创新运用信息化手段实现办公室业务数字化转型

创新运用信息化手段实现办公室业务数字化转型

王路遥

国家电投集团广西长洲水电开发有限公司

摘要：随着大数据时代的到来，云计算、虚拟现实、人工智能等科技产物对于企业业务管理水平的提升非常重要。企业办公室作为整个企业管理工作的核心部门，其完善的信息化管理体系可以辅助办公室业务的顺利开展。本文论述了办公室业务的一般性，针对如何运用信息化手段实现办公室业务数字化转型，从实施路径、实施原则、重点问题及技术工具进行了讨论，并介绍了其一些探索实践和应用场景，试图通过运用信息化手段提升企业工作成效，为企业办公室业务数字化转型提供参考。

关键词：创新；信息化；办公室；数字化

引言

办公室是一个单位的核心中枢，兼具管理与服务双重属性。办公室工作涉及公文、档案、会议、保密、督办、值班等专业，点多面广、事务繁杂；同时，办公室普遍面临人员少、任务重、标准高、节奏快、零差错的压力。创新方式、聚焦价值、深层次提升“三服务”能力是办公室应须解决的问题。在当前数字时代背景下，实施办公室业务数字化转型，推动数字技术与办公室业务深度融合，充分发挥数据要素价值作用，释放数字“倍增效应”，以数字技术实现减负增效、管理赋能、服务赋效、决策赋智，以数字化转型推动办公室业务高质量发展，是办公室工作人员创新、转型、升级的破题之钥。

1办公数字化的意义

办公数字化是现阶段办公领域中较受重视的一类新型工作模式，主要指在办公室工作中，充分运用现代信息技术，促使原有办公室工作得以形成更为理想的优化作用，尤其在办公效率及准确度方面，更可进行切实的改善。伴随现阶段信息技术的推广及通信技术的发展，办公数字化水平同样也越来越高，能有效实现对办公人员工作量的明显降低，促使办公水平得到更好提升。基于现阶段办公数字化系统的构建而言，主要涉及计算机设备、通信网络、办公数字化软件以及其它辅助设备，由此更好形成理想的人机信息处理系统，便于更好优化处理各项办公业务，尤其在信息资料的获取、加工、分析、共享以及存储、利用方面，可形成更高效率和更高准确度，且能同时处理各类数据信息，对办公人员的辅助作用较强。伴随现阶段办公数字化模式的推广、运用以及相关技术手段的创新发展，办公数字化在越来越多的方面发挥出了重要作用，功能也却来越全面，其中较突出的功能价值有以下几点：首先，办公数字化可有效实现各类数据信息资料的便捷处理，尤其面临当前越来越繁杂的各类数据信息资料，传统办公处理方式应用的效果并不特别理想，易出现数据信息资料应用效率低下的问题，但在办公数字化应用下，文字、数据、图形、语音以及视频等各类信息资料均可形成理想处理，由此表现出更强的信息资料应用价值；其次，办公数字化还能有效实现各类行政事务的优化处理，这也是原有办公相对繁杂的任务，无论是人事管理、工资管理、办公用品管理，还是财务信息管理，在办公数字化应用中均可形成较为理想的优化作用，得以促使行政事务处理更为高效、准确，解决原有人工管理存在的明显混乱或滞后性问题，管理人员应予高度重视；另外，办公数字化在通信方面的优化效果同样较为理想，可在办公室内部构建理想的人与人沟通渠道，促使各个部门间以及各个人员间的信息交流更为便捷、顺畅，在整个单位内部有效构建信息共享平台，以此更好优化各项办公业务开展；最后，办公数字化还有助于进行辅助决策，在单位管理方面发挥重要作用，尤其在充分分析运用各类数据信息资料的基础上，可为相关决策人员提供有价值的参考意见，最终提升决策准确度。

2企业办公室业务管理工作存在的问题

2.1工作中电子化、数字化存在一定的问题

移动互联技术不断地发展，衍生出各种各样的互联网产品，深刻影响着人们的生活、工作方式。现代化设备在企业办公室行政管理工作中扮演着重要的角色，受工作性质和工作内容等因素的影响，办公室的工作量大且繁琐，现代化设备或系统软件能优化工作的流程，使工作变得更加简洁，不仅降低了人力成本，还提升了工作的准确性，尽可能避免了因人为操作出现的差错。但实际工作中，电子化、数字化仍存在一定的问题：有的工作人员信息化意识较弱，导致现代化设备利用率较低，只停留在文件处理、传输、留档保存上；有的工作人员信息技术应用能力不足，系统软件操作不熟练。

