关于企业档案管理与创新研究

关于企业档案管理与创新研究

李勇

平泉市农业农村局，河北 平泉 067500

摘要：在时代发展、科技进步的新环境之下，各大企业内部的管理工作开始发生变化，尤其是档案管理开始逐步革新、优化了传统模式。而为了确保企业现代化发展需求的充分满足，档案管理方面需要关注的一项焦点问题就是如何跟随科技进步、发展步伐，不断的优化、创新档案管理工作。本论文以此为立足点，先分析了企业档案管理现状，之后阐述了可行性的档案管理创新手段，希望能够为企业进一步发展提供推动作用，从而依据详实的理论资料来进一步探究档案管理工作的新发展。

关键词：企业；档案管理；创新策略

引言

信息化、大数据等时代背景下，企业内部开展档案管理工作时，管理的方法、模式开始逐渐的呈现出技术化、严谨化等特征，且科学技术手段的应用，也开始逐渐向企业内部深入，极大程度便利了档案管理人员工作的开展。但值得注意的是，信息技术和档案管理整合的这一理念仍然处在初步发展的状态中，所以有较多待解决的问题存在。比如怎样促进科学技术应用水平的提升、如何高效化的整合科学技术手段和档案管理等，这些都需要有关人员在深入思考与研究上不断加强力度，从而真正的推动档案管理的创新化发展。

一、企业档案管理现状

（一）对档案工作认知度差

在一些企业开展档案管理工作时，若领导人员对该项工作的重视度较低，且认为这项工作的开展毫无价值、意义，就很难在日常工作中对该工作的落实和开展提高重视程度。而受到这一因素影响，各部门对档案管理工作也极易忽视，也会认为该项工作仅仅是以有关文件的单纯抄录、封存为主。从该方面来看，受陈旧管理理念的影响，给档案管理工作创新化发展造成了极大的制约。

（二）人员综合素质有待提升

从部分企业内部情况来看，专门的档案管理员岗位并未设置，而现有的人员并未接受过系统化、专业化培训、考核就参与档案管理工作，加上大多数档案管理多以其他岗位人员兼职形式为主，所以岗位的流动性较大。此时，因为管理人员不够认识工作的要求及措施、重要性等，也无法熟练地操作档案材料管理及收集等各方面的工作，所以导致档案管理工作需求得不到充分满足，也降低档案管理的水平[1]。而从档案管理日常工作开展情况来看，管理措施的应用也不够科学，如借阅档案方面，多以手工翻阅方式为主，长此以往，必然会损坏园本档案材料。

（三）缺少完善的管理制度

缺少健全档案管理制度是当前大部分企业之中普遍存在的问题，简单而言，就是一些企业缺乏科学严谨的档案管理制度，也不具备规范化、标准化的管理流程。受该方面因素影响，会导致档案管理的效率无法达到最优化。另外，档案监管不到位，一些企业对档案管理的监管力度不够，未及时地检查档案管理的情况，也无法发现档案管理工作中存在的问题。

二、企业档案管理的创新措施

（一）提高重视、加大投入力度

要想将档案管理工作有效做好，前提所在就是领导要对该项工作予以充分重视，需要企业领导高度重视档案管理工作，并在日常工作议程中纳入这项工作，同时也要将档案管理领导队伍积极构建起来，要定期检查、指导档案管理工作的开展，将其中不足有效处理好。与此同时，也需要领导在档案法规的学习上加强力度，以深刻了解、掌握企业之中必要的一项工作就是档案管理。之后为了使企业整体人员都能意识到该项工作的重要性，一方面，档案管理工作的重要性宣传。企业领导应该明确表态，将档案管理作为企业日常管理的一项重要内容，通过会议、公告等方式传达到每个员工[2]。另一方面，提高知识普及率，企业可以不定期进行档案管理知识的辅导，让员工充分认知档案管理有关规范和标准流程。在思想上提高认知度的情况下，就要在档案管理的投入上加大力度。尤其是档案保存、整理、信息化发展等多个方面，要将档案专用资金构建起来，以高标准、高要求为依据，将现代化、信息化的档案库积极建立起来，同时注意合适规格档案柜的选购，并重点预防火灾、受潮盗窃等一系列问题，也要合理分开档案室、阅档式、办公室等。

