项目实施阶段管理办法

项目实施阶段管理办法

熊水华

民航云南空管分局  650200

[摘要]项目实施阶段，是项目意图实质化的关键步骤，项目的设想、资金投入、资源配置及质量控制都在本阶段具体展现，它决定了项目是否满足投资人的意图及需求，资金投入是否在可控范围内等。这就需要加强项目实施阶段的管理能力，以下就项目实施阶段的管理进行探讨。

关键词  项目 关键节点  信息沟通  质量控制

1.1项目实施阶段

项目实施阶段，指的是项目批复至项目现场施工完毕的过程，是将项目由需求构思到成果实现的一个过程。在这个阶段中，包括组建项目组，项目工作分解，制定项目计划、项目实施周期、人员配置，设施设备及服务采购计划、项目风险识别及监管措施，项目采购，项目施工，项目档案编制等具体工作步骤。

1.2项目实施计划制定

在项目组成立后，在项目经理（负责人）的主持下，项目组成员参与，对项目实施计划、项目工期、资金支付计划、项目实施风险点进行充分讨论，达成共识，通过项目分解法（WBS）对项目进行分解，作为项目实施依据。在项目分解过程中，需找出项目实施的关键路径，在关键路径中，找出项目实施中的关键节点，如设施设备和服务采购文件的编制时间，设施设备和服务采购时间、采购方式，合同签订时间，项目开工时间，项目实施完毕时间等。在每一个时间节点，列出参加项目活动的具体人员、资源配置、资金使用、风险点、风险控制措施、各关键节点项目质量要求及质量控制措施等。

1.3项目执行

1.3.1项目信息沟通

在项目执行中，需要加强项目各参与方及相关人员的信息沟通，如项目投资人、项目经理（负责人）、项目各节点具体责任人、项目设计人员、采购代理人、监理人员、施工方及项目用户的信息沟通。站在项目各参与方的立场，明晰各参与方关注项目信息的角度及其责任和义务，让各参与方人尽其责，各司其职，充分认识自己在项目中需完成的工作及任务。信息沟通采取的方法是各责任人协调沟通、例会制度、专项任务协调制度，任务分解等方法。

1.3.2项目进度控制

在实施计划制定的过程中，我们已经找出了项目的关键路径及关键节点，可采用带有日历的项目网络图、项目进度计划表、横道图比较法或甘特图等项目管理工具，对照项目实际进度是否与计划进度相一致，确保项目按计划完成或提前完成。在项目实施过程中，应时刻对每项工作进度进行监督，如某项工作对照计划进度出现偏移，应采取相应的措施进行及时纠正，以保证项目按照原定进度循序推进。在出现偏移时，应分析偏移原因，包括人为原因，人员能力原因、任务分配不清晰、沟通不到位，资源配置原因或突发情况等，及时进行调配。对滞后的工作，通过优化关键时间节点，调配人力、资源、改进工作方法和工具、提高效率等措施进行纠偏，对先后实施的节点任务，如后续任务可提前开展前期准备的，则提前开展相关工作，做到工作任务无缝衔接。进度控制是一个动态管理的过程，需对照项目实际进度进行实时调整，以确保项目能够顺利完工或提前完工。

1.4项目质量控制

在项目实施阶段，除采取科学合理的措施执行项目外，项目的质量控制是一个至关重要的工作任务。项目实施的目的，就是为用户提供符合满足其需求的合格产品和服务。在进行项目施工管理过程中，质量监督、检查、测试应贯穿项目实施的每一个环节。在质量控制前，项目管理人员应充分熟悉项目制定的质量要求、行业及国家相关质量要求及规范。在项目实施过程中，与项目施工方、监理方、设计方做好信息沟通，物料准备阶段及实施阶段检查测试项目实施结果，与合同要求、质量要求及相关规范进行比较，及时掌握施工质量，严格把控质量关。特别是隐蔽工程和未在合同中详细描述的设施、设备及材料等，则需与项目投资人、最终用户做好沟通说明，取得项目各方的一致认可。如质量存在偏差，应及时分析偏差原因，及时整改，最大限度减小项目各参与方由于质量原因导致的工期延误、整改费用损失。

1.5项目变更

在项目实施过程中，由于项目启动阶段需求、实施范围、目标等分析不充分、调研深度不够，项目实施环境变化等原因，需对项目某一阶段的工作任务、措施方法、设施设备规格型号进行变更。在发生变更时，项目管理人员应充分听取施工方、监理人员、设计人员、管理人员、用户的意见建议，必要时向相关专业人士咨询，充分论证变更的必要性、可行性，该变更对资金计划的影响。通过充分沟通协调，采取积极措施保证该变更是必要的、该变更资金需求不会使项目概算投资发生较大变化，如有的行业规定项目资金不能超出投资概算，则在提出变更时，应慎重对待。

1.6项目资金控制

项目启动阶段，就确定了项目的资金投入计划，即项目资金概算。在项目生命周期中，须严格执行项目概算，防止资金使用超出概算。项目的实施阶段，是项目资金投入最多的阶段，本阶段资金使用情况，将直接影响项目资金投入的最终结果。而项目投入成本的合理控制，将是这一阶段资金使用根本任务。本阶段成本包括：直接人工费用，项目管理费，设施设备、服务采购费用等。在资金使用过程中，须及时对资金使用成本进行统计，掌握资金使用情况，及时向项目投资人汇报资金使用情况，防止超出概算的情况发生。如某一项任务确实超出概算，则需及时研究超出原因，向项目投资人汇报，进行专家论证，确定超概的必要性和合理性，及时对该项任务概算进行调整并对总体概算进行调整，使项目总体概算可控。

1.7项目风险控制

在项目实施前，须从现场施工、应急处置、系统环境、运行保障等方面，客观、真实地对风险进行全面分析，有效控制风险发生的几率及减小风险的严重程度。风险控制可以降低风险发生的严重度或者减小风险发生的可能性。项目风险控制包括识别风险、分析风险及减小风险等。在项目实施前，须组织项目干系人，从项目特质出发，查找出项目各阶段容易发生的风险，即识别风险，然后对这些风险进行分析，包括风险产生的原因、风险产生的几率，采取措施，减少风险发生的几率及减轻风险对项目产生的后果。在项目实施过程中，建立项目风险预警、跟踪和报告机制，及时掌握风险，最大限度地减小风险的发生。

1.8项目档案收集

    在项目实施阶段，须对项目档案资料进行同步收集、同步整理。项目档案资料，是一个事件历史的真实还原，是项目后期审计、追溯的关键一环，须经得起历史的检验。在项目实施的同时，须指定专人对项目资料进行同步编制、整理、汇总，在项目实施完毕时，项目档案资料同步达到验收标准。

1.9结论

项目的实施阶段，是项目由构想到成果实现的关键阶段，它是一个项目成功的关键一环。决定着项目的生命周期（工期）、资金投入、项目质量能否满足项目投资人的使用需求。在这个阶段，项目参与人员的素质、经验、投入精力将是项目是否达到预期的重中之重。在这个阶段，需要我们科学、合理地进行资源配置，以期实现项目投资人对项目的最初意图并满足最终用户的使用需求。

参考文献：

1. [美]哈罗德·科兹纳、杨爱华、王丽珍、杨昌雯、杨靖译.项目管理计划、进度和控制系统方法.电子工业出版社
2. 张青.项目管理其实很简单 初级项目经理进阶之道.中国工信出版集团

3. DA/T28，国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范