档案资源共建共享路径探析

档案资源共建共享路径探析

李爱芹

山东医药技师学院

摘要：档案，承载了人类活动的历史轨迹；能为维护国家利益、人民权益和推动社会发展提供依据和发展动力；能有效“存凭、留史、资政、育人。”随着人类社会的快速发展，档案和人们的关系日趋紧密，个人发展离不开档案；单位发展离不开档案；科技发展离不开档案。档案资源共建共享已成为社会发展的必然，已经成为人们共同关注的重要课题。然而，由于种种原因，在实际生活和工作中，档案资源共建共享工作口号喊得很响，实际成效则微乎其微。

关键词：档案资源；共建共享；策略

引言

数据是数字化改革的基本要素，建好用好省档案数据共享中心是支撑“浙里数字档案”应用的关键之举。近年来，嘉兴市档案馆抢抓机遇、主动作为，以构建集约集成的档案数据“智控中枢”为目标，积极参与全省档案工作数字化转型示范区试点、档案数据资源归集共享试点创建，在机制建设、数据汇聚、共享利用、风险管控上大胆设想、小心求证，力争为全省档案数据资源归集共享工作提供嘉兴经验。

1数字档案信息资源共享的现实意义

网络信息时代的公众档案需求具有多样化特征，通过档案信息资源共享，有利于满足动态性档案信息需求，针对不同个体和不同年龄公众，及时调整共享范围；有利于满足多样性档案信息需求，通过对档案信息资源的开发和挖掘，提高内容的专业性和参考性；有利于满足隐蔽性档案信息需求，将潜在需求激发出来转化为现实需求。有利于体现以公众为中心的理念，关注档案信息利用主体转变，提供各种便民服务方式，进一步满足公众的档案信息服务需求；有利于解决档案部门服务难题，打破信息壁垒，让“信息孤岛”连成“数字大陆”，提高档案信息资源利用率；有处于扩大档案信息资源服务范围，突破传统线下服务方式的限制，使线上服务成为主流模式。各级档案部门拥有丰富的具有重要价值的档案信息资源，只有转化为公共信息服务，满足经济社会发展需要，才能体现出真正价值。通过档案信息资源共享，优化档案信息资源传递渠道，解决百姓查档“门难进、脸难看、事难办”的现象，发挥其“鉴往知来，推陈出新”的作用，有助于提升国家经济社会发展软实力。

2共建共享之路径

2.1 严把资源质量，打破数据孤岛

一是摸清底数，确保数据完整性。对馆藏档案资源总库的分类归类、电子目录、全文数据和存储情况等进行全方位复查复核，对编研成果、档案展览等未建库入库资源进行全面收集，按照“先行先试、应归尽归”的原则，制定“2022年档案数据资源归集清单表”，将婚姻、知青、学籍、独生子女、出生医学证明5类民生档案以及6种开放档案纳入归集范围。二是明确标准，确保数据准确性。深入研究各类档案资源数据共享归集标准，对本馆执行情况进行排查，及时在馆藏档案资源总库管理系统中优化修正库结构、全文、条目、字段4个层级的贯标模型，确保标准先行、执行一致。三是边试边改，确保数据有效性。按照“先易后难，高频利用为先”的归集要求，挂出作战图、定出时间表，集全馆精干力量开展数据质量整改攻坚工作，完成试点任务内所有数据的有效提取、35万余件档案的标准化核查和规整。

2.2切实提高档案资源共建共享的科技水平

首先，要提升基础设施的科技水平。在基础设施建设时，我们一定要摒弃过去的那种因陋就简、只要能用就行的观念，一定要瞄准科技前沿，瞄准时代的高点，按照国家提出的统一要求，能用先进的绝不为省一点钱而凑合。基础设施建设既不能浪费，又能保证在一定时期不落后。其次，要提升配套设备的科技水平。在配套设备配置方面，一定要一次性上到位。绝对不能按“暂时先凑合着用，等将来条件好了再更新”的老一套做法。同时，还要及时更新设备，尤其是网络系统，使其保持良好的工作状态。最后，切实提升档案工作者的科技水平。提高档案工作者的科技水平要从两个方面入手：一是抓好在岗培训和提高。这是常用的也是最有效的办法。一定要制订对所属人员长期教育和短期培训教育相结合的规划和落实措施，使大家的科技水平与时代同步。二是对极少数经过培训、再教育仍不能适应档案工作发展需要的人员，要申请组织人事部门坚决调整其工作。

2.3拓展共享方式

档案信息资源共享实现了价值的转换与赋能，提供了公共服务能力。吸引公众参与共享，调动社会力量驱动档案信息资源管理创新；利用平台提供的大数据分析功能，深入挖掘档案资源价值，将用户需求与资源信息共享对接，为用户提供个性化服务，对用户意见表达给予充分尊重；将档案信息资源共享融入公共管理，推动“整体数据、整体政府”建设，发挥档案资源的公共服务价值。

2.4加大开放力度，深化数据共享

一是建立开放审核新机制。编制《嘉兴市档案馆档案开放鉴定工作办法》，建立健全档案开放件与限制件的划分细则和鉴定标准，明确初审和复审程序。实施馆藏档案接收开放预审制、存量档案开放联审制，依法依规扩大档案开放鉴定人员编队规模，加快档案开放工作进度。二是探索鉴定开放新途径。积极探索智能鉴定和人工鉴别在档案开放工作中的组合应用，聘用专业化服务团队积极稳妥推进存量档案开放审核工作，努力化解人少、量大、审核慢的“老大难”问题。三是丰富开发利用新形式。将实物档案3D转换和展示列入开放计划，尝试利用数字孪生技术，对馆藏实物档案进行数据采集、建模和数字化存档利用，促进实物档案数据化、可视化，进一步提升数字档案利用率。

结束语

档案信息资源共享是最高形式的档案信息资源效用，信息技术发展使得数字化成为档案信息资源的重要载体，为实现共享创造了条件。本文从系统开发的角度设计了平台功能、推荐了开发技术，并从管理角度提出了建设措施，解决了平台建设的关键问题。实际建设过程中还需要结合实际情况，对方案进行调整和创新，以提高平台建设质量和资源服务水平。

参考文献

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