光伏发电项目前期档案管理存在问题及对策分析

光伏发电项目前期档案管理存在问题及对策分析

徐荣 

国家电投集团贵州金元威宁能源股份有限公司  贵州毕节553100

摘要：在实际工作中，深刻体会到光伏发电项目前期开发过程中获取的各种支撑材料，对项目的合法合规建设至关重要。为了加强光伏发电项目前期工作中所形成的各种政策文件，包括但不限于规划报告、政府部门的支持性文件、立项、核准/备案文件；项目用地选址合规性文件；项目可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案报告、地质灾害危险性评估报告、社会稳定风险评估报告、林地使用报告、压覆矿产资源评估报告、电网接入系统设计等项目文件收集、整理归档工作，有效的保护和利用项目文件，为光伏发电项目合法合规建设提供有力保障和依据。本文就光伏发电项目前期文件在归档、利用过程中存在的问题和难点、解决措施，进行分析整理，为光伏项目前期开发人员、档案管理人员提高项目管理工作效率，促进光伏发电项目又好又快的发展提供有力保障。

关键词：新能源  光伏 前期工作 档案归档 收集 利用 效率

一、光伏发电前期开发工作的特点

（一）新能源项目开发是从寻找资源并获取开发权至项目核准（备案）开工的全部工作过程，具体包括：政策环境分析、资源禀赋调研、获取项目开发权，项目核准/备案，项目选址踏勘，不占用生态红线、不占用基本农田、林（草）地、军事、文物等支撑性文件，太阳能资源评估、经济性测评、可行性研究；建设项目环境影响评价报告编制、水土保持方案报告编制、社会稳定风险评估报告编制、建设用地地质灾害危险性评估报告编制、压覆矿产资源评估报告编制、电网接入、临时占用林地恢复林业生产条件方案编制及批复文件办理。项目申请立项、投资决策至项目开工的全过程。

（二）新能源项目近年来，在国家政策的支持下，发展快速，在获得核准/备案文件后，项目开发过程中，存在项目开发建设工期短、数量多等特点。

（三）项目开发人员素质参差不齐、流动性大、人员变化快、时常跑项目上等特点，新能源项目开发人员多数由传统能源企业转型而来，对于新能源新兴产业，存在边摸索、边学习、边运用的过程。缺乏工作经验，工作难度大，从而，在新能源快速发展过程中，影响工作质量、工作效率。

（四）新能源前期开发过程中，所形成的各类项目文件，在项目建成后，在新能源项目合法合规、高质量发展的今天，迎接审计、资产评估、后评价等相关工作也是常态化。档案兼职人员在保证纸质档案归档的同时，必须同时建立电子档案归档使用。电子档案的使用、提供非常的方便、快捷，导致电子档案的使用频率非常高。虽然档案管理也提出档案管理数字化的要求，但还存在一定的技术难度。在这之前，还需要档案管理兼职人员能够熟练、快速的摸索出一套方法，提供手工整理的电子档案的利用。

二、存在问题

虽然档案管理得到领导的重视，配有兼职档案管理人员。但仍然存在档案管理归档不及时、不完整的现象。归纳总结，主要表现在以下几个方面：

（一）归档文件不完整。开发人员对档案管理认识不够，存在一些错误的观念，认为请示文件、附件、过程资料不必归档，只要有批复、有成果就行。

（二）档案质量不达标。从历史归档情况看部分人员在岗位变动时，存在漏归、迟归、不归的现象，获取的多数文件在工作完成后存放电子文件，未及时打印，时间长后容易忘记存放位置，移交归档。

（三）归档文件存在不规范。比如，合同、协议未写签订日期、无合同编号、未盖骑缝章等。文件拟定的名称不能反映文件内容等。

（四）兼职管理存在缺陷。虽然设有兼职的档案管理人员，但因项目建设多，周期短、开发人员工作地点不固定，经常在现场开展项目选址以及政府各个主管部门合规文件获取等工作。

（五）对项目档案管理人员的认识不够。项目档案管理人员应全程参与项目开发工作、参加相关的会议。了解项目开发的全过程，对项目开发过程中所形成的资料应思路清晰、了如指掌。

（六）工作繁杂、效率低下。前期开发的资料要求档案管理兼职人员对项目开发过程中所形成的资料收集、整理。按照《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》中附录A“光伏发电建设项目档案分类表（6类～9类）”分类管理的要求，按项目分类装盒-建立卷内目录-备考表-打印档案盒封面-打印档案盒脊背-建立案卷目录-建立项目目录-移交归档，同理，建立一一对应的电子档案，工作量大。

三、采取措施

针对以上问题，经过在工作中的实践、总结，提出以下解决措施，以期提高工作效率、归档质量、减少项目开发人员和档案管理兼职人员重复工作、减轻工作负担，发挥团结协作的精神提供帮助。

（一）提高人员素质。组织开发人员对《档案法》、《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》、《光伏发电项目档案管理制度》进行系统学习，提高对归档工作重要性的认识。了解项目文件归档收集范围，应对项目开发过程中所形成的历史资料、文件正文、附件；批复、请示；审批、报审文件；文字、图纸等进行系统性归档。

（二）漏归、迟归、不归的现象。主要原因分析，工作繁忙、流动大，认识不够。采取措施，档案管理人员加强监督和提醒，在每个开发人员办公桌上放置专门文件架、文件盒，要求开发人员在工作中即时打印具有存放价值文件，按照《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》中附录A“

光伏发电建设项目档案分类表（6类～9类）”中，项目建设前期的分类管理属于8类，如下表：

根据分类表中的归档范围，按项目建立电子文件夹存放资料，具体：建立第一级文件夹：命名项目名称，第二级文件夹：命名档号-分类号-归档范围的序号-文件名称，如：0100-800-001立项、核准为一个文件夹名。第三级，对存放的电子文件名称命名要包含责任单位、文件名称、文号、文件日期。同理，按分类要求将纸质文件放置在文件夹中，便于档案管理人员收集归档。如若项目开发人员在获得的第一手资料中做到规范整理，对后期的归档、提供利用等工作，将会节约大量的时间。

（三）加强对项目开发人员公文写作的培训，提高写作能力和公文质量，标题拟定能正确反映工作事项的内容，简明扼要。

（四）加强开发人员对相关项目管理制度的学习，根据项目进度和要求办理合法合规文件，满足项目管理的要求。

结束语：

光伏发电属于清洁能源产业，近年来发展迅速，做好光伏发电前期档案收集、整理管理至关重要，对项目合法合规管理、建成后经济评价等提供有力的支撑。

参考文献：

1.《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》NBT 32037—2017

    2.《国家电投集团贵州金元威宁能源股份有限公司新能源项目（风电、光伏）前期工作管理办法》