办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

办公室文书与文书档案管理的缺陷及对策

吴宇晴 

中交一公局第四工程有限公司 广西南宁市 530033

摘要：文书与档案管理作为办公室工作的重要环节，对办公室工作效率有着重要影响，为了保证办公室工作的顺利开展，必须提高文书档案管理水平。本文主要分析办公室文书档案管理存在的缺陷，并提出针对性的解决对策，对文书档案管理工作进行优化，保证文书档案管理工作的顺利开展。

关键词：办公室文书；文书档案管理；缺陷；对策

办公室工作是一个单位或机构对不同部门进行沟通协调的重要枢纽，随着社会分工的不断细化，相关单位对办公室文书档案的管理要求越来越高，文书档案管理效率直接影响着整个单位或机构的管理成效。为了提高文书档案管理效率，保证相关单位正常开展各项工作，必须合理应用各种先进的信息技术，培养具有综合素质的管理人员，保证文书档案收集完整，及时做好归档工作，保证资料收集和存储的安全性，并根据实际工作要求对工作进行改善，提高文书档案管理效率。

1.办公室文书档案管理存在的缺陷

1.1缺乏规范化的管理制度

    目前，办公室工作比较繁琐，编制人员数量少，相关人员缺乏精力和时间开展文件归档整理工作，很大概率会导致文件出现随意堆放、混乱无序的现象，大大增加了文书档案管理的难度。在文书档案管理过程中，由于相关单位没有划分清楚人员的权责，工作人员不愿承担各自的责任，一旦出现管理问题，很容易出现互相推诿的情况。在这种管理背景下，不仅当前的文案管理效率低下，还会出现档案遗失、泄露等情况[1]。但是，大多数单位或机构并没有认识到文书档案管理工作的重要性，没有制定规范化的管理制度，大大降低了档案管理效率。

1.2对档案管理工作认识不到位

    大多数单位负责文书档案管理工作的人员一般为兼职人员，这些人员对档案管理工作并不太重视，也缺乏对文书档案管理要求的了解，单纯凭借个人经验对文书档案进行管理。在实际管理过程中，专业水平不高的兼职人员对红头文件比较重视，及时收集和整理红头文件；对于非红头文件，相关人员则认为其不太重要，往往随意放置，没有对这些文件进行记录或定期进行整理。在这种情况下，将无法确定非红头文件的真实性，对后续的归档工作造成严重影响。

1.3文书档案管理信息化水平低

    一般来说，部分机构和单位的文书档案管理的存放位置位于库房的较低位置，这些地方的空气比较潮湿，又因为常年的通风不畅，很容易滋生霉菌，对存放的文件造成一定影响。随着信息技术的发展，未来的发展方向必然是信息化的时代，将信息技术和文件档案管理结合起来，能够提高文件档案管理效率，防止环境因素对档案管理造成影响。但是，部分单位或机构使用的电子设备比较老旧，阻碍了档案电子化的发展。例如，某些单位内部资金不足，不太重视信息化建设，往往只建立了OA办公软件系统，缺乏与之相匹配的档案管理系统，导致工作人员需要重复许多工作任务，大大降低了文书档案管理效率。

1.4文书档案管理人员管理水平低

目前文书档案管理工作相对复杂，对管理人员的要求也越来越高。部门单位或机构选用的管理人员缺乏专业知识，特别是不了解档案管理的新要求，个人专业素养无法满足文书档案管理的要求，跟不上时代的发展，无法适应当前的文书档案管理工作。因此，在这种情况下，管理人员的专业水平不高，将会影响文书档案管理的整体效率，不利于归档工作的顺利开展。

