浅析企业档案风险应对

浅析企业档案风险应对

黄璐

湖北长江路桥有限公司  湖北 武汉 430000

摘要： 随着社会经济的繁荣发展，社会上的各个企业在良好的社会大环境下，发展也越来越迅速而壮大。然而，随着企业的发展，企业档案风险管理也逐渐成了企业扩张壮大过程中的一个重点问题，本文主要对企业档案风险应对进行论述，详情如下。

关键词： 企业；档案；风险

引言

企业科技档案是指企业在从事生产、科研、基建及管理活动中形成的有保存价值的科技文件材料，它既是反馈企业科技活动的真实载体，也在企业科技事业的发展乃至企业整体发展中也扮演着重要的角色。信息技术对企业科技档案管理的深入开展具有重要的作用，不仅可以整合企业科技档案存储形态、拓展企业科技档案保存路径，也能助力企业科技档案的开发利用。因此，我们要紧扣信息时代背景，以信息技术创新企业科技档案管理模式。

1 企业档案归档环节的风险应对

1.1引进专业人才

企业档案管理就是由人在进行管理，通过引进专业人才可以从源头上降低企业档案管理的风险。对于中国船舶这样高速发展的企业来说，业务范围的增长伴随而来的是海量的文件和数据，专业人才能够最有效地甄别有效文件和数据，并准确确定保管期限，极大地提高企业档案的归档效率，降低管理风险，减少归档失误，避免档案资源流失等情况。

1.2建立完善的档案交接制度

我们在进行档案工作检查时发现，企业档案归档交接过程中随意性很大，存在档案交接拖沓、漏交、补交不及时等情况。档案接收归档工作的不规范，导致档案管理人员接收档案时不断返工，大大降低了档案管理工作的效率。在不断的返工中也容易出现失误，导致档案文件材料的错放、遗漏、丢失，从而增加档案管理的风险。档案交接归档工作是文件材料转变为档案的关键点，是档案分类、保管期限设定、装订案卷等整理工作的基础。因此，在档案交接环节中需要制定一套完善的交接制度来规范档案归档工作。在这个时期内，要对集团各分公司的归档进度进行追踪，并且对归档过程中产生的问题及时进行解答，如果问题较多，可以到存在问题的分公司进行有针对性的归档指导，按分公司档案收齐的先后顺序进行统一归档整理，确保再归档时档案的齐全完整。

2 企业档案风险应对

2.1全面收集、整理企业科技档案

一是发挥好档案管理部门的主体作用。作为企业科技档案最为密集的场所，企业档案管理部门中保存了大量的企业科技档案，因此要从现代档案管理的角度出发，对企业科技档案进行整理、分类，如按工程项目分类、按产品类型分类、按科研课题分类等。二是协同发挥好其他部门的作用。在全面管理理念下，企业其他部门如生产部门、研发部门、人力部 门 等 ，同 样 肩 负 着 企 业 科 技 档 案 管 理 的 任务。要围绕科技档案收集、整理的任务、要求、目标，构建跨部门合作机制，发挥好各部门在企业科技档案管理中的联动作用。

2.2做好文书工作和档案整理的协调衔接

对于文书工作人员而言，需要具备良好的档案意识，并积极配合档案管理工作人员，做好资料的归档工作。对于在归档过程中档案管理工作人员指出的问题，文书工作人员需要虚心接受，及时整改，同时档案管理工作人员需要重视相关法律法规和档案专业制度的学习，不断提升自身的业务水平，提高文件收集的完整性和准确性。各地企业档案管理工作之所以无法顺利有效地开展，最重要的影响因素就是资金问题。因为缺乏足够的经费支持，导致很多工作无法正常、高效开展，有的地方甚至没有配备足够的电子设备，在进行档案查询时依靠人力翻找，费时费力；甚至有的纸质档案因为时间问题，发黄、发旧、破损，最终导致上面信息确实，无法有效利用。因此，相关部门一定要增加对企业档案管理的资金投入，确保其能够顺利、正常进入信息化模式运作，方便工作人员及时进行登记、查询以及信息传输等工作。最关键的是，相关部门在为档案管理部门配备先进设备的同时，还要为其配置专业的档案管理软件，确保档案管理工作人员都能利用专业设备和软件进行档案采集和检索，真正实现信息化管理，将档案的作用完全发挥出来。

