综合管理背景下的乡镇档案管理规范化探究

综合管理背景下的乡镇档案管理规范化探究

方晓玲

招远市齐山镇党群服务中心 山东省烟台市招远市 265400

摘要：随着社会的发展进步，新农村建设的进程不断加快，农村的发展质量对于社会整体化发展也起到至关重要的作用。乡镇综合管理是推动农村发展的重要力量，乡镇综合管理的发展与改革直接关系到我国社会整体的发展，而档案管理工作是乡镇综合管理中最基本也是最重要的工作。在实际工作中，多数乡镇政府的档案管理工作人员都是兼职的，没有专门固定的人员和岗位编制，由乡镇机关各单位承办，档案管理工作人员更换调动频繁，给档案管理工作带来一定的困难。此外，因地区经济发展与管理水平参差不齐，部分乡镇档案管理工作得不到应有重视，管理水平较低。因此，集中对综合管理模式下的乡镇政府档案管理工作进行点对点制度改革，是提高档案管理工作水平，满足档案管理规范化要求的基本保证。

关键词：乡镇政府；综合管理；档案管理；规范化  

近年来，我国无论是在经济上还是在科技上都取得了举世瞩目的成就，对于乡镇经济发展来说，档案管理在很大程度上影响着新农村背景下乡镇建设的工作改革。乡镇政府的档案管理对于乡镇政府的建设有着十分重要的作用，它能够促进乡镇政府工作的开展，能够促进乡镇政府经济建设和文化建设的发展，从一定程度上反映了这个乡镇政府领导班子的治理能力和治理水平。对乡镇政府档案管理进行规范化，将使得它的作用得以更大程度地发挥。如何规范乡镇政府档案管理工作需要从多个角度进行措施的制定。

一、乡镇档案管理过程中存在的问题

1、乡镇档案管理工作不规范。在乡镇管理中，许多领导非常重视公文档案的管理，但在很大程度上忽视对视听档案和实物档案的管理，有的档案门类收集不齐全，档案保管条件不符合要求；有的档案管理人员在档案移交过程中不能严格按照规范的程序进行处理，或者不能认真、有效地对原始档案资料进行检查和处理，造成档案管理混乱；有的档案管理人员不重视档案管理，不注重工作效率和质量，不具备必要的社会责任感和良好的职业道德，工作积极性和主动性不高，进而导致整个乡镇的档案管理工作非常不规范、不完善，缺乏科学性、合理性，不方便检索和查阅档案。

2、乡镇档案管理信息化滞后。档案信息化是档案工作迈向现代化建设的必经之路，受经济条件制约，乡镇政府档案管理信息化建设任重道远。档案信息资源无法共享，不利于远程办公；信息管理理念滞后，不能促进档案保存的标准化、规范化和数字化，不利于文件的实际保存，费时费力且易发生档案丢失或损毁；缺乏具有信息化技术技能和档案管理专业的复合型人才，目前乡镇档案人员综合素质和专业知识程度较低直接影响档案管理的信息化；一些乡镇机关单位由于受经济条件的制约，没有采用较好的档案信息技术和档案管理软件对档案进行高效而快捷的管理。

3、乡镇档案不能发挥服务功能。在目前的乡镇档案管理过程中，许多管理者注重保护而不是利用，没有对档案信息资源进行进一步的开发和利用，没有科学的规划、指导和监督，整个档案管理工作不能充分发挥服务国家、服务人民、服务社会的作用。此外，乡镇一些部门档案管理宣传力度不够，档案工作“存凭、留史、资政、育人”的工作影响力不够。

4、多数乡镇档案管理人员流动频繁，专业素质低。目前乡镇普遍缺乏专职的档案管理人员，从业人员都是兼职，流动性很强且专业素质低，对各门类档案收集不齐全，归档工作流于形式，档案管理混乱，不利用档案事业的接续健康发展。

