信息化背景下电力科技档案管理改革初探

信息化背景下电力科技档案管理改革初探

勾建军

哈尔滨电力职业技术学院  黑龙江省，哈尔滨市  150036

摘要：在信息化背景下，电力企业应当针对电力档案的管理进行改良，接受并采用信息化的电力档案管理模式。就目前来看，电力档案的信息化管理模式还不够完善。在未来的实践中，电力企业档案管理的工作人员需要进一步增长知识，开阔视野，自主调整优化知识结构，在实践中不断积累经验，致力于做一个优秀的档案管理工作人员，为企业的发展贡献自己的力量。

关键词：信息化；电力；科技档案；管理改革

1 前言

信息化背景下，科技档案管理面临着新的机遇和挑战，在工作内容上不再以传统的资料保存为主，而是充分利用现代化的信息技术，依靠计算机技术和网络技术不断提升科技档案的管理水平。可以说，加强科技档案的信息化管理顺应了时代发展的潮流，对提升档案管理人员的综合水平有积极意义，有助于推动科技工作的顺利开展。

2 科技档案的概念

科技档案是指企业在生产、基建、科研等活动中形成的应当归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是企业档案管理的重要组成部分。科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能、促进生产力发展和提高效益功能。

3 科技档案的特征

对管理对象特征的了解是展开相关工作的基础，在科技档案管理工程中，理清科技档案的主要特征对管理工作的展开具有重要作用，科技档案主要具有以下特征。

3.1专业性

电力工程企业科技档案面对的是专门的电力行业各个方面专业技术，从发电、输电、变配电、终端应用等各个特定领域中的生产、建设、运营、维护与管理等方面的活动全过程记录。电力企业新技术、新设备、新管理手段的应有也使得电力企业的科技档案管理的专业性进一步增强。

3.2多样性

电力企业科技档案的多样性主要是由于电力企业的建设、生产管理活动形式的复杂性和多样性决定的，现代科技档案与传统档案最大的区别就是信息爆炸，知识爆炸，软硬（电子与纸质）档案并行，如何有效保存、保护、检索、保密，如何利用、管理等成为企业发展的瓶颈，在这种情况下就产生了科技档案管理的更高要求，从而导致了科技档案管理内容复杂的与多样性。

3.3成套性

科技及生产活动的特性使得科技档案具有成套性的特点，即科技档案都是以一个独立的项目或特有的现象为记录对象，围绕着某一课题而形成的科技档案会记录该课题项目的全部过程与结果，最终生成一系列相互关联的科技档案。科技档案的成套性使得对科技档案的管理必须完善、有序，若缺少对关键环节资料的记录则会对科技档案管理的效果产生显著影响。同时，也需对不同环节产生的科技档案间相关性进行描述，从而为科技档案的开发与利用工作打下坚实的基础。

3.4现实性

电力企业中的科技档案与其余档案不一致，归进档案机构中的大多科技档案材料，其不单无法退出现阶段的运用，反之，即为其凸显出现存功能的活跃阶段，同时，会在长时间中凸显出功能。在设计企业中，储存的底图等即为实施现存设计十分关键的前提；在生产企业中，储存的设施档案即为设施运用、修护等尤为关键的现存凭据。

4 信息化背景下电力科技档案管理改革

4.1加快科技档案“流程化”管理再造

加快科技档案媒介融合，促进科技档案管理工作的流程化再造。要打破就科技档案管理而管理的旧有模式，将科技档案管理融入到区域经济社会发展的大局中谋划和推动，做好科技档案管理的顶层设计，出台相应的指导性纲领文件，消除科技档案管理与其他领域或部门之间的技术壁垒和融合的藩篱。通过对传统科技档案管理流程的融合、再造，促进科技档案扁平化管理。例如，融合的数字化科技档案管理系统的应用，根据科技档案形态、内容及日期等关键信息实现科技档案的自动上传、整理，将有限的科技档案管理人力资源释放出来，投入至深入挖掘科技档案深层次价值工作中来。

