数字档案在高中学校档案管理中的运用

数字档案在高中学校档案管理中的运用

林妙咪 

惠州市实验中学  516008

摘要：在档案管理领域，数字技术与档案管理之间的有机融合，使数字档案应运而生，推动了档案管理工作的重大变革与创新。当前数字档案的应用范围越来越广，逐渐渗透到高中学校的档案管理工作当中。数字档案在高中学校档案管理中的有效运用，能够加快转变学校档案管理的模式，强化学校教学管理资源的开发与运用，促进高中学校档案管理工作的转型升级。数字档案的运用需要强化平台建设、制度体系创新、大数据技术应用，高中学校要切实推进档案管理改革，就要加快构建起完善的数字档案应用和发展体系，提升高中学校档案管理水平。

关键词：数字档案；高中学校；档案管理；运用

引言 随着信息技术的发展和互联网络的普及，我们逐渐迈入到数字化时代。在数字化时代，各类信息和数据的资源价值日益凸显，各行各业都在积极探索数字化转型，通过数字驱动实现管理和服务质量的提升[1]，档案管理领域也不例外。在数字化时代，数字档案逐渐代替传统的纸质档案，使档案的载体形式和内容呈现方式发生了一定的变化。在此基础上，传统的档案管理模式已经不能适应当前的档案管理需求，因此在探索数字档案运用的过程中，需要充分结合数字档案特点制定更为科学完备的管理体系。高中学校的档案管理是一项复杂且系统的工作，学校档案涵盖人事档案、文书档案、教学档案、活动档案、学籍档案以及有关学校建设和发展史的档案等等。学校档案中的信息和资料全方位记载了学校的教学组织和工作成果，反映了学校的发展历程，是校领导制定决策、优化和调整教学方案、安排人事调动、组织教学活动的重要依据和参考。数字档案在高中学校档案管理中具有十分重要的运用价值，当前高中学校深入推进档案管理的数字化建设，通过对数字档案的有效运用，切实提升高中学校档案管理水平。

一、数字档案在高中学校档案管理中的运用价值

1、提升学校档案管理质量和效率

    数字档案在高中学校档案管理中的运用，能够大大提升学校档案管理的质量和效率。数字档案的运用逐步代替传统的纸质档案，学校在进行档案信息资料收集、整理、筛选、分类、归档等的过程中，能够依托相应的档案管理信息系统和大数据平台，对各类信息数据进行集中整合与处理，相比于传统的单纯依靠人工进行加工整理，更能够保证档案信息资料的真实性和完整性，进而实现档案管理质量的提升。与此同时，基于数字档案的应用，能够简化档案管理的流程，使得档案信息资料的部门间传递以及统计和分类更为高效和便捷，在一定程度上打破了以往学校档案管理的时空限制，大大提升了档案管理的效率。

 2、降低学校档案管理成本

    数字档案在高中学校档案管理中的运用，还降低了学校档案管理的成本。随着高中学校办学年限的增加，档案信息资料的数量在不断增多，如果仍然选用纸质档案管理的模式，就需要不断的增设档案室，并且为了避免纸质资料的损毁，还要在档案室中配置必要的防尘除潮通风设备等，还要每年安排相应的检查和清理工作，需要耗费大量的人力、物力和财力资源[2]。而伴随数字档案的运用，以数字符号为介质来进行各类信息资料的数字化存储，能够极大节约高中学校档案管理的空间，减少档案室管理方面的经费开支。同时针对数字档案的管理可以实现无纸化操作，也能够帮助学校节约一部分的复印成本。

 3、提高学校档案资源的利用率

    数字档案在高中学校档案管理中的运用还能够提高学校各类档案资源的利用率。开展档案管理工作的根本目的就在于发挥档案资源的使用价值，使档案资料成为学校各项工作开展的重要信息支撑。传统的档案管理工作，其保存是大于使用的，再加上出于对纸质档案原件的保护，开发和利用程度比较有限。而伴随数字档案在学校档案管理中的运用，这一情况得以改善，数字档案资源的开发和利用都比较便捷，借助大数据技术更是能够实现对数字档案资源的深度分析和挖掘，进而为使用者提供更加便利的借阅、查询等的信息服务。