（二）完善现有的管理制度

依据管理制定进行相应工作，才能使工作的规范化、标准化特征充分彰显出来，而档案管理也同样如此。第一，确定明确的流程。企业应该制订并归档档案管理的流程，明确流程的源头，中心和终点。第二，协调多部门的合作。档案管理过程中，存在多部门之间的协调和管理的问题，这一方面需要企业建立沟通机制和管理流程，以提高档案管理效率[3]。第三，强化档案监管力度。一方面，加强监管。企业应该制定严格的档案管理监管制度，加强工作人员的日常监管，及时发现问题，做出整改。另一方面，定期的进行审核工作。定期的审核，可以确保企业的档案管理工作得到持续的改进，如可每年下半年对前一年的档案管理工作进行全面检查，及时总结、评估，并制定下一年的工作计划。

（三）提升工作人员的综合能力

档案管理人员与档案管理工作质、效息息相关，所以需要该方面人员严格律己，同时注意自身素养水平的不断提升，也要关注自身政治素养的提升，使自身责任心得到强化，此时面对枯燥、繁琐的档案管理，责任心才能始终保持着，工作中的失误也能从根本上降低。在档案管理人员提升业务能力方面，可选择自学、参与培训等一系列方法。从人员自学方面进行分析，需要该方面人员立足日常工作进行经验的积累，要充分熟悉各环节、各工作要求，尤其是信息鉴别及归类等方面要做到心中有数；也要学习其他先进、科学管理手段，促进工作效率的提升，为档案质量提供保障

[4]。而从企业方面来看，一方面，培训和学习。针对在岗的档案管理人员，企业应该定期举行培训班或定向培训等方式，以提升职业素养水平。另一方面，定期考核。企业应该每年对档案管理人员进行考核，在考核结果的分析上，对档案工作落实的好坏及时反馈。

（四）实现档案技术创新

信息化时代背景下，各行各业的各方面工作中开始逐渐渗透信息技术手段，而跟随信息化的发展步伐，企业从信息化角度来优化、创新档案管理工作也是大势所趋。该方面需要企业的档案管理人员结合信息化手段，将对应的档案管理系统积极构建起来。与此同时，企业也可以与自身能力相结合，在档案管理软件上加强自主研发力度，同时在软件中纳入企业所有的信息材料，并将企业内部的局域网络共享构建起来，推动档案管理高效化、快捷化发展[5]。此时，档案数据的规范化、信息化、电子化等目标能够良好实现，而企业传统以纸张为主的档案管理也会逐渐向电子化、现代化、无纸化方向转变。需注意，在档案管理数字化、信息化、现代化发展的过程中，基础、前提要以安全防护为主，要侧重于档案信息资源的安全保障，做好各个方面的安全防护工作，使信息技术作用能够最大化发挥出来，并保障档案创新需求的充分满足。

三、结束语

企业档案管理需要不断地完善和改进，而强化认知度、提升人员素质、健全档案管理制度和强化档案监管是企业必须要做好的工作。企业应该加强档案管理工作的常态化和制度化建设，建立完善的档案管理制度，加强档案管理的监管和督查工作，同时结合时代发展特征大力建设信息化的档案管理模式，提高档案管理的效率和质量。

参考文献：

[1]叶保全.企业档案管理与创新研究[J].办公室业务,2019(3):114.

[2]翟明.企业档案管理与创新研究[J].百科论坛电子杂志,2019(11):690.

[3]李松.企业档案管理与创新研究[J].卷宗,2018(8):83.

[4]张徐驰.企业档案管理与创新研究[J].商品与质量,2016(51):107.

[5]张宇芳.对新形势下做好企业档案管理的研究与创新[J].中国房地产业,2019(32):294.