二、解决乡镇政府档案管理规范化的措施

1、完善乡镇档案管理制度。乡镇在做好档案管理工作的过程中，必须明确管理工作的载体、主体、任务和要求，严格按照法律法规实施监督管理，建立档案服务相关适用机制，严格管理审批和报告流程，确保档案工作的内外部质量。同时，要进一步完善各项规章制度，明确实际管理工作流程中的各项程序，提高管理工作的质量和效率。还应做好监督工作，防止出现严重错误。为了提高乡镇档案的管理能力和工作人员的专业素质，针对乡镇档案保存的现状，确定档案管理的主要职能，保证资料收集的全面性和规范性，确保各乡镇党政部门职责完善和一致性，为协调各方面的工作奠定基础，从而推动乡镇档案管理的规范化和现代化。

2、做好档案的管理和密保工作。乡镇政府的档案一般包含乡镇政府百姓的个人信息，这是个人隐私，原则上是不允许泄露的。因而，乡镇政府档案管理人员必须强化档案的保密意识，严格遵守档案管理的纪律。首先应该确保档案的安全性。在进行档案查阅、摘抄或者复印的时候，必须严格按照相关规章制度进行，不能够将相关档案带出档案室，除了档案管理人员以外，其他人不得擅自出入档案管理库房，当档案发生遗失或者失泄或者信息泄露的情况时，一定要及时采取措施进行补救，并且对相关人员进行责任追究，严肃处理。

3、增加投入，完善基础设施。因为对档案管理工作的重视程度不够，资金的投入不足，导致复印机、扫描仪、档案管理软件等基础设施建设不够完善，档案“九防”-防水、防火、防盗、防虫、防高温、防潮、防强光、防尘、防鼠等存在薄弱环节，影响档案的寿命和安全。

4、档案整理方面的注意事项。档案管理工作应该由专门的工作人员进行组织，在整理过程中还应该有监督人员进行监督和指导。档案分类应该制定相应的标准，比如说按照时间、项目内容等进行分类和排列。这样既可以提高档案整理分类的规范性，又方便了对档案的查阅，有利于节约时间，提高乡镇政府档案管理的工作效率。

5、对档案进行科学合理的管理。档案管理人员应该科学地对档案进行分类，档案库房除了工作人员以外，其他人禁止进入，加强对档案库房和存放档案的柜架的安全保护工作。定期对库房的温湿度进行测量，做好档案室的防火、防潮等工作。除了档案以外，其他的物品应该堆放在指定的地方，不应该堆放在库房里面。

6、严格把控档案的销毁工作。档案的销毁应该由专门的工作人员来对档案价值进行一个正确的估计和衡量，正确分析和鉴别档案所具有的历史价值和现实作用，准确估计其现实价值。在档案销毁之前，应该让鉴定人员对其进行鉴定，提交销毁报告。另外，对档案销毁的过程进行一个严格的记录，对销毁工作进行一个细致的总结。

7、档案发生移交应注意的地方。当档案管理人员发生职位变动的时候，应该与新加入的档案管理人员在工作上进行交接，落实档案管理的具体细节，如果遇到一些无法核实的档案，应该查明原因，分清责任。

档案管理在乡镇工作中虽然扮演着重要的角色，但是目前许多乡镇在档案管理工作中仍然存在许多问题，导致乡镇档案管理工作不是特别的规范，因而采取以上措施对提高乡镇档案管理工作的规范化是十分必要和有效的。

参考文献：

［1］张永莲.对乡镇级机关档案实行综合管理的探讨［J］ .办公室业务，2019 （7）：87.

［2］孙廷旭.乡镇综合管理背景下的档案管理规范化分析 ［J］ .环球市场，2021 （2）：302.

［3］乔美军.加强村综合文化服务中心档案综合管理充分发挥档案作用 ［J］ .魅力中国，2020 （20）：342.

［4］赵树利.大数据时代乡镇统计部门档案信息化管理浅析 ［J］ .中外交流，2021，28 （5）：956.

［5］赵晓霞.乡镇政府档案管理中存在的问题及对策［J］ .城建档案，2021 （9）：91—92