办公室行政管理精细化的思路与策略探讨

办公室行政管理精细化的思路与策略探讨

黄珊, 

中国水电基础局有限公司 天津 武清 301700

摘要：在企业的经营活动中，行政工作是一项非常重要的工作。其他部门的工作职责清晰，而办公室则更为复杂，没有清晰的工作。要想提高办公自动化的质量，就要做到做到精益求精、科学化，做到多个方面的交流，才能保证公司的长远发展。在企业经营中，一项重大的发展就是经营管理的发展。文章以传统的经营模式为例，引入了管理的基本理念和方法，使企业的经营资源使用和管理费用降到最低。在不断变化的市场环境下，企业管理体制的缺陷越来越明显，需要实现科学化、精细化管理。

关键词：办公室；行政管理；精细化；思路与策略

前言：随着企业的发展，办公管理工作越来越重要，办公室是企业的核心部门，它承担着企业对外交流、沟通汇报、后勤服务等工作，承担企业文件档案、会议筹备、内部事务管理等工作任务，按日常工作需求又可划分为后勤、财务、审计、接待等工作岗位。从整体的工作职责和工作任务来看，它具有很强的复杂性，在小型企业中，传统的办公方式可以很好地适应，但是随着公司的不断发展，其工作任务也会越来越多。因此，在企业发展过程中，推行“精益化”是解决企业管理低效、中枢运行迟缓的一种有效途径，对于推动企业的健康、可持续发展具有十分重要的意义。

1精细化管理概述

1.1精细化管理的含义

精细化管理能够通过对企业战略目标与规则的细化、系统化有效落实管理活动，从而促使各个管理环节的协同、规范与高效运行。精细化管理的开展能够提升管理的规范化、个性化、信息化以及精细化，能够使企业及时发现并处理生产、经营以及管理中的问题，保障企业的战略规划能够贯彻落实到企业经营管理的各个环节，有利于促进企业的长期、高效的发展。

1.2精细化行政管理特征

精细化管理的特征推进了精细化行政管理的广泛运用。首先，精细化行政管理具有精细化的特征，精细化管理将企业的行政管理项目进行了细化，完成了抽象的行政管理工作的量化与细化，有利于行政管理工作的有序开展；其次，精细化行政管理具有协同性的特征，精细化行政管理工作需要在各部门协同支持下开展，保障管理流程的信息化，提升精细化管理工作的效率；最后，精细化行政管理工作还具有规范化与标准化的特征，精细化行政管理工作的开展需要对目标任务进行分析，并要严格按照管理流程与管理标准开展工作，有效提升了行政管理工作的规范化与标准化。

2办公室行政精细化管理存在的问题

2.1管理队伍综合素质有待提升

管理队伍的综合素质对企业办公室行政管理工作的质量具有显著的影响。但是，目前企业办公室行政管理队伍的综合素质仍然有待提升。企业办公室管理队伍未能定期参与培训、教育以及实践活动，不仅使企业办公室行政管理队伍缺乏相应的精细化管理意识、知识与技能，制约了行政管理工作精细化的进程，也使管理人员未能及时掌握数据化、信息化的管理手段，管理效率与精确性无法满足企业办公室行政管理的需求，影响了企业办公室行政管理水平的提升。

2.2办公室与部门沟通协调不足

精细化行政管理工作需要在办公室与各部门协调下进行。但是，目前办公室与各部门之间的沟通协调相对不足，各方配合性较差，行政管理工作相对烦琐，管理效率较低，且在管理过程中存在权责不明确以及互相推诿的现象，影响了企业办公室行政管理工作质量的提升，导致企业办公室无法高效发挥其协助职能，影响了企业的良性经营。

2.3管理制度的问题

目前的公司企业管理体系还存在着以下问题：(1)管理体系不完善：没有针对不同的部门制订相关的管理制度，导致各部门的管理、工作内容大同小异，从而影响到工作的成效；(2)许多公司都没有清晰地划分办公室工作，导致职责难以落实，难以调动员工的工作热情；(3)奖励和惩罚机制不到位：管理模式造成了办公室的行政工作混乱，虽然建立了绩效考评体系，但却没有实施奖惩机制。要使工作更加有序、更加明确，就需要进行精细的行政管理。

3办公室行政管理精细化的思路与策略

3.1提升管理队伍的综合素质

企业办公室行政管理人员的素质能够直接影响行政管理工作精细化管理的水平。因此，为了确保企业办公室行政管理的有效优化要注重提升行政管理队伍的综合素质，采取有效手段帮助行政管理人员树立精细化管理意识，掌握精细化手段，养成精细化管理习惯，提升办公室行政管理人员精细化管理的主动性与自觉性，提升整体工作水平。

首先，企业要强化精细化行政管理体系制度以及精细化管理意义的宣传，使办公室行政管理人员意识到精细化管理已经是企业行政管理工作的必然趋势，明确办公室行政管理工作的精细化能够切实提升行政管理质量、促进企业的高效发展，使其能够运用精细化管理意识指导工作；其次，企业还要推进定期培训与专项培训有效结合，邀请管理领域专家开办讲座，让管理人员掌握最新的精细化管理知识，组织行政管理学习研讨会，使管理人员及时发现自身问题，再或开展线上精细化管理课程，让管理人员能够突破时

空限制开展精细化管理学习；最后，企业还要积极组织精细化管理实践活动，丰富管理人员的实践经历，提升管理人员信息技术的应用能力，帮助其掌握应用先进技术开展行政管理工作的方法，提升行政管理人员的实践水平。

3.2加强内外部的沟通与协调

办公室与其他部门的有效协调能够提升企业办公室行政管理工作效率与协调性，能够促进办公室行政管理工作价值的充分发挥。因此，要切实强化企业办公室内部以及企业办公与其他部门之间的沟通协调工作，确保办公室行政管理工作精细化管理的高效开展。一方面，企业要加强办公室内部以及办公室与其他部门的沟通协调，在管理机制建设过程中通过对流程的规范以及办公室人员职责的明确，强化办公室内部人员的沟通与协调，提升办公室行政管理工作的默契程度与效率，强化办公室的综合协调能力，充分发挥办公室协助上下级以及各部门开展工作的作用；另一方面，企业还要加强信息化沟通协调系统的建设，使办公室在开展行政管理工作的过程中能够依赖信息化沟通协调平台与其他部门进行实时沟通，负担起传声筒的角色，提升沟通效率与准确性。

3.3不断完善行政管理制度，助力企业核心竞争力提升

健全的行政管理体系能够有效地促进企业的经营活动。为了提升公司的核心竞争能力，企业必须建立健全的规章制度，建立健全的管理体系。例如，要建立和完善公司的岗位责任制和工作标准管理制度，严格执行行政管理制度、岗位责任制、工作程序，以及一套标准化的表格、图表。通过建立健全各项规章制度，保证各项工作都按照规范、工作的发展来进行。在发展的进程中，要不断地提高行政效能，强化行政法规，健全必要的工作机制，以调动职工的工作热情，增强公司的核心竞争能力。

结束语：

本文针对目前我国企业办公管理中存在的一些问题，如：行政办公制度不完善，团结协作不到位，员工综合素质不高。要进一步完善公司的管理体系，加强团结协作，提高员工综合素质，提高企业的办公管理水平。通过对政府绩效评估指标的界定与量化，使其更加注重细节意识，培养员工的精致化行为，从而达到企业的精细管理。在信息化时代，随着社会的发展，企业的办公管理也越来越受到重视。行政工作的规范化、专业化，对于提升办公效率、提升办公管理科学化、节约经营成本、提升企业竞争能力具有重要意义。

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