浅谈空管生产运行中档案收集与管理的重要性

浅谈空管生产运行中档案收集与管理的重要性

李敏

民航河北空管分局，河北 石家庄 050000

摘要: 设备建设档案资料如果收集不及时，将导致原始资料的遗失，在归档和整理时，不仅无法保证档案材料的完整性和准确性，而且很难修补丢失的原始数据资料, 完善的档案管理能为设备维护与保障提供更多的帮助，更好的保证空管工作的正常运行。

关键词：档案管理 电子管理

设备基础档案的收集，在空管维持正常生产运行及设备保障的工作中具有极其重要的作用。在2022年初，河北空管改扩建工程已顺利完成，生产运行井然有序，但这仅完成第一步，后续仍有很多工作需要持续进行，不断完善。其中很重要的一项工作就是搬迁后设备建设档案的收集与管理工作。设备建设档案资料的形成分为资料收集、分类整理和系统归档三个重要阶段，如果收集不及时，将导致原始资料的遗失，在归档和整理时，不仅无法保证档案材料的完整性和准确性，而且很难修补丢失的原始数据资料，完善的档案管理能为设备维护与保障提供更多的帮助，更好的保证空管工作正常运行。下面我就这些问题进行一下阐述。

一、档案收集归档不完整、 不及时的原因

( 一) 档案管理工作标准不统一

目前，气象机务室的档案管理工作较紊乱，搬迁后气象在用设备发生更新、新建等很多变化。档案资料必然要一起进行有所变更，但随之产生的问题有很多，如有些资料因为更新后并未标注更新日期，导致在使用时无法快速找到最新一份档案资料；收集到的档案资料的存储位置没有统一规定，都是按照每个收集人的喜好而定，资料混乱难查找；收集文本资料过多，不重视对音频和视频等其他载体资料的收集等等。也因为档案收集随意而没有明确划分责任，导致虽然我们也在工作和建设的过程中也花费大量的时间收集了很多重要图形文字资料， 但档案工作制度不规范、 职责不明确、 责任不落实、人员不到位， 没有真正发挥档案的作用，严重影响了档案管理水平，档案资料仍不完整，检索不方便。

( 二) 档案管理的方法比较落后

长久以来，气象机务室的档案资料都是以独立的文件、图标及表格形式进行管理保存，并且这些信息因为收集时间不同，收集人不同，收集要求不同会分散在各个不同的文件夹中。比如一台终端的档案资料最少会包括一个IP地址及终端登录信息表格、一个固定资产信息表格、一个终端信息表格。再比如一台路由器，它的档案信息会有一个网络拓扑图，一个IP地址信息表格，一个功能说明，一个操作说明等。这样不统一的收集规范导致后期设备信息发生更新、补充以及报废时需要对多个不同的表格文件进行更新处理，费时费力，也很容易发生出错或遗漏的现象。

( 三) 档案管理人员业务素质不高

气象台并没有专业的档案工作人员，也很少有机会参加此类档案管理培训。而机务员对档案的收集、 鉴定、整理、 归档、 装订等方面的业务不太熟悉，档案收集意识相对薄弱， 气象设备的大多数档案都是由机务员在工作之余进行收集管理， 对档案工作投入精力有限，我们工作重点必须放在设备的安全运行生产之中，因此在收集移交过程中缺乏高度的责任感及系统管理档案的能力，仅仅为完成工作任务而匆忙移交档案资料，严重影响了档案资料的收集质量。

( 四) 档案工作未与奖惩挂钩

目前，整个气象台，甚至河北分局都很少实行过档案管理奖惩制度。因为对档案工作人员在档案管理、 档案信息开发、 档案工作学术研究等方面从未给予过表彰和奖励，所以没有真正调动工作人员对档案管理工作的积极性，大家容易产生消极怠慢情绪。

二、对本部门档案收集管理工作的几点思考与建议

（一）档案管理工作制定规范化统一标准

规范化、科学化的档案管理是企业首要做好的一项基础性工作。当今世界已进入知识经济和信息时代，信息已成为比资产更为重要的战略资源。档案是一种重要信息资源，档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

