数字化档案管理的应用与发展趋向分析

数字化档案管理的应用与发展趋向分析

王涛

身份证号：42012219750401163X 

摘要：在企业的生产经营发展过程中，企业内部档案管理是指企业在实际生产管理经营和档案管理业务活动中已经形成的，对整个国家、社会和其他企业都具有重要保存参考价值的各种不同形式的文件记录材料。随着企业数字化发展背景下企业信息时代的快速到来，为了更好地发挥我国企业内部档案对促进企业健康发展的指导作用，必须切实做好企业档案管理基础工作，加强我国企业内部档案管理的信息化体系建设，改变原有的档案管理模式，实现企业内部的信息资源共享，提高企业档案管理者的工作效率，促进企业的快速健康发展。企业的档案工作与数字化创新相互作用，企业要与时俱进，运用新的思维、新的手段、新的技术，来不断提高档案管理水平。

关键词：数字化档案；应用；发展趋势

引言

企业的档案囊括了诸多信息，如业绩的考核、人才的选拔等，传统的管理模式已经无法将优势共享、人才资源共享等信息共享最大化发挥出来，而数字化的档案建设可以更加方便及时地查询信息，对工作的有序、顺利开展尤为有利。所以，构建企业档案数字化可以促进企业的工作效率有效提升。现阶段，诸多省、市级企业均构建了数字化档案管理系统，但是对于县级企业而言，其档案数字化建设正处于初期，诸多单位仍未摒弃传统的数字化模式，仍需竭尽全力普及和健全企业的数字化档案建设。由此可见，积极探索和研究企业档案数字化建设策略，具有重大意义。

1.数字化档案管理的应用

1.1构建完善的数字档案馆

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出，推进机关、团体、企企业和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。在开展档案管理数字化转型的过程中，构建功能完善的数字档案馆，能够达到事半功倍的转型效果。首先，企业应通过对现代科学技术的合理运用，全面收集企业运行过程中的各项档案资料，并完成对档案资料的整理保存工作，通过档案信息服务和共享利用一体化系统，实现企业档案资料的数字化建设。其次，企业应对数字化档案检索、数字化档案录入、数字化档案传输以及数字化档案下载等行为进行有效规范，全面落实数字化档案信息安全保密和权限设定等工作。

1.2构建数字化档案管理系统

要想促进档案管理工作效率，首先必须构建数字化档案管理系统。新时代背景下，档案管理工作的产出效益，已在档案管理工作能不能提供给人民群众更加便捷、高效的档案信息服务中得到了充分体现。在开展工作的过程中，要想使档案管理工作的效率得到保证，与社会发展相适应，可以满足群众的需求，在开展数字化档案建设工作的过程中，则应改进和健全管理系统。档案管理工作并非仅仅只是简单地收集和记录相关资料，其开展数字化建设的目的主要是为了摒弃传统管理理念，即不再“重藏轻用”。虽然档案的加工、记录和收集均是其管理过程中尤为重要的环节，但借助数字化档案建设，既能促进其整理工作效率提高，同时还可以立足于此对档案价值进行深挖，获得最大化的社会效益。对于档案价值的发挥来说，数字化档案管理系统发挥了显著作用，管理系统借助分类管理海量的档案，确保其条理更加清楚明了，同时针对性和指向性较高，可以确保输入和输出之间信息的对称性，且做到无缝衔接。构建健全的档案数字化管理系统，对档案属性进行科学设置，如针对普通的档案资料，可以借助数字化管理系统共享档案资源，单位中的员工登录账号后，便能结合自身需求，自主下载和查阅相关资料。共享资源，促进了工作效率提升，节省了诸多时间。同时针对十分机密的档案资料，应由档案管理人员负责展开加密管理。机密档案需要借助维护管理系统，开展安全升级等工作，以免泄露机密档案资料。

