大数据背景下电子档案管理研究

大数据背景下电子档案管理研究

李晨旭

中冶北方工程技术有限公司  辽宁省大连市  116699

摘要：本文以创新电子档案管理理念作为研究出发点，提出了创新电子档案资源体系、利用体系和安全体系等三个层面优化大数据背景下电子档案管理的路径。通过本文的研究为完善大数据背景下电子档案管理提供有益建议。

关键词：电子档案；理念；服务；安全

1.创新电子档案管理理念

目前，部分档案管理者缺乏先进的档案管理理念，不能适应时代发展的要求，最为典型的表现是：部分档案管理者片面地认为电子档案管理就是存储和收集有关资料，不重视发挥电子档案的服务价值，导致电子档案管理工作的价值得不到充分发挥。为此，档案管理者需创新电子档案管理理念：第一，档案管理部门要优化档案管理者的思路，使其认识大数据时代实施电子档案管理的重要价值，为创新电子档案管理工作奠定坚实的思想基础；第二，档案管理部门要高度重视并积极应用大数据技术实施电子档案管理，将大数据技术用到具体事务中，保证大数据技术被科学应用；第三，档案管理部门要不断提高电子档案管理工作的信息化程度，确保电子档案管理工作实现健康、可持续发展的目标。

2.创新电子档案资源体系

2.1转变电子档案资源采集方式

首先，主动抓取网络资源。网络资源更新迅速，数量庞大，很多信息一闪即过，可能需花大气力才能找回。因此，档案管理部门应主动承担职责，以电子数据捕手的身份主动收集电子档案信息，及时将网络重要信息资源归档，实现对网络资源的主动抓取；其次，用户实时推送归档。在大数据时代，档案管理部门不需要等党政机关部门在处理完全年的文件材料后再一起归档，可随时利用内部档案管理平台系统把目前已办完的文件材料通过平台及时推送，档案管理者可按文件内容和机构实行分类预归档保存，在确认不再出现新文件材料后，可进行最终归档工作。通过实时推送的方式采集电子档案，可有效降低因日积月累存放资料导致资料丢失的风险，确保电子档案归档质量。

2.2科学整合电子档案资源

首先，遵循“存量数字化，增量电子化”原则。将传统载体档案快速实现数字化，特别是一些纸质档案，利用时可查阅电子档案，尽可能地延长纸质档案保存时间；另外，要以原生电子文件形式接收、归档进馆档案，多收集网页、数据库、多媒体等形式的档案资料，确保电子档案的完整性、真实性和可用性；其次，优化资源结构。实现档案管理部门内部系统间的互联，与图书馆、文化馆等有关学科间的互助，与数据开发商、网络商的互通；最后，档案管理部门也可通过云计算技术，运用互联网计算方式，整合全国档案资源，构建“中国档案云”，切实体现档案资源集聚效应。

3.创新电子档案利用体系

3.1创新电子档案服务理念

首先，人性化服务理念。在电子档案服务过程中秉承“以人为本”的理念，树立“用户第一”的思想，为用户提供优质电子档案信息服务，服务态度良好，放低自己的身价，以服务生的姿态面向广大用户，为其提供耐心、热心、专心、细心的服务，特别是一些基层档案管理部门经常为群众服务，要在提供电子档案信息服务的过程中耐心倾听其利用诉求，为其提供周到、热情的服务；其次，个性化服务理念。主要是指为针对用户不同需求为其提供精确匹配的服务。用户在大数据时代对电子档案信息的需求发生很大的变化，对电子档案个性化服务要求不断提高，希望能获得不受时空限制的、方便快捷的服务，因此，档案管理部门应广泛收集、分析和追踪用户的利用方式、行为和需求，对其需求内容进行预测，通过定制、参考的方式为用户推送个性化服务模式；再次，知识化服务理念。主要是指在网络环境下的一种开放式服务，是电子档案服务未来发展的方向和趋势。电子档案知识服务体系的核心是档案资料，以知识管理理念为指导，紧紧依托大数据技术，深入挖掘电子档案知识，实现对电子档案知识的创新和应用，从而完成知识加工与整合、知识交流与共享、知识检索与提供的一体化电子档案服务新模式。

