企业档案馆管理创新工作

企业档案馆管理创新工作

卜琼

中建铁投路桥有限公司山东分公司  山东省  济南市  250102

摘要：在现代企业中，档案管理工作在为企业制定合适的规章制度，为企业的发展提供各种有用的资源信息等方面起着重要的作用。档案管理是国有企业工作的重要组成部分。档案管理水平不仅关系到国企行政管理效能，而且对于促进重大项目实施、推动国有企业深化转型、加快行业政策更新有重要的意义。因此本文从知识管理和档案管理模式的融合入手，对于如何在知识管理的基础上发展企业档案管理模式作了探讨和分析。

关键词：档案管理；现状；创新措施

引言

借助创新现代化工作形式可以优化档案管理工作的路径，对具体的实施方式进行详尽的规划，这对于提升其企业内控工作质量有着极大的益处。创新档案管理的工作形式，同时扩大工作范围，对企业未来发展有较大的促进作用。因此，中小企业应创新革新工作形式，积极运用信息化技术的分析与处理工作模式，大力提升管理人员的职业素质，建设专业团队，提升档案管理工作的专业性。

1 档案管理内容

企业档案管理工作的主要内容为收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。收集工作是按规定接收企业各部门需要保存的原始文件，要求所收到的原始文件完整、真实、清楚，并且其纸张、字迹、格式等严格按照企业的规定完成。整理工作的主要内容是对纸质文件进行整理，要求对文件进行分类、组合、排列、编号，然后进行基本编目。实物文件要求根据其来源、时间、类型等进行分类，要做到分类合适、目录清楚、摆放整齐。保管工作的主要内容是在档案库房对档案排架或档案柜上的档案进行保管，并办理相应的调入和借出手续，定期检查档案资料是否完整，要求装文件的档案纸盒、档案排架或档案柜符合要求，档案库房的环境符合存档要求，调入和借出手续完整。鉴定工作的主要内容为检测档案的有用程度，并根据其有用程度设定档案的保管期限，对过了保管期限的文件进行销毁，并对其进行登记记录，要求有相应的鉴定手续及要求，有相应的销毁手续及登记记录本。统计工作的主要内容是了解档案管理工作的现状并制作相应的统计报表，对数据进行分析，掌握档案管理工作的现状，要求统计报表的内容具有及时性和准确性。提供利用工作的主要内容为档案资料的查阅、复印和借出，要求有符合要求的查阅、复印、借出手续。

2 企业档案管理问题

2.1 管理模式陈旧

在传统的企业档案管理观念中，更多将发展的重点放在了如何达成更高效、更高质量的管理目标上。在一定程度上缺失了对档案管理人员的管理工作的重视。可能导致工作人员对实际工作的认真程度、积极性下降，仅能做到按部就班地完成既定的工作内容，缺乏对档案管理的个人思考与创新工作能力。企业内部开展的传统档案管理制度中，对于档案管理领导者的选拔工作，也可能存在一定的问题。

2.2 实物档案保存不到位

有些企业重视对档案资料中纸质文件的保存，但是对实物档案却不够重视，没有设置专门的实物档案存放点，更没有对实物档案进行分类、排放、编号、编制总目录，没有提供相应的实物档案保管技术指导，实物档案存放点的安全性也没有检查是否达标。有的企业只有极少的实物档案，没有每年按规定和要求对实物档案进行收集、管理。实物档案是企业工作和活动的一部分，反映着一个企业的工作水平以及获得的成绩，一旦丢失，难以找回。

2.3 专业技术人才配置滞后

不少国企虽然重视信息化档案人才的引进，但是难以构建专兼职配合的档案管理队伍，使得难得的创新型技术人才被现行档案管理团队整体水平束缚了手脚。解决人才配置不均衡的问题，积极组建具有丰富经验和创新能力的档案管理团队，大力提高现有档案管理人员工作的积极性迫在眉睫。国企还应当尝试优化档案管理人才的引进方式，不断提高档案技术人才的专业性，重视完善相关的培训机制，推动国企档案管理工作队伍素养不断提升。

3 企业档案管理优化策略

3.1 加强档案管理制度建设

首先，明确国企档案管理改革的重点，针对当前档案管理工作的漏洞出台相关的管理制度，以制度化的方式保证国企档案管理改革的有序进行，切实约束各方面不断提高档案操作实效性，提升日常档案信息运转的效率。其次，加强档案管理标准的建设，依托《档案法》和上级部门的要求出台具有行业特征的国企档案管理标准，满足新时代档案数据信息管理的现实需要，为国企档案管理信息化奠定良好的基础。第三，加强新型档案管理制度标准的推广以及档案管理规范化的宣传，切实提高档案管理信息化改革的监督水平，认真督促各方面严格落实责任制度，严肃档案信息的使用纪律，有效防止档案管理和使用不规范带来的隐患。加强国企档案管理制度建设还要具有前瞻性，参考国际国内先进标准，保持标准制度的适配性和前沿性，基于国企档案管理技术升级需要调整相关制度，从而促使国企档案管理改革的不断进步，直至满足国企档案运转的需要。

3.2 改进工作模式

企业的档案管理工作应在时代发展背景下，对管理制度与工作模式做出改进。积极提升对信息化技术的应用能力，改变传统的管理工作方式。正式步入管理信息化新阶段后，借助信息化工具和技术，能够整合企业内部各项信息数据，达成管理目标的效率大大提升。档案管理工作在大数据技术的支持下，可以更详细地了解企业在各项活动、管理方面的工作情况，让收集到的相关信息能够切实企业各项管理状况。也能在面对不同情况和特殊需求时，给出更有价值的工作管理方案，作为中小型企业，更应重视本企业的档案管理工作，规范档案管理，夯实管理基础。档案信息资源为企业在经营、社会活动等方面建立了有效的风险防范基础和间接的利用信用体系，可以提高中小企业档案管理的准确性。

3.3 加大管理工作人员培训力度

企业应每年为档案管理工作人员提供有针对性的档案管理知识培训。通过培训，首先使档案管理工作人员了解自身工作对企业发展的重要性和意义，增强其职业自豪感、责任感，提高其工作积极性。其次，由于档案资料对企业发展的重要性，档案管理工作人员应保障档案的完整性和安全性，并对档案资料的内容进行保密。再次，档案管理工作人员应跟上企业的发展步伐，了解档案管理技术的发展，通过参加培训和自学等多种方式不断学习档案管理知识，将档案管理工作做得更好。最后，档案管理工作人员应在工作岗位中做到不怕烦琐，不记功名，默默无闻，无私奉献。做好先进人才队伍建设工作还能强化档案管理部门与其他部门间的联系，对提升管理部门工作效率起到了积极作用。

4 结束语

综上所述，做好档案管理工作，既可以帮助管理者了解企业的现状，又可以为制定企业今后的发展计划提供准确的数据资料参考，还可以总结经验，使企业少走弯路，加快企业的发展步伐。因此，需要提高企业对档案管理工作的重视程度，加强档案管理水平，加强对档案管理工作人员的业务培训，重视对实物档案的保存和利用，做好档案管理工作，以推动企业的快速发展。

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