网络环境下档案管理工作的创新思考

网络环境下档案管理工作的创新思考

张敏

单位：杭锦后旗拘留所 省市：内蒙古巴彦淖尔市邮编：015400

摘要：随着计算机技术和网络信息技术的发展，传统的纸质档案和传统的档案管理模式正面临着前所未有的变革和重大的挑战，以往的传统管理体系已经不能满足当代的时代变迁及工作需求，我们应当在网络环境下，加强对档案管理工作的创新思考，更新档案管理观念，将传统的纸质管理逐步过渡到纸质和数字管理相统一的方式，同时在网络环境下注重相应的网络安全防护，这样才能更好的促进档案管理水平的提高，更好的促进档案管理工作的高效开展。

关键词：网络环境；档案管理

1 网络背景下拘留所档案管理工作的现状分析

当前，计算机已经广泛应用于档案管理、统计和数据检索，依托先进的管理技术和设备，档案管理快速发展。然而，国内档案管理的大环境未能达到预期的效果，依然存在着诸多急需解决的问题。

（1）未能形成系统化的档案管理体系。当前，每个单位都是由若干个部门组成，但由于部门太多，缺乏系统的档案管理体系，导致效率低下，没有对档案进行信息化有序的管理。

（2）档案管理工作不够规范。虽然很多单位设置了专门的档案管理部门，然而很难将若干个部门需要归档的资料收集到位，加之档案整理不够规范，档案使用不够规范，档案存档不够规范，会因员工借阅档案的不规范使用以及其他情况导致影响他人借阅，甚至资料丢失或者难以查找的情况。

（3）档案重视度不够。档案管理部门对档案的管理和归档工作认识不足，部分单位管理体制落实不到位，档案室硬件设施配置不完善，档案室保管条件差，对档案的保管不够规范、无序摆放，存在遗失隐患，没有计划和有序地开展档案管理工作。同时，部分领导干部或档案管理员，对档案管理重视度不够，普遍存在归档不及时、随意现象，管理效能低下。

2 网络背景下档案管理创新的必要性

（1）拘留所档案管理的创新服务是适应信息时代新时期的客观要求

当前我们处于信息时代，社会对信息需求量急剧增加，这对信息行业、档案管理行业带来了严峻的挑战。面对这种新的信息化需求，做好档案管理的创新与发展，才能够满足信息化发展带来的实际需求，只有实行档案管理服务创新，加快推进档案信息化建设，实现档案管理服务现代化，才能使档案工作更好的与时代发展需求相适应，才能适应信息时代新时期的社会需求。

（2）网络的快速发展迫使档案管理服务的创新发展

在当前信息化环境下，时效性是重要的因素，信息的时效性越好，作用就越大，传统档案已经无法满足时代发展的需求，档案的发展与社会的进步紧密相关，因此要求档案的管理服务创新不断适应社会形势的变化与发展。

（3）传统档案管理工作繁重，且效率低下

传统纸质对档案保存护理条件上的要求相对较高，如：忌潮湿、怕阳光暴晒等等，日常保存档案工作中的程序非常复杂，人力、物力成本消耗大。在实际运输使用过程中，也容易发生重大碰撞或者磨损，造成不必要的经济损失，无形中也会加大了档案运输上的难度，传统上的档案管理员的工作往往是非常繁重、复杂的。

3“五式”工作法，做好网络背景下拘留所档案管理工作的创新研究

（1）实现信息共享，做好拘留所档案信息数据库的创新建设

建立和完善网络环境下的信息反馈渠道是做好档案信息管理和开发的重要前提之一，也有助于了解和掌握档案社会价值的主要客观依据，对于档案管理工作必须要注重档案利用效果的信息反馈。为此，我们要不断完善档案管理的规章制度，使档案管理人员、档案使用人员都可以依规行事，促进良好的档案信息使用。同时，做好档案信息库的创新建设，将档案管理与数据库设计和应用有效结合，实现档案各种类型数据的有效组合，通过构建一整套基于档案管理信息化的档案管理模式，提高每位档案管理员的工作效率，构建网络化开发型、分布式的档案数据库，促进不同管理机构之间档案工作管理的相互共享，有效提高不同部门之间档案信息交流和沟通的效率，从而实现科学、合理、优质的档案工作管理模式，实现信息共享。

（2）做好线上服务，运用创新服务手段开展网络管理

网络时代，档案管理工作仍在探索，应强化和创新档案信息服务的观念，针对不同问题展开具体分析，依托于专业知识转变以往管理理念，创新服务手段开展网络管理，积极组织上网数据和信息，开展网上利用服务，以网站为基础，实现电子文件的实时管理与利用，实现档案信息资源数字化、档案信息服务网络化、档案管理工作自动化、档案信息管理法制化，使档案网上信息服务更加便捷，逐渐成为许多档案管理用户的重要服务需求，做好线上服务。

4 网络背景下拘留所档案管理工作的安全防护措施

（1）提升档案安全意识，提高档案管理工作人员的综合能力

系统风险是信息时代的产物，只要使用计算机网络，就有可能感染计算机病毒，因此必须要提升档案安全意识，在构建档案管理系统的同时更应该关注档案管理系统的安全问题，将档案管理工作放在第一位。同时档案管理工作是一门实践性与专业性并存的工作，档案管理工作人员也要培养强烈的安全意识和责任感，创新管理策略，提升档案管理安全等级，只有档案管理工作人员熟悉理论知识，具有良好的业务管理能力，通过全方位、多角度的发展，避免发生信息泄露或者管理不到位的问题，才能引领档案行业的前进。

（2）保障档案管理系统的完整性，有效规避管理风险

互联网时代，档案管理工作与以前传统工作区别很大，因此制定制度规范的档案管理流程，加大资金投入，建立安全系数高的档案信息管理系统，保证档案管理系统的完整性，优化网络环境，只有严格按照流程管理档案，才能在信息时代确保档案资料的安全有效，规避管理风险。

（3）提供稳定的技术支持，确保拘留所档案数据的长期可读性

信息时代的档案管理工作的安全防护问题，主要还是技术问题，在档案管理安全防护措施完善的过程中，需要借助互联网发展的新趋势，通过新科技工具建立档案管理安全防护系统，使用较为安全的计算机操作系统和数据库系统，不断升级和完善计算机的应用程序，进行安全升级设置，严格检查电子档案保存的相关数据信息内容，保证电子档案长期存储的安全系数、长期可读性，保证档案的完整性、真实性和有效性。

（4）加强安全信息管理，保证拘留所档案管理网络化系统的安全性

建立完善的档案管理检测和防护系统，加强档案信息安全的监督管理，购买正版杀毒软件，经常性的进行病毒的查杀和清理工作，同时，所有档案资料提前做好备份工作，甚至加密处理，通过引进较为先进的信息技术，提升登录验证等级，阻止黑客攻击、病毒入侵和非法访问，有效规避技术管理风险，有效提升档案管理系统的防护能力。

网络背景下，档案管理是社会生活的重要方面，在信息技术飞速发展的今天，档案管理工作正面临着重要的历史机遇和时代挑战，档案管理应抓牢时代发展所带来的机遇，在传统档案管理的基础上，随网络技术的发展不断进行变革，积极创新档案管理工作，将档案与网络信息技术相结合，明确创新型档案管理理念、完善档案信息化建设、加大引进复合型人才的力度，提升档案管理实效，做到档案与时俱进，以更好的方式服务于人民大众，为社会提供快速、准确的档案管理信息服务。

参考文献

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