2.3注重档案管理专门人才招聘及培训

企业档案信息化建设是一项对专业技术要求较高的系统性工作，档案管理人员的专业化程度直接影响着档案信息化工作的开展效果。 精通档案管理专业知识，这是档案管理人员的第一素质要求，此外，其还要了解和熟知信息化管理技术，具备使用计算机技术处理和分析档案资料的能力。 在人员招聘的过程中要严格把关，档案管理人员必须是毕业于档案管理专业的专门人才，具备档案管理方面的专业知识和技能，能认识到档案管理岗位的重要性。 录用之后，企业应当组织档案管理人员进行信息技术的培训，提高档案管理人员的信息系统运用能力及信息处理能力。 同时，还要注意录取具备高技术的计算机学科人员，比如精通大数据、云计算、人工智能领域的专门人才，负责档案管理信息化平台的搭建和维护，处理日常的技术问题，解答技术难题，提高档案信息化管理的技术水平。

2.4建立健全档案信息化管理制度

在新形势下，企业要顺应“互联网+”时代背景带来的挑战，让企业的档案管理跟上时代发展的潮流，运用大数据、人工智能等技术促进档案管理模式的智能化。 在进行档案信息化管理制度优化的过程中可以保留原先一些值得继续沿用的管理条例， 同时要做好档案的分类管理制度规划与建设，持续学习国家有关档案管理的专门法律，让企业的档案信息化管理制度符合国家的法律规范，包括档案维护制度、借阅制度、归还制度、审批制度、人员奖惩制度、档案管理绩效考核制度等各个方面的制度体系建设。

2.5基于大安全观的企业档案风险管控体系构建

首先是树立大安全观，从国家利益和企业利益的视角构建企业档案安全管理体系。安全工作是一切工作的基础，档案安全工作直接关系到国家和企业的利益。面对企业档案安全的现状和形势，企业档案管理人员应谨慎小心，牢牢守住安全底线，牢固树立大安全观管理理念，坚持“党管档案”的原则，全面防控各种风险与危害。同时深化依法治档，认真贯彻新修订的《档案法》关于档案安全相关条款的规定，提高档案安全的政治站位和思想认识，严格落实档案安全各项措施，树立万无一失的责任意识和忧患意识，确保国家和企业的利益不受任何损害。其次是优化企业档案安全风险管理的资源配置。企业档案安全风险管理需要从人防、物防、技防三个维度进行全方位的管控；在资源配置上要从人、物、技三个方面进行保障和支持。档案安全管理表面上是只有投入没有产出的工作，但绝不能因为不能产生直接的经济效益就不对档案安全管理进行投入和支持。相反档案安全管理是一切工作的基础，没有安全，就没有企业的发展。在资金方面，企业应站在企业和国家长远利益的高度，对档案安全工作加大投入，严格按照《档案法》和档案行业标准的要求，在档案库房建设、档案信息系统建设、计算机配备等方面给予资金上的保证，确保企业档案安全工作各方面要求都能落实到位。

结语

在企业中，文书档案管理工作非常重要。为进一步提升文书档案管理水平，企业需要提高对该工作的重视程度，并根据自身的实际情况，明确改革方向，加大投入，充分利用现代技术和设备的优势，提高工作效率。还要重视对文书档案管理工作人员的培训，不断提升其综合素质，让文书档案管理工作更好地为企业发展服务。

参考文献

[1]赵晶晶.企业档案管理安全风险防控与措施[J].办公室业务，2019(22).

[2]刘莎.档案信息化管理的风险识别与安全管理策略研究[J].山西档案，2020(1).