后，需要加强系统建设，与相关部门建立沟通和联系，有效打破数据壁垒，加强数据的沟通和交流，一方面这可以为信息整合提供更多的助力，另外一方面可以提高数据交互能力，各部门可以结合实践工作需求及时调取档案，有效提高城建声像档案的利用率[5]。

2、丰富宣传渠道

城建声像档案除了可以为城市建设提供更多的信息支持和数据参考以外，还具有较大的社会利用价值，可以通过城建声像档案的宣传，让人们树立历史遗产和文化的保护意识。而在宣传上除了需要利用相应的网络平台打破时空局限性，让更多人对于城市历史有较为全面的认识和了解以外，还可以通过编制史料片、专题片、专题画册等多种方法以更加新颖的形式让更多人了解城市历史。

在此基础之上，相关部门还可以优化服务功能，通过视听服务、外界服务、咨询服务、创造利用服务平台的开发与建设，为城市居民的信息调取、档案查询提供更多的便捷服务。

需要引起关注和重视的是为了更好的提高宣传效果，在城建声像档案宣传的过程当中还需要落实编研工作，通过图文并茂视频、音频合理剪辑的方式，在保证重建声像档案的完整性和真实性的基础之上让更多人愿意了解和观看城建声像档案，进而有效地提高宣传效果和宣传质量，提升宣传效益[6]。

结束语

城建声像档案的收集、管理和开发的过程是传承城市历史的过程，同时也可以为城市现代化建设提供更多的数据支持和信息参考，需要引起关注和重视。相关部门可以从收集、保管和利用三个环节着手，明确影响工作质量和工作效率的因素，在此基础之上结合地方实际情况具体问题具体分析，对城建声像档案收集、管理、开发手段做出进一步的优化和调整。

参考文献：
[1]王金金.基于数字化时代背景下，城建声像档案管理体系的建立与完善[J].兰台内外,2023(13):28-30.

[2]郭芳.城建声像档案的现状及优化措施[J].未来城市设计与运营,2022(04):77-79.

[3]杨红利.如何做好城建声像档案的收集与管理工作[J].陕西档案,2019(01):36-38.

[4]王欣.如何开展城建声像档案的收集及管理和利用[J].城建档案,2018(10):29-30.

[5]陈健.怎样加强城建声像档案收集、整理、管理工作为查询利用服务[J].居舍,2018(13):158-159.

[7]杨建林.城建声像档案管理工作面临的问题与对策[J].中国管理信息化,2018,21(09):128-129.

[6]周丽群.加强城建声像档案集中管理的对策思考[J].档案与建设,2013(01):71-72.