建设工程档案与建设工程质量的关系

建设工程档案与建设工程质量的关系

吕瑞霞

乌海市建设工程质量检测有限责任公司   016000

摘要：现代工程项目具有投资大、周期长、环节多、内外部协作关系复杂等特点，所以，现代工程档案资料具有档案种类多、数量大以及使用价值高等特征。这些现代工程档案是现代工程企业基础设施建设的重要技术资料，同时也是国家科技档案的重要组成部分，对于现代工程档案进行科学管理及应用，有助于反映现代工程建设过程及质量验收的真实记录。

关键词：建筑工程；档案管理；强化策略

虽然我国的建设工程档案管理工作已经受到了重视，但是和西方发达国家的成熟建设工程档案管理工作相比较而言,还存在很大的不足。基于这种发展状况，我国还需要对建设工程档案管理工作进行改革和创新，并且积极借鉴西方发达国家的有效管理经验，从而保证为我国建设工程档案管理工作提供高质量的服务。

1建筑工程档案管理的重要性

建筑工程包含着许多项并行的单项工程，在工程的运行过程中，会产生大量的数据，这些数据就是建筑工程档案。部分工程档案如图纸、地质勘察报告等是工程建设的重要依据，部分工程档案如工程签证、合同等是工程结算的重要依据，部分工程档案如施工日志、检测报告、验收记录等是工程进行工程中的产物，工程档案与工程建设息息相关，离开工程档案，工程难以进行，持续的档案管理是工程持续推进的保证之一。工程在建设过程中，建设、监理、施工、纪检、财务、审计、后勤、资产等部门共同参与，参与的部门越多，说明档案要重要，因为每一个部门的业务在工程结束时都要形成管理上的闭环。工程建设、结算、审计稽查、办理相关证件都离不开工程档案，工程完工后，工程的维修维护、改建扩建也以这些文件为重要的参考依据，建筑工程文档的重要性不言而喻，具有非常高的价值。

2建筑工程档案管理现状及存在问题

2.1思想上对档案管理不重视

在工程项目建设中，大部分参建单位都比较重视安全、质量、进步和投资管理，对档案管理似乎不太重视，有的单位对档案管理有误解，认为档案是工程建设中可有可无的，部分单位相对档案管理而言更加重视工程建设，档案管理处在一个不被重视、甚至忽略的尴尬位置。工程档案管理人员鱼龙混杂，管理水平参差不齐。虽然管理人员也知道档案的重要性，但是在实践中，档案管理往往流于形式，甚至出现工程完工后集中补档案的情况，这一切的根源在于对档案管理重要性认识不够，看待档案管理问题的高度不够，认为工程档案只不过是工程建设的附属产物。人们往往对能够产生经济效益的作业环节更关注。工程档案纷繁复杂，在档案管理过程中，需要耗费大量的人工，进而产生较多的管理费用，鉴于档案管理不能够盈利，不能带来经济效益，所以部分单位就按照不影响验收的最低标准来进行档案管理。

2.2档案资料后期利用价值不高

建筑工程的档案资料不仅记录了工程真实的建设过程，在之后的工程质量检查中也发挥着重要的参考价值。但许多建筑企业却未能认识到档案资料的价值，在档案管理中不仅缺乏完善的档案管理制度，还缺乏完善的工作规范，导致工程档案资料得不到及时规范地收集整理，从而影响档案资料的作用和价值。而且由于部分档案管理人员专业素质不高，在资料整理过程中也容易出现各种问题，导致资料出现疏漏，进而影响档案的真实性和准确性，以及档案资料后期价值的发挥。