2.优化办公室文书与文书档案管理的对策

2.1建立健全文书档案管理制度

对于文书档案管理来说，大多数单位或机构需要建立一套符合时代发展和单位实际情况的文书档案管理制度，保证文书档案管理工作的顺利开展。根据档案管理人员和使用人员提出的问题，制定具有针对性的规章制度，将管理人员和使用人员的新需求加入规章制度中，确保建立的管理制度具有完整性和可行性。对于单位领导人员来说，必须起到模范带头作用，从意识和行动出发，推动文书档案管理工作的开展，要求各个部门根据文书档案管理制度将文书档案管理工作落实到位[2]。对于文书档案管理人员来说，需要调整好工作态度，严格落实档案管理制度，及时发现和整理档案管理制度执行过程中存在的问题，找到解决的方案，提高文书档案管理工作效率。

2.2提高管理人员对文书档案管理的重视程度

    对于文书档案管理工作来说，单位领导人员必须改变传统观念，提高对办公室文书档案管理工作的重视程度，将文书档案管理工作的地位等同于其他工作，保证办公室工作的顺利开展。由于办公室文书档案管理的工作质量与管理人员的重视程度有关，在处理文书的过程中，由管理人员经手的每一份文件，都需要他们确认是否为归档文件，这对档案整理工作有着非常重要的意义。因此，管理人员必须高度重视文书档案管理工作，单位需要加大文书档案重要性的宣传，定期开展档案管理培训活动，不定期组织管理人员参与档案验收工作，从思想上加深管理人员对文书档案管理工作的重视[3]。

2.3提高文书档案管理的信息化水平

    由于文书档案是纸质文件，这些文件很容易受到环境因素的影响，需要引进先进的信息技术，改变传统的存放形式，避免潮湿空气对文件造成影响。改变传统的文书档案管理工作的方式，将文书档案和信息技术结合起来，建立一套完善的文书档案信息管理系统，将档案管理系统和OA系统连接起来，这种管理系统能够大幅度提高档案数据的准确度，减轻重复输入信息数据的工作量，在一定程度上降低了管理人员的劳动强度，减少人为因素对文书档案管理工作的影响；运用信息化管理系统对遗漏的文件内容进行补充，并起到一定的保护作用，保证不同年份的文书档案的完整性，同时也便于使用者快速查阅不同年份的档案，避免花费大量时间入库寻找[4]。文书档案管理信息化不仅能够有效保护文书档案原件，也能够实现信息共享，提高档案的利用率，最大限度发挥文书档案的价值。

2.4提高文书档案管理人员的专业水平

目前，大多数单位的文书档案管理人员的专业水平不够高，缺乏系统性的培训。而只有管理人员具备足够高的专业素养，才能确保文书档案管理工作得以顺利进行。在开展文书档案管理工作时，单位领导需要选用具有专业管理知识、较强责任意识的管理人员，此外，管理人员还需要掌握一定的信息技术，全面了解文书档案管理中信息技术的应用。单位需要积极引进优秀的专业人才，并定期开展培训活动，要求管理人员掌握文书档案管理要求的变化，提高文书档案管理人员的专业水平，确保这些管理人员满足单位文书档案管理的人才需求。例如，单位可以组织“走出去”的培训活动，选拔单位内优秀管理人才进行外部交流培训，使之掌握更多的先进管理知识，做到与时俱进，具有更强的档案管理能力。

结束语：

综上所述，文书档案管理作为办公室工作的重要环节，直接影响到办公室工作的整体效率。在实际的文书档案管理过程中，文书档案管理效率很容易受到人为因素、环境因素等方面的影响，必须提高管理人员的专业水平，建立健全管理制度，引进先进的信息技术，从而提高文书档案管理水平，保证办公室工作的顺利开展。

参考文献：

[1]陆心缘. 办公室文书档案规范化管理[J]. 现代企业文化,2022,(16):22-24.

[2]王伶凤. 信息社会背景下办公室文书档案管理工作创新[J]. 黑龙江档案,2022,(01):75-77.

[3]关欣. 办公室文书档案收集与归档工作研究[J]. 黑龙江档案,2021,(04):112-113.

[4]杨扬. 基于医院办公室文书档案管理信息化建议[J]. 黑龙江档案,2021,(02):164-165.