3.2拓宽档案服务途径

首先，远程服务。远程服务主要是指借助通信方式达到异地人工实时服务的方式。实行电子档案信息远程服务的基础是数字化信息资源，借助科技，运用电子邮件、网站或实时交互等方式，给用户提供远程电子档案信息服务和咨询。档案管理部门应充分发挥网络优势，借助信息技术积极构建内容全面、检索快捷的远程档案服务利用平台，更好地发挥电子档案的利用价值；其次，微服务。主要是以微信、微博等作为载体对信息进行即时传播的档案利用形式。档案管理部门可借助微信、微博传送服务项目和传递电子档案，为公众提供快捷的电子档案利用渠道，拓展电子档案服务范围，缩短电子档案和公众间的距离，提高电子档案利用率，达到信息共享、互动交流、强化协作的目的，更好地为公众提供电子档案信息服务；最后，云服务。主要是指利用网络开展易扩展、按需获取的档案服务，其依赖于互联网提供的虚拟化的、易扩展的资源。档案云服务的基础是云计算技术，通过云存储资源把分散的信息利用云平台构建成服务云，利用云平台进行电子档案信息共享的一种服务模式。

4.创新电子档案安全体系

4.1物理防护

首先，强化档案馆安全建设。建设档案馆应严格落实标准设计、科学选址原则，设计前应评估选址区域，坚决避开多发自然灾害的危险地段，如多发洪涝区、地震带、山区等。档案馆建设要做到面积达标、质量可靠、功能齐全、设施完善、服务便捷、安全保密、环保节能，以保障电子档案安全；其次，改善电子档案保护、保管条件。在新建、改造或扩建档案馆时，应严格根据标准和规范进行建设，选用先进的材料、安全技术，在档案馆安装自动灭火装置、自动报警装置、视频监控、自控温湿度系统等，符合档案馆安全测评要求，提高防灾安全等级，定期更新和维护电子档案保护、保管专用设备设施，定期检查电子档案，对安全隐患做到及时发现、立即排除，确保电子档案保管安全。

4.2技术防御

首先，构建安全保密防护体系。严格审查进馆接收的电子档案，从源头上对电子档案的内容和存储载体进行严格把关；严格检验存储电子档案的计算机、应用系统、网络等的安全等级，保证长期存储电子档案的安全性；严格审查共享电子档案，严格防范在传输电子档案过程中出现泄密，确保电子档案用户个人隐私安全；其次，重要电子档案实行异质、异地备份保管。档案安全受到来自主观和客观两方面因素的威胁，主观方面主要是指制成电子档案的材料随着环境与时间的变化质量易老化；客观方面主要是指人的行为和多发自然灾害等因素会对电子档案安全造成威胁。为确保电子档案长期可读和安全存储，应对电子档案进行实时备份，从而减少电子档案安全隐患。在大数据

时代，可通过异质、异地备份的方式双重保障电子档案的真实性和安全性，防止电子档案遭受破坏。

4.3人防战略

首先，健全电子档案安全责任制，由一把手负总责，全面负责电子档案安全工作，根据工作分工，细化责任到每个科室、每个人员头上，特别要严格要求信息化有关科室，牢固树立电子档案安全意识；其次，档案管理部门应高度重视电子档案应急管理工作，把其作为电子档案安全管理头等大事来抓，组建由部门负责人为组长的电子档案安全专项工作领导小组，带领所有档案管理者大胆预测、深入研究、小心分析电子档案管理中易出现的安全风险和可能发生的安全纰漏，并作出结论，然后依据结论制订电子档案应急管理制度，对电子档案应急管理工作提供指导；最后，强化对大数据时代电子档案信息安全的管理，健全电子档案信息安全审计制度、共享制度以及机密信息保护制度等，通过制度有效防范电子档案安全风险。

参考文献：

[1]战忠军.大数据时代市场监督管理局12315电子档案管理创新研究[J].魅力中国,2021(04).

[2]马楠.企业人事档案电子信息化管理的途径探讨[J].智库时代,2021(17).