4.2注重档案信息资源的开发和利用，释放价值和能量

科技档案蕴藏的价值和能量不仅能够促进科学技术的发展和生产力的提高，并且具有长远的历史参考价值。科技档案开发利用是通过一定的技术和方法对科技档案资源进行数字化、成果化加工，为相关人员提供服务和支持。科技档案的生命力在于不断地对其开发。科技档案只有通过开发利用才能将其潜在价值变成现实价值。管理科技档案的最终目的是服务于科技工作者、科技生产者和科技管理者，进而推动各行业科技进步与发展。档案部门要转变“只藏不用”的工作方式，树立需求为导向的理念，将工作的精力放在科技工作者的体验提升、对科技工作的支持力度上。今后可尝试将科技档案的开发与利用视为科技成果推广、应用和转化的重要形式之一。

4.3加大科技档案管理资金上的投入

科技档案信息化建设离不开资金的投入， 这是科技档案信息化建设的物质基础。 因此， 政府应该加大对档案管理的投入资金， 使得管理档案部门有资金购买部门的软件以及硬件。 加大政府的扶持还可以使档案管理部门拥有足够的资金培养管理科技人才，使用政府的扶助资金来培训缺乏管理档案技术的管理人员，管理档案部门同时也可以增加对管理人员的优惠政策，激励管理档案人员负责认真的态度。档案管理部门应将政府给予的财政拨款应用到科技管理信息化建设的创新上，解决档案管理部门遇到的问题，从而促进档案管理效率的提升。

4.4加强档案编研工作，发挥档案的基础作用

档案工作人员应该遵循以人为本、以服务他人为原则，在社会发展的同时，不断地对科技档案管理进行改善，为之后的档案使用人提供方便，而利用现代化的工具及系统进行管理是这一切的基础。为档案管理的使用人提供多方面以及精确的服务是档案管理的目的。也是为了档案使用人的方便，对档案进行有选择性的编辑工作的时候，《档案汇编》可以作为首要标准，因为《档案汇编》具有涉及面大、内容比较集中的特点，使用的时候比较方便。也只有开发利用好单位的档案，才能使得档案为本单位提供效益，使得单位得到更加快速的发展。

4.5紧依时代需要，增强科技档案新兴监管

现阶段，各类讯息技术与计算机技术等进步给电力企业中对科技档案实施监管及运用给予了关键的环境及技术支撑。这类电力企业能够借助新兴的讯息技术与网络技术等辅助科技档案的监管及运用更为迅速化与现代化。相关人员应对企业中的科技档案讯息进行无纸化操作，也就是说将所有科技档案借助计算机实施记录，接着，研发相对应的监管体系与储存体系等，在这其中，数据库的研发及运用十分关键，借助数据库能够高效且科学地对科技档案实施储存与归类、归整等，如此，就能够极大地增强科技档案的监管成效[3]。此外，以数据库为主的当代新兴技术还具备优良的特征，能够便于对各类讯息实施搜寻与查阅等，辅助提升档案的运用率。随着各类新兴技术的提升与健全，现代化且新兴的科技档案监管其安全性也会全方位获得提升。

5 结束语

总而言之，随着时代的发展和科学技术的不断进步，科技档案信息化建设是必然趋势，单位领导要从长远角度出发，注重科技档案管理信息体系的完善、加大科技档案管理资金上的投入、强化科技档案管理信息化人才的培养，不断提升科技档案信息化的水平，促进单位各项工作的顺利开展，为单位的长期发展奠定可靠基础。

参考文献

[1]秦丽莉，李丹.大数据背景下的科技档案管理浅析［J］.东北电力技术，2019（3）：57-58.

[2]刘会.浅论大数据背景下科技档案管理的改革之道［J］.现代职业教育，2017（16）：144—145.

[3]王莉.浅谈大数据时代科技档案融合发展创新之路［J］.山西档案，2016（1）：82—84.

[4]陈懋.基于大数据的科技档案开发要素研究［J］.管理观察，2018（23）：53—54.