2.3投入的资金经费不足

由于现代工程对于档案管理工作的不重视，使现代工程中的档案管理工作发展资金不足，造成现代工程的档案收集、档案整理及档案管理工作达不到应有的水平，导致现代企业档案管理工作一系列问题的出现。首先，由于资金的欠缺，部分现代工程由于建设工作周期长、参与项目建设的单位部门多，导致现代工程的部分档案得不到妥善保管，资料档案的收集也不齐全。其次，由于档案管理工作资金经费投入不足，导致现代工程的档案室大部分比较简陋，基础设施及工作环境较差，时常出现档案损坏等现象。个别工程企业甚至没有建立专业的档案管理工作室，缺乏与时俱进、技术先进的工作设备及先进技术的投入，在一定程度上制约了现代工程档案管理工作质量的发展。最后，由于资金的欠缺，导致现代工程的档案管理制度不规范，其工作标准及工作要求的制定不完善，档案资料的利用程度不高，开发利用价值不大。

3建筑工程档案管理提升措施

3.1持续优化建筑工程档案管理制度

建立建筑工程档案科学化管理制度，并把制度落实在行动上。据调查，有很多资料是因为管理制度不完善而丢失，如果丢失的是工程签证，则会造成一定的经济损失或工程纠纷，如果丢失的是一些重要证件，则后面的验收难以进行，建立工程档案管理制度非常必要。档案管理制度要从组织架构、管理职责、管理权限、归档范围、作业环节（档案甄别分类、数据采集、档案运用等）、档案质量（时效性、真实性等）、档案管理效果等方面规范通盘考虑、制定，并要经过实践的检验，定期总结、提升、完善。建立健全工程档案管理制度，要确保档案管理人的权责利相统一，工程档案管理制度形成后，档案管理人员要按照管理制度执行相关作业标准，作业标准在制定过程中要重点关注工程资料的逻辑性、准确性、时效性、完整性等方面，实现工程档案的常态化科学管理。可以通过PDCA戴明管理循环来提升档案管理质量，建立档案管理标准，按照要求归档，检查档案管理是否合乎要求，通过定期对档案的检查来完善档案管理，实现档案管理的持续进步。

3.2建立数字化档案，安全高效利用数据

纸质档案在短时期内难以消除，在档案管理过程中，尽量协调好纸质档案和电子档案管理，借助于扫描仪等设备，尽量实现纸质档案的电子化，以便于信息共享和传递，尽可能节省时间成本。收到或发出文件，应按照文件的重要性进行分级，重要的文件重点存放，纸质文件要及时扫描存储。工程档案可以按照档案相关单位、时间、工程内容分别进行数字化编码管理，对档案的重要数据进行采集和整合，对关键数据进行挖掘，为领导在建筑物的维修、改造、扩建、预决算等方面决策提供数据支撑，充分体现工程档案的价值。对纸质档案进行数字化升级，有利于建筑资料的保存和传递，最大程度减少资料的丢失和损坏。

3.3适当加大科技投入，进入档案管理智能时代

建筑档案的逻辑性、时效性、标准化、合规性、信息检索的流畅度是衡量档案质量的重要指标。可以借助于现代化数字技术，利用物联网、区块链、云计算、大数据等对工程文档进行分类、存储和收据的搜集、计算，体现数据的即时获得性、精准性、价值性。虽然物联网的射频技术和无线感应技术会提升档案管理的成本，但是考虑到时间成本和人工成本，智能设备的投入会随着档案数目的巨量增加而更具有适用性和经济性，借助于人工智能管理档案是一条崭新的路径，通过对相关数据的挖掘、收集、整合、计算，进而为决策者提供理性的决策，用数据创造价值。

总之，在新时代，数据将成为重要的生产要素。建筑工程档案就是建筑工程的数据之一。社会的高速发展，对工程档案的管理也提出了较高的要求，建筑工程档案管理必须走向信息化。建筑工程档案信息化建设有助于提升工程档案的及时性、完整性和准确性，高科技设备的投入和先进的管理理念也会提升档案管理效率，因此我们迎来了数字化档案管理新时代，做好建筑工程档案管理，具有重要的现实意义。

参考文献：

[1]王帅.建筑工程档案资料管理的优化研究[J].经济研究导刊,2020(28):155-156.

[2]戚芸.建筑工程档案科学化管理的实现路径探究[J].建材与装饰,2020(20):148+151.

[3]夏海金.提高工程档案资料质量的有效策略[J].四川建材,2020,46(07):194-195.