2.2信息化程度不高

办公室信息化建设缺乏标准的制度、流程，部分企业业务管理工作还停留在原始、繁冗的低效模式，缺乏信息化平台的支撑，缺乏大数据的支撑。因此，进一步借助信息化手段提升办公室工作质量迫在眉睫，也是提质增效工作的必经路径。

3创新运用信息化手段实现办公室业务数字化转型

3.1打造唯一的办公信息平台

对于办公室业务工作人员而言，系统必须要成为唯一媒介、得力助手和必备工具，这样的系统才有价值和意义，且还需要满足各种办公室业务的需求，避免其他问题的产生，比如数据重复录入、平台频繁切换等。因此可通过“内嵌模块、打通接口”的方法，将各种功能集中在同一个模块下，比如档案管理、领导日程、用印审批、通讯录和督察督办等，打造最为快捷便利的办公室公文处理功能。如ＯＡ线上用印审批。以往的工作中，用印申请往往采用书面形式的审批，必须由申请人亲自到各单位的负责人签名，然后再用对应的公章。该体系将纸质审批的线下审批工作全部通过线上进行，提交申请、领导审批、归档等工作都可以通过线上进行，免去了每个环节的现场签名，省时省力，提升了办事效率，提高了客户的口碑和满意度。整套的手续也都存储在了云中，很少会遗失，方便查阅。

3.2建立工作报送系统

随着企业发展壮大和管理层级的不断增多，高效的工作信息报送系统是企业领导和所属各单位、各部门的一种网络互动的平台，每个单位（部门）可以将当前工作进展和下期重点工作安排上报，集团领导可以在线随时查看、详细了解并作出指示，各部门负责人也可以第一时间看到集团领导给予的指示批示并可以及时做好沟通反馈。这样大大提高了员工与领导之间的工作效率，降低了员工参加的线上、线下的各种汇报活动，为企业的发展创造了条件。在不同的行业中也可以进行不同的工作，这样才能更好地吸引更多的人才，更好地理解和合作，从而突破行业壁垒。

3.3督察督办全周期线上管控

建立督察督办线上管理系统，实行线上任务下达、计划反馈、进度跟踪、提交申请、归档等全生命周期的监控，并对督察督办工作进行规范化管控。该系统不仅可以对整个工作进行全面的观察，而且可以深入特定的工作中进行深度分析，而且可以对历史的完成情况进行定性和定量分析，从而使督察督办工作更加有效、更加有效。

3.4通讯录一键拨打接通

在办公室业务系统中按照公司组织架构图，输入每个部门人员的联系方式，通过系统实现人与人之间无障碍沟通交流，故需要开发“一键拨打”功能，目的提高工作效率，防止出现问题无法联系责任部门的责任人，将沟通变得更加简单，最终实现实时联络和快速接通的目的。

3.5管理审批流程信息化

根据企业的管理办法和规章制度，将企业的生产、经营、财务等多口径工作的审批流程系统化、规范化，实现线上办理。不但具有无纸化、可追溯的优点，也为后续的审核工作积累了大量的流程资料。同时，加强移动端的业务研发，让各管理层级能够通过手机办公，及时高效处理业务，对各项工作的访问更加灵活，便于使用，确保政策顺畅。

3.6运用智慧门禁系统

智慧门禁系统体系使用了面部或身份标识，利用海量的信息进行内部和外部的信息处理。改善了公司的安全，降低了人工费用，方便了公司的工作人员的每天出入。

结束语

在信息化背景下，企业办公室业务转型必须要利用数字化技术，这样才能为企业创造价值、加速转型升级、帮助企业减轻负担。因此在转型过程中，要努力积极打造智能、便捷、友好、稳定和安全的系统。通过优化办公系统，打造“小而美”的优化软件，提升工作效率，将数字技术应用于公务文书、档案、保密、会议、督察督办、综合事务等各项服务，以达到践行绿色、健康、持续发展理念，有效提升企业“三服务”的能力，提高企业的管理水平。利用自身的信息技术装备，是实现办公室工作数字化转变的必然要求。办公室员工要时刻以互联网思维来加强自身工作，提升办公室工作水平。

参考文献

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