声像档案管理现状与发展策略分析

声像档案管理现状与发展策略分析

齐玥涵 ,邹嘉鑫

西安航天信息研究所 陕西 西安 710065

摘要：在对声像档案管理的过程中，传统的城建声像档案管理工作已经不能满足档案开发利用的更高要求，更无法建立科学性及合理性更强的城建声像档案管理体系。传统的档案以纸质档案为主，在保存上存在一定的缺陷，时间久远之后的传统档案完整性存在一定的缺失，造成信息的缺失，而声像档案可以实现数字化保存，保存年限更为久远，且数字化处理生效档案能够更好地提高档案的安全性。因此，本文首先分析声像档案管理的现状，其次探讨提升声像档案管理水平的有效措施，为城建声像档案管理体系建立提供参考。

关键词：声像档案；管理现状；发展策略

引言

随着信息时代的到来，声像档案数量级呈指数级增长。而大量早期的声像档案受到特殊载体和恶劣保存环境的影响，正在加速地老化。与此同时，由于缺乏读取设备、技术过时和载体老化等，使很多档案信息不能及时得到复制和迁移，从而最终导致声像档案面临着无法获取并永久遗失珍贵数据的风险。基于调查研究与定量的风险评估方法对声像档案长期保存中的风险进行全面、细致分析，在正确认识各类风险的基础上，尽量避免声像档案风险事故的发生，减小损失，为解决当前声像档案保管工作中的实际问题提供参考。

1声像档案管理的现状

1.1历史声像档案保管难

传统的声像档案载体主要以感光材料和磁性材料为主，这种特殊的载体对存储环境的温湿度、外界磁场等要求较高，需要配置防磁柜等专门的保管设备，成本较高；随着保管时间越来越长，声像档案载体会出现退磁、脱粉的现象，从而导致部分信息内容丢失，需要档案人员定期对档案内容进行检查，并对损坏的档案进行修复，耗费了大量人力、物力资源。需要探索一种满足声像档案长期可用的存储方式，为后期开展声像档案的利用奠定基础。

1.2声像档案管理的制度不完善

目前，在部分地区的档案管理中，并没有完善的声像档案管理制度，使得声像档案存放的环境并不合适，造成一些档案受到环境影响，出现质量问题，影响档案的正常保存。有些档案馆并没有针对声像档案构建完善的监督和检查机制，使得声像档案的管理工作被弱化，造成声像档案保存的质量较差。随着科技的不断发展，档案管理部门并没有制定出新的声像档案管理机制，使得声像档案管理工作的效率大大降低。

1.3没有引起对城建声像档案管理工作的重视

一般来说，城建声像档案的录像工作需要由专业的技术人员进行，但政府部门对城建声像档案管理工作的投入资金有限，使得城建声像档案部门没有足够资金聘请专业的摄录人员，现有摄录人员的技术水平比较低、设备设施性能较差，导致录像资料有很多无效镜头，录像内容以及资料质量比较差，使用这种方式摄录的城建声像档案资料无法充分发挥作用。并且，城建声像档案管理部门还缺乏专业的剪辑人员，如果没有专业剪辑人员对资料进行及时整理，就会导致城建声像档案资料出现丢失或破损等一系列情况，需要注意的是，城建声像档案的储存对环境湿度有一定要求。除此之外，如果城建声像档案管理工作没有充足的资金投入，就会造成城建声像档案的存放缺乏良好环境，甚至会使城建声像档案资料出现发霉现象，更无法为城市规划发展提供完整资料，城建声像档案也就无法充分发挥自身作用和价值。

2提升声像档案管理水平的有效措施

2.1保管条件

“外界磁场、电场影响”“温度、湿度、光、有害气体”“霉菌”主要对应“文化遗产风险分析模型”中的“害虫”“污染物”“光和辐射”“温度和相对湿度”等风险。声像档案与纸质文献的载体不同，所需要的保管环境条件也不同，其中尤其要考虑到外界磁场、电场对声像档案的影响，当外界电场、磁场较强时，磁带易出现叠状皱纹、退磁、磁化及磁粉脱落，导致信号失落或信噪比降低，磁性载体档案无法读出。因此，声像档案应具有独立保存空间，且保证库房的温湿度恒定、防尘、防止有害气体、霉菌对声像档案的侵蚀。