二、数字档案在高中学校档案管理中的优化运用策略

1、搭建功能完备的数字档案管理平台

    要更好实现数字档案在高中学校档案管理中的运用，搭建功能完备的数字档案管理平台是基础。高中学校要切实推进档案管理数字化改革，就要加大资金和技术投入，构建综合性的档案管理系统平台，对数字档案的有效运用提供必要的平台支撑。在这个系统平台当中，可以实现办公室系统的接入，从而更为高效和快捷地实现学校档案管理部门与各年级组之间的信息资料传递，从而更好提升档案信息数据的采集质量和效率。除此之外，数字档案管理的系统平台除了具备基础的信息采集、整理等功能模块之外，还要实现功能拓宽，比如开发档案管理的可视化功能模块[3]，这样能够对一些重要的音视频资料进行可视化存储；再比如开发数字档案的个性化服务模块，为相关使用者提供便捷查询通道，同时根据使用者的实际需求推出定制服务，如针对可公开的公开课档案，通过个性化定制可以生成相应的课程资料，从而更好支撑教学工作的开展。

 2、健全完善数字档案管理制度体系

    数字档案在高中学校档案管理中的运用，需要结合数字档案的特点对原有的档案管理制度加以革新，加快健全和完善基于数字档案的档案管理制度体系。首先，高中学校要建立相应的数字档案收集制度，明确数字档案信息资料的采集标准、审核流程，同时制定数字档案的利用规范，对数字档案利用的基本要求、利用范围、利用权限等作出明确规定，确保数字档案管理的规范化水平。其次要建立完善的数字档案归档和保管制度，简化数字档案的归档流程和查阅流程，同时采用分级分类管理的办法，针对不同类型的数字档案设立单独的数据库[4]，为后续的档案资源开发和利用奠定重要基础。最后是要建立数字档案信息安全管理制度，做好数字档案的备份和信息加密，保障数字档案在生成、传递、保存和利用中的信息数据安全。

 3、强化大数据及云计算技术的应用

    数字档案在高中学校档案管理中的运用，需要先进的信息技术作为支撑。高中学校要进一步强化大数据、云计算等关键技术在关键环节的运用。首先，在数字档案的存储阶段，可以借助先进的云存储技术进行海量信息资源的保存，并通过开拓云空间根据高中学校实际的档案管理需求随时地进行空间拓展。其次，在高中学校档案转化阶段，可以利用先进的扫描技术、大数据分析技术、大数据挖掘技术对传统纸质档案进行高效转化。与此同时，高中学校还要立足于自身社会化办学的特征，以档案管理的数据库为支撑建立起相应的档案查询和服务网站，从而更加方便政府部门、教学管理部门以及学生和家长进行公开地信息查询，更好实现教育教学数据资源的共享。最后基于数字档案信息安全的考量，要更加注重大数据存储加密技术[5]的应用，进而构建更为高性能的安全防护体系。

结语

综上，数字档案是是数字技术与档案管理融合的产物，其在高中学校档案管理中的运用能够改变学校档案管理的模式，推动学校档案管理工作的整体性变革。高中学校要从平台建设、制度建设和技术应用等几个方面，深化数字档案的应用实践，推进数字档案运用成果的转化，为高中学校教育现代化发展提供强大助力。

参考文献

[1]王丹.数字档案在学校档案管理中的应用价值[J].现代交际,2020(12):221-222.

[2]王成金.探索数字档案在高中学校档案管理中的应用价值[J].兰台内外,2020(13):43-44.

[3]徐强.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].管理观察,2018(14):136-137.

[4]朱自生.论信息技术在高中学校档案管理中的应用[J].办公室业务,2018(04):90.

[5]丁荣茹.信息技术在高中学校档案管理中应用[J].办公室业务,2017(01):26-27.