行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

行政事业单位会计档案管理存在的问题及对策

许玲玲

衡东县应急管理局   湖南  衡阳421400

摘要：会计档案是事业单位档案管理过程中的至关重要的一个最后环节，是重要的经济档案。近年来，随着社会经济的快速发展，会计档案作为行政事业单位记录社会经济活动的重要载体，持续强化对其管理在新形势下意义重大。文章分析了行政事业单位会计档案管理存在的问题，提出了加强行政事业单位会计档案管理的建议，以供借鉴。

关键词：行政事业单位；会计档案管理；对策分析

前言：行政事业单位是我国的基层管理机构，在促进我国社会经济发展及发挥其公益性价值方面有着至关重要的作用。通过实行行政事业单位会计档案管理，可以及时了解社会各项经济业务发展状况，同时也是掌握单位对有关法律法规执行情况的重要途径，是记录企业事业单位各项经济活动的资料证据。

1行政事业单位会计档案管理存在的问题

行政事业单位会计档案主要包括单位在财会管理和会计活动中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告和电子会计资料以及其他会计资料等。由于会计档案涉及的范围和涵盖的内容比较广泛，其档案类型相对稳定，形式多样，因此与一般的文书、科技档案的管理相比存在一定的难度，这也导致行政事业单位的会计档案管理不可避免地存在一些问题。会计档案的保存形式主要有永久保存和定期保存两种。通常情况下，拥永久保存的档案不能进行销毁，而定期保存的档案往往也会根据档案的具体情况设置不同的保管时间。会计档案除了作为记录企事业单位经济业务运行活动的载体，其在揭露事故责任、打击经济犯罪，为解决经济活动纠纷提供依据等方面也有重要用途。正因如此，行政事业单位才有不断加强会计档案管理工作的现实意义。要采取相应措施加强对会计档案的管理力度，首先应当认识到当前行政事业单位会计档案管理中存在的具体问题。

1.1对档案管理缺少重视

对大部分行政事业单位领导及财务人员而言，档案管理常常被认为是一项吃力不讨好的苦差事。这种认知不仅使行政事业单位档案管理事务的相关人员在思想上对档案管理缺乏足够的重视，而且直接导致了会计业务与会计档案管理脱节的问题产生。由于对会计档案管理认知不足、不够重视，许多行政事业单位也很少会对相关人员进行专业的业务培训，由此导致会计档案管理人员业务不熟、经验不足，会计档案管理工作更是难以做到规范化、专业化。此外，一些行政机构在实际操作中没有根据国家有关规定和自身实际情况制定自己的会计档案管理制度，有的甚至只将会计档案管理体系作为整个财务会计体系的一部分。即使一些单位制定了制度，执行效果也差强人意。

1.2档案管理和监督机制不完善

随着计算机化的深入，越来越多的行政事业单位选择将会计信息存入到磁性媒介中保存。但由于很多单位还存在着只重视对会计凭证、报表和账簿等专业资料归档，却忽视对载有会计资料的磁性介质的整理、归档工作的现象，由此导致不少行政事业单位会计档案不够完善和齐全，甚至还存在因管理疏忽导致的会计信息丢失问题。此外，有些单位在进行会计档案移交时，不按规范操作，既无移交清单，也不逐册清点，甚至不进行永久和定期的分类保管，这不仅违反了会计档案管理的相关规定，更会给后面的档案管理和查阅带来很大麻烦。除了以上两点，行政事业单位在会计档案管理中缺少相应的监督机制，也给个别人员利用会计档案谋取私利创造了机会，出现档案造假等现象，令行政事业单位的公益性质大打折扣。

1.3会计档案管理工作投入力度不够

会计档案管理工作的开展需要投入大量的时间、精力和财力，但是有的单位却不重视此方面的管理。主要表现在：

（1）硬件设施过于简陋，会计档案得不到合理地存储，表现在存放空间狭窄、空间阴暗潮湿、没有做好防虫工作、没有做好防晒防尘等，存放档案的架子也不符合规定，甚至不够齐全。没有形成电子档案的存档，使档案管理工作存在巨大漏洞；

（2）缺少软实力，没有配套的会计档案管理软件，制度管理也不到位。而且很多单位的会计档案管理人员都是业余的，没有经受过专业的档案管理工作的培训，整体的素质较为低下，这就直接造成会计档案管理工作出现各种问题。

2加强行政事业单位会计档案管理的建议

2.1建立完善的会计档案管理机制

首先，行政事业单位要全面优化会计档案管理的规范和流程，制定具有可操作性的档案管理制度；

其次，要提高对会计档案管理工作人员的业务水平的培训力度，使他们熟练掌握专业知识，提升其档案管理水平。另外，加大会计档案管理人员业务考核力度，使得培训结果、工作水平和人员个人利益挂钩，进而增强档案管理人员积极主动性，全面提高其业务能力。

2.2加强会计档案管理监督

加强监督管理是提升行政事业单位会计档案管理水平的又一个重要举措。行政事业单位的管理人员需要对本单位的会计档案管理工作给予足够的重视和合理的监督管理，通过建立完善的监督机制确保档案管理中的立卷、归档、保存和查阅、销毁等各环节都能做到有序规范。通过本单位管理层对会计档案中的重点内容的监督检查，或者借助广大群众的监督举报对档案管理人员形成督促，也可以帮助档案管理部门形成良好的专业氛围。

2.3加大档案管理经费支持

加大对会计档案管理工作的经费支持，包含了软硬件两个方面。硬件主要指的是档案管理环境和档案资料陈列架的检查维修等，软件主要指会计档案资料中的数据保护。有了经费支持，同时还需要管理人员对经费的使用有明确的规定，避免各种以公谋私、乱用经费等现象出现。

2.4提升人员素质，提升对档案管理的关注

首先，对于行政事业单位的领导层来说，强化对会计档案管理的意识是较为重要的方面。只有领导对于该工作有足够的重视，才能够切实将工作列入建设日程上，从而促使会计档案管理的规范化；

其次，会计档案管理工作人员需要得到全面的、专业的档案管理技能和知识培训。促使其在之后的工作上能够具有更加专业的工作水平。使档案管理工作更加符合标准，更加方便快捷地对单位的财务会计资料进行整理；

最后，会计管理制度建设与完善是进行会计档案管理优化的一项重要保障。各行政事业单位需要根据相关法律法规，结合自身的实际情况，建立和完善一套能够应用于单位整体、能够覆盖各项经济活动的会计档案管理制度。并且在制度中明确相关人员的工作职责和工作权利，以制度层面的规定来保证档案管理人员对该项事业的积极性。同时以制度规定相关保密程序，从较高的程度上保护好相关人员的隐私安全。

2.5提高行政事业单位会计人员能力水平

实现行政事业单位会计工作水平的整体提升，要加强对财务会计工作人员的教育培训，尤其是在会计有关的政策法规、金融法律、综合管理等方面的系统培训教育，促进提高会计工作人员的专业技能，并注重开展会计人员职业培训，确保会计人员可以以现代化的财务管理理念和手段开展财务会计工作，全面促进现代化会计整体水平有效提升。

结束语：

综上所述，加强行政事业单位的会计档案管理是当前行政事业单位良性发展、更好地为社会大众服务的必需举措。只有自身的业务水平有了提升，行政事业单位的会计档案管理工作才能得到广泛的认可。

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