智能化时代档案管理新模式探究

智能化时代档案管理新模式探究

赵桂芬

内蒙古兴安盟扎赉特旗音德尔镇人民政府  内蒙古兴安盟  137600

摘要：智能化环境中档案业务的发展拥有着广阔前景，人工智能技术在档案信息收集、分类检索、价值评估、安全管理、利用服务等方面都有着非常重要的应用价值。但客观来讲，当前档案业务发展中还存在着人工智能应用水平低、安全建设不足、队伍培养滞后等问题，没有充分发挥人工智能的优势。因此，面对时代发展的新机遇和新挑战，档案管理主体必须要与时俱进，及时转变思想理念，积极拥抱信息技术，通过不断地创新与实践，将人工智能技术全面应用到档案业务各个领域，全面推动档案业务的转型与创新。

关键词：档案管理；大数据时代；人工智能；智能化

引言：回顾人类发展史不难发现，社会管理技术的变革必然会引发相关理论与方法的变革。也就是说，智能化环境下的社会管理方式方法也将迎来新的变化，其中档案业务自然也不例外。2017年7月，我国正式出台了《新一代人工智能发展规划》，并明确指出截至2030年，我国人工职能理论、技术和应用要整体上达到全球领先地位，并作为人工智能创新中心的重要存在。可见，加强智能化环境中档案业务转型与创新路径的研究，不仅符合智能化时代发展的现实诉求，而且符合档案行业内部改革的规律特性，具有非常强的现实必要性和重要性。

1智能化档案管理内涵

1.1档案管理工作概述

智能化档案管理是与传统档案管理相对的概念。传统档案管理工作基本依靠人工完成，主要包括信息录入、分类、归档、检索等，容易受到主观因素的影响，且存放方式较为复杂，容易出现信息泄露或档案丢失的问题，给档案管理工作带来不便。2.智能化档案管理工作的特点智能化档案管理具有效率高、安全性高、操作方便等特点。一是智能化系统能保证档案管理的效率和安全性。以RFID智能档案柜为例，在数据信息录入过程中减少人员的参与度，确保信息的安全性。二是信息录入方式便捷。档案管理工作是一项十分复杂的工作，每一个环节都涉及庞大的信息量。

1.1智能化档案管理技术应用的现实意义

1.1提高档案录入效率传统档案管理工作基本上由人工完成，包括信息录入、档案装订、整理入柜等，不仅工作量大、耗费精力多，而且极易出错，在需要查找档案时，要翻阅大量的记录数据，给档案管理工作带来很大的困难。智能化档案管理工作能完美地解决这些问题。应用科学技术进行智能化管理，不仅能够节省时间，还可以大大提高档案的录入和查找效率。

1.2确保档案安全档案作为对曾经发生事实的一种记录方式，在保存上要确保其安全性。在之前的档案管理工作中，意外事件时有发生，大多是由于档案存放方式不当引起的。如2008年某市一家单位的档案室，因天气干燥和管理人员操作不当引发火灾，最终导致大部分纸质档案被烧毁，造成重大损失。在智能化档案管理工作中，档案录入、归档、检索、查阅等工作流程都可以依靠信息技术，减少了人为的参与程度，并且这些环节都可以实行有效监控，最大程度保证档案信息的安全。

2智能化环境中档案业务的转型与创新面对全新的业务发展环境，传统档案业务要想实现可持续发展，就必须结合自身实际，在明确发展过程中存在优势与不足的基础上，针对性地采取有效措施加以改进优化，以寻求档案业务转型与创新之路，充分释放档案行业的正面效能。

2.1加快推进档案数字化建设

本质上来讲，人工智能技术的现实应用，离不开深度学习的功能支撑，而深度学习就是通过对大数据的训练找出能够被计算机识别和运用的普遍规律和常态知识。也就是说，大数据是实现深度学习的先决条件。具体到档案业务，海量的档案信息是实现档案业务智能化转型的基石，这就要求各类档案机构加快推进档案资源的数字化转变，为后续的智能化推进创造良好条件。例如，近年来，华中科技大学档案馆全面落实档案数字化战略，并取得了显著成效。据统计，截至2017年9月，该档案馆已经完成了高达5T的档案数字化转化，在存量数字化和增量电子化方面取得了突破性进展，为其智能化转型提供了重要支撑。

2.2加强档案编研

随着智能化时代的深入推进，可以预见的是，未来最能体现人类自我价值的技能，就是需要借助个体智慧和情感展开创造性工作的技能。而显然，这种技能是最不容易“过时”的，是智能化时代社会发展的核心驱动知识，而档案编研显然属于此类技能。简单来讲，档案编研就是对档案信息价值进行层次化开发和利用。档案编研成果主要体现在以下三方面：第一，档案信息的整理汇编，这属于对档案信息价值的浅层次开发，主要包括专题资料和资料长编；第二，档案信息的基础性编研，这属于对档案信息价值的中层次开发，是在整理汇编的基础上作出的延伸拓展；第三，档案信息的专题研究，这属于对档案信息价值的深层次开发，包括人物的研究、学术专题的辑录、个别领域的历史梳理等。智能化环境中，档案工作者必须要与时俱进，不断提高自身理论修养和业务素养，确保档案编研的规范性、科学性、丰富性、整体性和方向性。只有如此，才能在智能化环境中充分彰显档案管理的时代价值，尤其是在传承文化方面的特殊功能与价值。

3推广智能化档案管理技术的有效措施

3.1提高智能化工作意识

在推广智能化档案管理工作中，最关键的是要提高工作人员的智能化意识。传统档案管理工作中存在的种种问题，主要原因是受到工作人员思维模式以及智能化设备的限制。要想提高智能化工作水平，首先要重视智能化人才的培养，提高智能化意识，为档案管理智能化提供人才基础。其次要完善智能化工作设备，无论是RFID技术还是条形码自动识别技术，其实现的基础都是先进的电子设备，管理部门应积极购买智能化档案管理系统和配套的电脑设备，并结合工作实际，设置统一的网络技术中心，为开展智能化档案管理工作提供必要的硬件设施。最后要进行平台操作方面的培训。由于智能化档案管理在很多地区还处于初级阶段，应该积极开展技能培训，提高工作人员的基本素质，使智能化档案管理工作高效运行。

3.2完善智能化档案管理工作规范

要想在更大范围内推广智能化档案管理工作，就要制定一个统一的标准。首先要由政府相关部门牵头，建立档案管理工作标准，设置统一的档案建档模板，并结合各地实际情况，出台关于智能化档案管理工作的相关规定，以此来确保档案管理工作有统一的标准。其次要积极整合资源，智能化档案管理工作涉及领域多，要整合技术资源，引入先进技术，对档案信息进行录入和分类，为后期档案检索提供条件。最后要加强对工作平台的管理，将备份数据信息作为强制性工作，定时对数据处理服务器进行检修，设置专门人员管理工作平台，避免数据信息丢失或泄露。

结束语：全球进入智能化时代，人工智能已经融入各个领域，给人们的生活带来极大的便利，这对经济、文化、科技的发展都有重要意义。传统档案管理工作存在很大的缺陷，难以适应新时代的发展要求。目前，档案管理已成为一项规范性的工作，进行数字化信息化更新很有必要。在我国档案管理的实际工作中，智能系统的应用还不广泛，工作标准还不够明确，存在新旧管理模式衔接不充分的问题，因此要研究档案管理的工作方法，应用科学技术进行智能化管理，保证档案信息的安全。

参考文献：

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