医院综合档案精细化管理的困境与对策探析

医院综合档案精细化管理的困境与对策探析

苏娟

福建省仙游县总医院 办公室馆员 福建省仙游县 351200

摘要：随着近年来社会的高速发展，医院在综合档案管理上面临着更为复杂的内容和精细化管理的要求，如何将精细化管理合理应用到医院综合档案管理工作中，是值得每个医院深入研究的重要内容。基于此，本文将以医院综合档案精细化管理的意义为出发点，通过分析当前医院综合档案精细化管理面临的困境，探索医院综合档案有效实现精细化管理的对策。

关键词：医院；综合档案；精细化管理

引言：档案管理是医院管理工作的重要组成内容，而综合档案管理又涉及到多种不同类型及不同名目的信息，在医院管理工作中具有十分关键的意义及应用价值。而就当前医院发展的普遍状况来看，综合档案中蕴含的信息对医院未来发展方向的决策也具有一定的参考意义。在档案管理工作逐步迈向信息化、数字化的当下，医院需要采取有效策略实现综合档案的精细化管理，改变原有的粗放管理模式，使综合档案管理工作能够作用于医院整体管理水平的提升，进而拔高医院的综合竞争力。

1.推动医院综合档案管理工作实现精细化管理的意义

精细化管理的概念植根于常规管理，目的是通过对管理资源的合理控制与科学配置，通过优化管理流程有效降低管理成本，并促成管理目标的最终实现。医院综合档案在内容上涉及到医院的科室建设、科研问题解决、发展过程及发展决策等，通常是关于这些内容的原始记录文件，在价值上则可大体分为综合档案与参考性档案两种[1]。随着近年来信息技术与医院档案管理工作的深度融合，医院综合档案管理工作面临的精细化管理要求也越发迫切。

考虑到实现精细化管理的关键在于明确具体的责任分工，因此在推动医院综合档案管理工作从传统管理方式转向精细化管理的过程中，需要仔细划分管理内容中的所有目标及细节，从而在整体角度上提升医院综合档案管理效能。对于医院需要执行的综合档案管理工作来说，其精细化管理实现的过程中需要充分考量医院档案管理工作的实际情况，并梳理管理工作的整个过程，找出其中存在的薄弱环节与背后的影响因素，之后围绕这些内容提出具体的整改措施。而管理责任则需要落实到所有档案管理人员的实际岗位上，并确保管理职能能够日结日清，及时发现管理问题，持续优化管理体制，使综合档案的精细化管理能够形成一个完整且自洽的体系[2]。

2.精细化管理在医院综合档案管理中面临的困境

2.1管理观念相对落后

医院综合档案具体管理工作的开展需建立在正确管理理念的基础上，但管理理念不仅要保证正确性，还要考虑到医院的发展需求及社会的更新速率，做到与时俱进。目前整个社会信息化建设进程突飞猛进，信息背后的价值也已经受到社会其他行业的高度关注，并从中挖掘、创造出更多的利益和效益。但在医院综合档案管理工作中，还普遍存在将管理工作的重心片面放在管理上的情况，未能对档案价值的开发予以充分重视，导致综合档案管理效果整体上并不理想[3]。综合档案管理工作不仅不能为医院创造更多价值，还分散了一部分医院掌握的人力、物力及其他资源，同时也由于未能体会到综合档案管理的价值及重要性，导致一部分管理人员在管理过程中难以发挥自身的积极性，在档案管理工作中的表现相对被动。

2.2管理制度标准化程度不足

标准化程度不够是制约医院综合档案精细化管理的又一关键内容。制定标准化流程的意义在于保证综合档案管理工作发挥其最基础的作用及价值，而这种作用与价值的下限则是由制度标准化的上限决定的，换言之在拥有完善且足够标准化管理制度的前提下，即使管理人员在管理观念上表现出一定的落后性，医院的综合档案管理工作依然能够创造出满足医院发展基础性需求的价值。然而结合医院综合档案管理的实际执行情况来看，由于同类管理工作缺乏统一的标准，不同类型管理工作在执行过程中的优先级也不够明确，导致实际管理工作在进行过程中常面临各种因素造成的冲突，严重影响了管理工作的效率及质量[4]。

2.3实际管理工作未能重视技术应用

要推动精细化管理理念在医院综合档案管理中的应用与落实，就需要重视前沿信息技术的应用，这是由于精细化管理理念在管理要求上超出了人力能够划分的范畴，单纯依靠人力也无法达到精细化管理中计划的管理效率，因此需要强化技术支持，发挥技术的优势来提升医院综合档案管理的效率[5]。但实际情况是尽管部分医院已经开始将信息技术应用到管理工作中，却未能发挥技术在管理层面的优势，在部分管理协调工作上也未能实现与信息技术的有效契合，这就使得精细化管理在医院综合档案管理中的应用陷入某种技术困境。

