加强国有企业办公室精细化管理的措施与策略探讨

加强国有企业办公室精细化管理的措施与策略探讨

盛书成

神木县隆德矿业有限责任公司  陕西  榆林  719000

摘要：随着经济的发展和国有企业数量的增加，加强国有企业办公室精细化管理变得越来越重要。本文在国有企业办公室精细化管理的重要意义进行界定的基础上，探讨了国有企业办公室在精细化管理方面出现的问题，并提出了加强国有企业办公室精细化管理的措施和策略，包括：建立健全办公室内部工作管理体制、完善办公室内部考核制度和奖惩制度、提高办公室人员的综合素质，强化办公室人员的服务意识等。这些措施和策略对于加强国有企业办公室精细化管理，提高经济效益和企业竞争力有着积极的作用。

关键词：国有企业；办公室；精细化管理；措施与策略

引言：

国有企业是我国经济发展的重要支柱，在长期的发展过程中，国有企业面临着各种各样的问题和挑战。在繁杂的商务环境中，精细化管理成为国有企业经营管理中不可或缺的一部分。

一、国有企业办公室精细化管理的重要意义

（一）有利于提高办公效率

第一，流程优化。对工作流程进行分解、梳理和改进，减少冗余步骤，简化操作流程，避免重复性工作和信息传递的滞后，从而提高工作效率。第二，规范执行。建立明确的制度和规章制度，使员工了解工作要求和标准，减少错误和纠纷的发生，提高工作执行力和效果。第三，信息共享。通过建立信息化平台和协作工具，在企业内部实现信息共享和沟通的便利与高效，减少沟通等待时间，并促进团队协作和知识共享，提高工作效率。

（二）有利于简化工作流程

第一，提高工作效率。通过简化工作流程，去除多余的环节和重复的操作，可以缩短工作的执行时间，提升工作效率。员工能够更专注地完成任务，减少不必要的等待和延误。第二，降低错误率。过于复杂或繁杂的工作流程容易导致操作错误和信息遗漏。通过精细化管理，将工作流程简化到核心步骤，减少人为错误的发生，提高工作质量和准确性。第三，节约资源成本。工作流程的简化可以减少不必要的资源投入，包括时间、人力和物资等。通过优化工作流程，企业可以更有效地利用资源，降低成本，提高利润。

二、国有企业办公室在精细化管理方面出现的问题

（一）国有企业办公室工作人员整体素质普遍较低

第一，教育水平不足。部分工作人员可能缺乏高等教育背景或专业培训，导致知识储备和技能水平有限。第二，综合素质欠缺。工作人员可能在沟通、协作、解决问题和应对挑战等方面的能力存在不足，影响他们在精细化管理下的工作表现。第三，缺乏主动性和创新意识。员工可能缺乏主动学习和追求卓越的态度，不愿意主动提升自己的素质和技能，以适应精细化管理带来的变革[1]。

（二）国有企业办公室缺乏相应的管理制度

第一，缺乏规范的工作流程。国有企业办公室可能缺乏明确、规范的工作流程和操作指南，导致工作执行过程中的混乱和不一致性。第二，绩效评估不完善。缺乏科学、客观的绩效评估制度，无法有效识别和奖励高绩效者，并制约员工的激励和动力。第三，决策层反应迟缓。没有建立灵活、高效的决策层级，决策需要经过多重审批和长时间等待，降低了决策效率和迅速应对市场变化的能力。

（三）国有企业办公室各个岗位秩序混乱，职责不清

第一，岗位职责重叠。不同岗位之间存在职责交叉、模糊的情况，导致工作重复、责任不明确，影响效率和执行力。第二，跨部门沟通不畅。各个岗位之间缺乏有效的沟通和协作机制，信息传递不及时、不准确，导致工作协调性差，影响整体工作效率。第三，职责界定不清。没有明确定义岗位的具体职责和权限范围，导致员工不清楚自己应该承担的任务，工作任务分配不当[2]。

