电力企业档案管理如何与时俱进

电力企业档案管理如何与时俱进

李田伟

山东电力工程咨询院有限公司   山东省济南市  250013

摘要：档案是电力企业发展的重要资源，为提升电力企业档案资源的利用率，使其能够更好地为电力企业发展服务，应做好档案管理工作，确保档案管理与时俱进，实现电力企业档案管理现代化。应积极转变档案管理理念，借助现代技术推动档案管理的创新发展。不仅符合电力企业的发展需求，而且也有助于提升电力企业信息资源的开发利用率。基于此，本文就电力企业档案管理现代化的策略进行探究。

关键词：档案管理；与时俱进；必要性；电力企业

引言：档案管理是电力企业管理的重要内容，积极探索档案管理创新渠道，是电力企业构建现代化管理机制的重要组成部分。档案管理水平与效果在很大程度上体现了电力企业的竞争力与发展水平，能够为电力企业的发展提供有力支持。因此应结合电力企业发展需求，积极探索电力企业档案管理现代化的措施，提升电力企业档案管理水平与成效。

1电力企业档案管理创新的必要性

1.1符合国家档案信息化建设的要求

    企业是国民经济的基本单位，企业信息化建设是国家经济发展的重要举措，电力企业作为国家重要的保障型企业，在国家经济发展中发挥着至关重要的作用。电力企业信息化水平不仅关乎着自身的发展，同时也会对国民经济的发展产生重要影响。档案管理信息化能够促进电力企业管理信息化水平的提升，对于电力企业的发展具有十分重要的意义，可以为电力企业的发展提供有力保障，同时也符合国家档案信息化建设要求。

1.2提升电力企业信息资源利用率

    电力企业档案管理创新，有助于提升电力企业信息资源利用率。现代社会背景下，信息的价值和作用更加明显，但是长期以来受标准不统一等因素的影响，使得电力企业档案管理方式方法陈旧，信息化水平不高，相应地也会导致电力企业信息资源的开发利用率较低。借助创新的手段推动电力企业档案管理信息化水平的提升，既能进一步强化档案管理效率和质量，也能促进档案信息共享水平与利用率的提升，可以更好地发挥档案信息的价值，为电力企业发展服务。

1.3符合电力企业现代化发展要求

    传统电力企业档案管理，由于管理技术水平不高，创新意识不强，导致档案管理工作中需要消耗大量的人力、财力、物力，而且管理效率不高，档案管理难以达到理想效果。而创新则是实现电力企业档案管理现代化，保障电力企业档案管理与时俱进的重要手段。通过创新，能够加强对信息技术、大数据技术等现代技术的应用，不仅能够节约档案管理成本，而且还可以更好地保障电力企业档案管理工作的质量与效率，同时也能推动电力企业现代化发展。

2保障电力企业档案管理与时俱进的策略

2.1提升档案管理的服务质量

    档案管理具有服务性的特点，其目的在于借助档案信息资源助力电力企业的发展，因此促进电力企业的健康发展是档案管理的主要目的，档案管理是为电力企业发展服务的。因此要想实现电力企业档案管理的与时俱进，需要注重提升档案管理的服务质量。档案管理人员应不断强化自身的服务意识与综合能力，在档案管理过程中加强对信息技术以及大数据技术等现代科学技术的应用，借助信息技术进一步强化档案资源的利用率与利用价值，为电力企业的发展提供有力保障。为提升档案管理的服务质量，应确保档案信息的真实性与全面性。电力企业档案管理创新过程中必然会涉及到电子档案的管理，电子档案则转变了档案信息的载体，但是档案内容依然保持着原始性。相较于原始档案，电子档案只是记录方式发生了转变，档案信息依然保持着原始性，因此电子档案依然具有历史凭证价值。电子档案是将原始档案信息从传统载体中分离出来，以数字化档案的方式存储于网络之中，因此其凭证价值并未受到影响。在原始档案向电子档案转化过程中，要确保档案信息的真实性与完整性，以免影响档案管理服务质量。除此之外，现代社会背景下，用户对档案信息的需求也变得更加多元化，因此电力企业档案管理过程中应秉持以人为本理念，更多地从用户角度出发考虑问题，结合用户需求开展档案管理工作。如进一步完善档案管理系统的关键词检索以及系统联想功能，为用户搜索和应用档案信息提供便利。

2.2加强电力企业档案管理信息化建设

    电力企业档案管理信息化建设应从信息化管理系统构建、建设档案信息数据库以及构建档案信息网络等方面入手。其中档案信息化管理系统应包括安全系统、操作系统、数据库系统等，同时还要注重对档案管理软件的开发，开发出更具适用性、更加安全可靠的档案管理软件。在软硬件配置过程中应具备发展眼光，从长远角度考虑问题。选用最具性价比的信息化设施，选购的设施不仅要满足当前档案管理需求，同时还要满足未来一段时间档案管理工作的要求。要注重对现有软硬件设备的升级改造，提升其应用效果，以便更好地为档案管理服务。档案信息数据库建设也是档案管理信息化建设的重要内容，在档案信息数据库建设过程中，一方面可以通过电力企业办公系统与档案管理系统的连接，直接将相关电子档案纳入到档案信息数据库之中。另一方面可以借助扫描等方式，实现传统纸质档案的数字化转化，然后统一纳入档案信息数据库。在档案信息网络建设过程中应从网上阅览、电子阅览室以及内部主页等方面入手，提升档案信息网络性能，更好地为电力企业档案管理以及用户服务。除此之外，加强电力企业档案管理信息化建设还应注重对新技术的应用，如RFID技术等。RFID技术即射频识别技术，合理应用射频识别技术，能够在很大程度上提升档案管理效率。借助RFID标签转换机将RFID标签与档案信息数据库进行对接，在档案管理过程中只需扫描RFID标签便可以在数据库中直接检索出相关内容十分便捷高效。

2.3加强安全管理

信息化与现代能够为电力企业档案管理提供便利，但同时也给档案信息安全带来更多的威胁，因此在电力档案管理现代化发展过程中应加强安全管理。例如档案管理现代化中涉及的电子档案具有易修改、易转移、易复制等方面的特点，相较于传统纸质档案，电子档案更容易被窃取和篡改。再比如通常情况下由办公自动化系统导入企业档案系统的文件多以WORD的格式存在，这种格式的文件便于复制、修改以及编辑，导致档案信息存在较大的安全隐患。针对这种情况，应高度重视安全管理，尤其要注重电子档案的安全管理。例如可以将可编辑的档案文件转化为不可编辑、不可修改的模式，以此来保障档案信息的安全性。通过文件格式转化的方式，将电力企业的电子档案转化为DOC格式或者TXT格式的文件。除此之外，要注重强化档案管理人员的安全意识，定期开展安全教育培训，帮助其认识到安全管理的重要性，并能主动借助网络安全屏障来保障档案信息安全。要加强对安全软件与安全技术的应用，借助身份识别以及权限设置等方式提升档案管理的安全性。除此之外，在电力企业档案管理过程中还要确保操作的规范性，规避人为因素对档案信息安全性的威胁。同时，要做好备份与安全软件升级等方面的工作，结合相关安全威胁采取针对性措施，切实保障档案信息的安全性。

结束语：现代社会背景下，电力企业发展面临着新的挑战，同时也使档案资源的作用更加凸显。为充分发挥档案资源的作用，提升档案资源的利用率，应推动档案管理朝着现代化的方向发展，借助信息技术、大数据技术等现代新兴技术，提升电力企业档案管理水平与效率。这样才能充分发挥档案资源的优势，助力电力企业的可持续发展。

参考文献：

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