1.3档案信息安全认证

由于数字化档案管理是以互联网作为资料搜集与存储、交流的基础平台，网络的公共性和开放性就导致网络安全问题日益凸显，因此就需要设置信息安全认证。尽管档案信息有一部分可以面向公众开放，但有些档案资料的核心内容需要进行保密，要依托技术手段实现对核心数据的保护，避免资料的泄露和被窃取。不同的档案数据管理系统要根据自身的实际情况选择具体的保护手段，目前我国现存的主要保障手段有防火墙阻拦病毒侵入、身份认证技术限制访问等。

1.4合理应用信息技术和信息设备

在一个企业的发展过程中，档案涉及的内容非常广泛。在传统的档案管理工作模式中，仅仅是对档案内容进行有效分类，就需要花费档案管理人员很多时间。与此同时，由于档案管理人员理解能力的不同，档案分类工作往往会出现一些分歧，导致档案管理的工作质量和工作效率出现大幅度下降，显著增加档案信息检索的难度。在当前社会的发展过程中，档案管理数字化转型工作正在有序开展。企业在开展档案管理工作的过程中，应合理应用当前先进的数字化技术，有效消除档案管理人员在档案分类方面存在的分歧，切实解决档案检索不明确的内在问题。在此过程中，档案管理部门应对物联网、区块链、人工智能等先进技术有一个清晰明确的认识，以此为基础有效突破传统档案管理模式的局限性，进一步促进档案管理工作的数字化发展。以数字化档案维护为例，档案管理部门可以通过对物联网技术的合理运用，为档案信息的安全性提供强有力的保障，同时在人工智能技术的加持下，完成对档案信息的智能化管理。除此之外，档案管理数字化转型需要完善的软件设施和硬件设施作为支撑，因此企业应不断加大在软件设施和硬件设施方面的资金投入，从而切实保障软件设施和硬件设施的先进性，为档案资料入库后一系列工作的高效开展奠定坚实的基础。

2.数字化档案管理的发展趋向

2.1朝着市场化、信息化方向发展

就我国目前的数字化档案管理的具体情况来看，信息化是重要的发展方向和趋势。要进一步推进数字化档案管理朝信息化方向深入发展，就需要对信息化本身有着深入、切实的了解，还要全方面了解和掌握信息化的运行方式和技术，实现对档案资料的高效管理，以促进我国数字化档案管理事业的不断发展，为我国的经济与社会发展提供更加丰富、优质的服务。

2.2实现档案资源的整合与共享

企业员工可以根据自己的实际需求，个性化档案工作管理需求，点击链接进入新的企业档案链接，获取更多与自己日常工作有关的信息，及时找到企业档案管理信息资料来源，以及相关的其他企业档案信息。企业档案管理资源信息化平台建设要全面整合企业档案资源，建立信息化的档案共享管理平台，根据员工的工作岗位和实际工作管理内容，设置相应的档案访问管理权限。在没有经过主管机关许可的情况下，员工可以在自己的职权范围之内查询文件，从而达到了档案信息的共享。

2.3加强档案信息数据的高效使用

档案中的信息与数据在社会的各行各业中发挥着极强的应用价值，如果只是实现对数据的收集，而没有进行实际的运用，就造成了信息资源的浪费。因此要加强对档案信息数据的使用效率，促使档案信息资料切实地发挥其重要作用。

结语

综上所述，在开展档案管理工作的过程中，数字化技术的运用日益广泛，促进了档案管理数字化水平有效提升，显著提高了档案开发利用水平。同时借助云端存储档案信息，确保了档案信息调用更加便捷、存储更为安全。企业档案数字化管理模式的实现，可以促进企业档案管理工作持续、稳定发展。在实际工作中，企业需要重视开发数字技术功能，及时构建健全的档案数据储存库，积极打造档案管理平台，促进档案管理数字化水平提升。同时在实际工作中，还要注重提高档案管理人员的综合素质，确保其专业技能扎实，最大化发挥出其聪明才智，在工作中积极创新，有效提高档案管理质量。

参考文献

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