3.在医院综合档案管理中实现精细化管理的对策

3.1端正管理观念

结合医院综合档案管理在观念上面临的困境来看，造成这种困境的主要原因，是医院整体未能意识到综合档案相关信息背后的价值，导致对档案内容的重视程度整体不高。针对这种情况，就需要采取策略使整个医院对档案、对信息予以应有的关注和重视。在互联网渗透进各个行业的社会环境下，铺天盖地的信息已经向人们证实了其背后无可估量的价值，因此医院领导者及管理层需要首先认识到这一客观事实，并重新审视医院掌握的综合档案，可聘请专业的信息分析归纳机构对档案中的信息加以整理分析，进而挖掘出综合档案背后蕴藏的价值。在此基础上则需要重新调整综合档案管理工作，为之匹配具有可靠专业能力、高水准职业操守、信息技术素养及敏锐嗅觉的管理人才，要求人才在管理过程中定期整理综合档案中的信息，并结合信息及区域发展状况，预测未来一段时间内的行业动态，为医院的发展决策提供更加可靠的数据支持。这意味着医院还需提升综合档案管理人员的薪资待遇水平，调整薪酬结构来激发综合档案管理人员工作的主动性与积极性，使其能够秉持正确的管理观念，为精细化管理的实现扫平认知层面的障碍。

3.2促进管理标准规范化

与管理观念这种精细化管理的认知前提不同，管理标准规范化是实现精细化管理的现实要素，精细化管理在医院综合档案管理中的落成，在实施层面上需要完备管理标准的充分规范及对管理职责的高精度划分。对管理标准的调整首先需要做的不是厘清管理内容，而是针对其他业务部门与档案管理部门的协调进行明确规范，其目的是为管理人员创造可稳定运行的精细化管理环境。在此基础上则需要在管理标准中明确定义所有管理工作内容及内涵，并确保管理标准及相关制度内容能够收获实效性成果，使之能够形成完善自洽的管理模式，并能够匹配医院在档案管理上的真实需求。除对管理工作内容进行详略得当的规范化处理、标准化处理之外，对用人标准及相关制度也应采取同样的处理措施，为档案管理人员的能力考评、工作行为、管理策略均制定相应的规范，并定期核查管理人员在个人能力、工作状况等层面的表现，为工作人员匹配与之对应的能力上升渠道；在此过程中若发现占比较多工作人员在同一管理内容上出现失误，则需要反思对应管理标准的科学性及合理性，并酌情对其进行更正，进一步促进医院综合档案精细化管理的落实。

3.3提升信息化管理水平

传统医院综合档案管理工作内容繁多、任务艰巨，要保证管理工作的有效性和质量会消耗大量人力，但人力数量的增加又会导致精细化管理的难度直线上升，与其成本控制的预期相悖，在这种情况下就需要正视信息技术能够发挥的作用与价值，在管理工作中积极引入各类先进信息技术，包括建立数据库、应用云计算等等，来为现代医院综合档案精细化管理的工作提供完备技术支持。这就需要医院强化综合档案管理部门的信息化建设速率，促进现代信息技术与档案管理工作的深度融合，在有效节省物力、人力的前提下收获更理想的管理效果。与此同时还需要重视管理人员信息技术素养的提升，强化管理人员的信息技术培训工作，使之能够将信息技术合理应用到综合档案管理工作中，使综合档案管理工作在实现高水准信息化及精细化管理的同时，为医院未来的高质量发展提供更准确、科学、合理且可靠的数据支持。

结语：医院综合档案精细化管理的实现，离不开信息技术的先进技术支持，但在更大程度上则取决于医院管理行为中对综合档案管理价值及作用的认知。因此要推动医院综合档案管理精细化的实现，首先需要端正对综合档案管理工作的认知观念，并为之匹配足够完善、标准化、规范化的制度内容，使精细化管理在医院综合档案管理中拥有完备的实现环境，进而推动医院管理水平的稳步提升。

参考文献：

[1]冯琇晶.医院综合档案精细化管理的困境与对策[J].兰台内外.2022（33）：68-69+49.

[2]陈佳杨、牛翔.试论医院档案管理中精细化管理的应用[J].养生保健指南.2021（5）：282.

[3]陈丽娟.关于医院综合档案管理现状及对策分析[J].卷宗.2021（9）：56.

[4]施萃.现代医院综合档案管理问题及对策探讨[J].现代医院管理.2021（3）：82-84.

[5]卢霄雯、沈迪、张昊.医院人事档案精细化管理措施分析[J].养生保健指南.2021（7）：280.