2.2合理利用城建声像档案管理制度

在进行城建声像档案管理过程中，需要建立完善的档案管理制度，档案管理人员需要与服务外包人员签署保密协议，针对城建声像档案资料收集、整理和利用环节制定相应规章制度及管理标准。对于城建声像档案管理技术层面而言，还需要建立完善的网络安全管理制度，充分贯彻并落实城建声像档案数据库安全管理工作。同时，相关部门工作人员还需要明确城建声像档案管理工作的职能和档案资料的利用范围，真正做到对城建声像档案管理工作的科学、合理开发，对于一些能够公开且不涉及任何机密的档案信息，可以将其纳入城建声像档案价值挖掘的范围之中，以便档案资料能够充分发挥自身作用和价值；而对于一些不能公开且涉及机密的档案信息，则需要将其纳入不可以公开的范围之内。在城建声像档案开发和利用过程中，还需要明确其商业应用以及社会应用的界线，预防城建档案在实际应用过程中出现制约城市规划发展的情况。除此之外，管理人员在挖掘城建声像档案价值的过程中，还需要做好城建声像档案的实时监控以及安全管理，为后续城建声像档案开发利用奠定坚实的基础。

2.3明确数字档案存取利用政策，完善查询授权与验证管理

一般来说，数字文件的访问权限需要参考特定的访问和利用策略，不同的单位有不同的访问和使用策略。值得一提的是，在研究和实践工作中，各科研机构（包括高等院校）对数字档案的访问和利用有着模糊和不透明的政策，不同程度上混淆了信息访问权限。与提交协议一样，访问和利用策略属于宏观规范，它规定了数字档案的范围、方法和要求，但有时这些内容不能为所有类型的数字档案提供“无差别”的参考。科研项目数字档案与传统电子文档在某些方面存在差异。相关单位应根据数字档案的类型和信息用户的需求，制定并参考个性化、有针对性的访问政策，进一步明确相应的访问权限。应当指出，一旦制定了访问和使用政策，就应及时向所有信息用户披露，以避免不必要的使用困难。

2.4探索新技术创新利用

为创新国网安徽电力声像档案利用模式，国网安徽电力通过研究人脸识别、语音识别、图像处理等技术应用，探索声像档案利用场景与实现途径，推动声像档案智能利用。一是分析声像档案智能利用场景，对数字档案馆系统中已归档的声像档案进行梳理分析，研究利用人脸识别、语音识别等技术进行计算分析、特征抓取，通过上传个人照片、输入关键字等，检索出相关的照片、音视频档案，并对高频利用词汇进行自动标注，实现声像档案基于内容的智能定位，从而提高档案检索效率。二是对关键技术进行验证。结合上述利用场景，国网安徽电力组织相关单位，通过设立科技项目、专项课题等方式，利用已有声像档案，对语音识别、人脸识别等技术进行关键技术验证，开展技术攻关。后续，将相应技术验证成果应用到数字档案馆系统中，推动声像档案的在线利用。

结语

综上所述，在大数据时代背景下，加强城建声像档案管理体系的建立和完善，对城市建设来说具有非常重要的作用和价值，能够加强生态宜居城市发展。所以，相关工作人员需要构建城建声像档案管理体系，加强城建声像档案管理工作的便捷化、系统化以及科学化，推动城建声像档案管理高质量发展。在声像档案管理中，应用电子技术，可以提升声像档案管理的安全性，避免核心数据信息泄露，同时提升声像档案管理的档案管理效率，结合智慧化的管理体系，可大幅的实现声像档案管理质量的提升。

参考文献

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