    事实证明收集好设备档案资料，建立完善的档案管理制度，是逐步实现档案工作规范化管理的有力措施和可靠保证。 一是严格按照有关法律法规和国家档案工作法规， 做好档案文件材料的收集、 整理、 归档、 利用、 鉴定、 销毁等工作；二是要建立相应的档案管理系统， 统一管理、存储采集的数据和归档文件， 实现档案的一体化管理； 三是要明确文件收集途径和范围，加强与各部门的联系，对文件资料做到随时收集和定期收集相结合， 尽可能防止和减少档案资料的遗失， 为提高案卷的质量打下良好的基础。

   规范档案收集方法，是做好档案管理工作的基础， 也是资料形成的关键环节。无论什么类型的档案， 都离不开设备材料的及时有效的收集，初始资料的完善与否， 直接影响一个单位档案管理工作的质量。

（二）对档案使用程序化档案管理模式

传统的档案管理在设备进行更新、 补充以及调取的过程中， 很容易出现存档错误、重复以及丢失的情况，。在档案管理过程中引入程序化档案管理模式， 可以有效改变目前档案混乱的管理局面，因为程序化档案管理只需要按照软件程序的设定选择需要进行的操作即可。比如在设备档案发生变化时，所有机务员都使用同一个档案管理软件对设备档案进行变更操作。每次操作均会留下过程文件，过程文件包括进行了什么人，在什么时间，进行了什么操作。而变更后的结果大家都能清晰的查询到。这样的结果可以减少机务员的工作量， 有利于明晰管理人员的工作职责， 可以协调管理秩序。目前机务室已经有了几款机务员自己开发档案管理软件，并且软件的使用给大家工作带来了极大的便利。

以《气象机务室综合管理系统》为样例为大家介绍下。这是一套集文件管理、设备备件管理、资料管理、人员档案管理于一体的综合管理系统，可以实现对运行文件的统一存放与管理，方便在多台电脑进行查看与编辑，实现协同办公的目的。通过该系统，还可以详细记录每一件备件或工具的详细信息及存放位置，并且可以体现物品的状态与出入库日期，方便机务员管理与查找。档案管理软件的应用很大程度上降低了档案丢失的概率，同时也减轻了档案管理的难度。

（三）提升机务员档案管理意识、培养专项人才

现阶段， 很多空管单位并未认识到档案工作的重要性，更不用说我们三级部门，肯定不会配备专业的高素质的档案管理人才，但我们更应积极加强档案管理队伍的建设。首先，选拔一批有责任心、 作风正派的人才兼顾档案管理工作， 并多申请参加有关民航机场工程档案专业知识的培训， 加大对档案管理人员的培养力度。其次，提升大家对档案管理的的自学能力。 最后，档案工作人员， 不仅要熟悉档案业务知识和实践操作技能， 还要掌握气象专业知识、计算机知识、网络信息技术等多方面技能， 业务素质要求非常高。 因此档案工作人员必须学会自我提高，了解最新的技术要求， 掌握档案信息新动态， 积极参加相关业务知识培训， 掌握档案工作新法规、 新制度、新标准， 使档案工作与时代同步发展。

（四）制定相应的档案管理奖励制度

   档案资料的收集是档案管理的首要环节， 没有档案资料的收集，就无法谈及机场的档案管理工作。 因此档案管理工作的质量就显得尤为重要。 但在实际的档案收集管理工作中， 没有有效运用科学的奖惩制度， 导致做好做坏一个样，做与不做一个样。 因而， 必须有效运用切实可行的奖惩制度， 并且落实到位， 充分激发气象机务员针对档案管理工作的积极性。

总之， 在信息化时代， 随着民航事业的不断发展， 民航机场的档案事业也迈上了新台阶， 做好档案资料收集管理工作将是档案工作的重要内容。 档案工作人员在做好档案收集、 整理、 归档等工作的同时， 还必须要紧紧联系时代发展的要求，更新观念， 建立档案工作标准化长效机制，树立良好的工作作风， 把档案收集的重要性提升到一个新高度， 真正实现民航档案的多元化价值。

参考文献

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[ 2] 徐华妹． 如何做好档案资料的收集与有效管理[ J ] ． 科技资讯， 2017( 11) ： 161—162．

[ 3] 肖泽惠． 浅谈重点工程档案收集的重要性[ J ] ． 企业导报， 201 2( 1 9) ： 1 8 0．