三、加强国有企业精细化管理的重要举措

（一）建立健全办公室内部工作管理体制

第一，设立清晰的管理层级。确定明确的管理职责和权限范围，建立合理的管理层级，确保信息传递和决策流程的高效性。第二，制定明确的工作流程。明确各项工作的具体步骤、时间节点、责任人和配合部门，确保工作顺畅进行，避免重复和漏项。第三，规范制度与规章制度。建立和完善适用于办公室工作的制度和规章制度，包括文件管理、会议管理、绩效评估等，明确各项规定和标准。第四，强化岗位职责与权限划分。明确每个岗位的职责范围和权限，确保各部门间合作协调，并减少工作重叠和信息错漏。第五，加强沟通与协作机制。建立良好的信息共享渠道和协作平台，促进部门间的沟通、协调与合作，提高信息传递和决策效率[3]。

（二）完善办公室内部考核制度和奖惩制度

第一，设立明确的考核指标。制定与办公室工作目标相对应的关键绩效指标，包括工作质量、工作效率、客户满意度等方面，用于评估员工的工作表现和贡献。第二，设计科学的考核方法。建立科学、客观、公平的考核方法，通过量化和定性的评估手段，对员工的工作表现进行评估，确保考核结果的准确性和可比性。第三，建立奖励机制。设立激励措施，包括薪资增长、晋升机会、荣誉表彰等，以奖励那些在精细化管理中表现出色、超越目标的员工，激发他们的积极性和主动性。第四，建立惩罚机制。建立相应的惩罚措施，对违反规章制度、不达标或有失职行为的员工采取纪律处分措施，以维护工作纪律和提高整体素质水平。第五，定期评估和反馈。确保考核制度的有效执行，进行定期评估和反馈，及时与员工沟通和讨论他们的工作表现，提供发展建议和改进意见。

（三）提高办公室人员的综合素质

第一，提高思想政治素质。国有企业的办公室人员要强化爱国主义、集体主义和社会主义核心价值观教育，增强“四个意识”，坚持正确的政治方向，提高政治敏感性和抗风险能力。第二，提高业务素质。国有企业的办公室人员要不断学习企业业务知识和具有实际意义的相关管理知识，提升业务素质和专业素质，增强做事能力和管理能力。第三，提高沟通协调能力。办公室人员要加强沟通协调能力的培养，学习掌握有效的沟通技巧，积极协调各部门之间的关系，增强团队合作意识，提高工作效率。第四，提高综合素养。办公室人员要注重培养自己的综合素养，包括文化素质、心理素质、创新素质、文化艺术素质、体育健康素质等，全面提升自己的素质水平，为企业的发展和工作的顺利开展提供更强有力的支持和保障。

（四）强化办公室人员的服务意识

第一，建立有效的绩效考核制度，将服务质量作为重要考核指标之一，对违反服务规定和严重影响服务质量的行为进行约束和处罚，同时对服务优秀的员工进行激励和奖励。第二，提高办公室人员的专业素质和服务技能，通过培训、学习班等方式提高其对企业内部各个业务部门的了解，了解每个部门的工作内容、要求和服务需求等，提升其服务意识和服务能力。第三，加强沟通协调，建立与各部门的联系通道，实现与各部门之间信息、资料、人员的快速联系与配合，提升企业内部信息流畅性和协同效率。第四，积极推行信息化手段，建立办公自动化、文件管理系统等，优化和简化工作流程，提高工作效率和服务水平。第五，建立反馈机制，让职工能够直接向企业高层管理人员反映服务意识不足的问题，通过有效处置，提升服务水平。

四、结语

加强国有企业办公室精细化管理是国有企业发展的重要举措之一。通过本文的探讨，我们可以认识到精细化管理对于提升国有企业竞争力、加强企业经济效益的巨大作用。因此，国有企业需始终坚持全员参与、不断改进和质量管理等精细化管理措施和策略，以致力于推动国有企业健康稳定发展的进程。

参考文献：

[1]王洪宇.国有企业办公室行政精细化管理分析[J].新商务周刊, 2019(14):1.

[2]曾董林.企业办公室行政管理精细化的思路与对策探讨[J].企业文化(下旬刊), 2019(2):231.

[3]苏伟明.论国有企业办公室行政工作精细化管理[J].现代国企研究, 2018(12):1.