基于信息化的财政档案管理创新研究

基于信息化的财政档案管理创新研究

李洁

承德市双桥区财政局，河北 承德 067000

摘要：财政档案的管理工作一方面包含了对外向需求各方提供足量的财政档案信息，另一方面包含了对内向各单位与部门涉及的财政信息进行收集整理称财政档案。但是工作内容增多、优惠政策加大，更多的直接关系到财政档案管理的工作内容，使得财政档案管理系统的运行逐渐变得困难，这一困难既包含信息收集整理的困难，也包含调取信息、供给信息的困难。文章提出了财政档案管理信息化所面临的难题，并在这样的背景下提出了几点关于财政档案信息化管理的思考。

关键词：信息化、财政档案管理

一、推行财政档案管理信息化创新发展的意义

从定义上看，财政档案管理工作是通过加大财政档案信息的提供，对各种文书、财务和实物进行收集整理，以服务于财政工作为目的而进行的，属于信息服务的工作范畴。在这一定义下，财政档案的管理工作一方面包含了对外向需求各方提供足量的财政档案信息，另一方面包含了对内向各单位与部门涉及的财政信息进行收集整理，这一输入和输出的过程最终的目的都在于为政府的财政工作提供信息服务。因此，推进财政档案信息管理工作的高效与高质量，使财政档案管理走向信息化服务的趋势是势不可挡的。

政府工作内容精细化、多元化是当前财政档案管理工作面临的一大难题。工作内容增多、优惠政策加大，直接关系到财政档案管理的工作内容，使得财政档案管理系统的运行逐渐变得困难，这一困难既包含信息收集整理的困难，也包含调取信息、供给信息的困难。比如在面对诸多的政府采购项目时，财政档案管理要思考信息的层级关系，理清应当将其归于哪一类哪一级；思考信息的重复关系，对于一个信息同属于几个大类、几个大项的情况应当如何收集整理；思考信息的连续性问题，即一条信息可能与历史信息相联结，在这样的情况下又当如何归类整理，反之，收集整理工作的复杂性，也从侧面说明了财政档案信息供给的复杂性。

当前信息化、智能化技术的发展为财政档案管理信息化发展提供了可能，这一可能大致可以分为性能更加充足的信息化设备，以及更加智能化、轻便化的财政档案信息管理系统，当然也不能忽视专业人才在其中发挥的作用。所谓信息化最终都是依靠计算机的信息处理技术进行，对已经形成的财政档案信息进行记录，通过对各业务环节的管控，实现各部门各岗位的高效联动，为了统一管理，大家都必须遵守已经形成的流程和规则。信息化技术带来的可能就是对计算机及其信息处理技术进行更新升级，对既有的、固化后的流程与规则进行优化并重新加以结构。

二、财政档案管理信息化创新需要解决的问题

2.1 新技术与旧的工作方式之间的矛盾

新技术、新设备的出现意味着旧的工作方式急需转变。在传统模式下，财政档案的信息管理工作主要交由具有一定阅历和资历的职员负责，在处理财政档案信息管理的时候熟悉业务流程，因此往往能够完成财政档案信息的收集整理与信息分发的工作。但在信息化环境中，新技术、新设备的更新升级，旧的工作方式方法已不适用当前形势下档案管理工作，二者的矛盾是难以高效推行财政档案管理信息化的重要因素。

2.2 多重因素阻碍信息化设备普及

与旧的工作方式所对应的则是硬件设施的落后。财政档案信息管理工具落后的原因是多重因素共同影响下的结果，采购预算难以匹配高额的信息化设备的价格；财政档案信息管理设计诸多保密信息，轻易更换系统易产生信息泄露风险，因此寻找有资质、有能力、信得过的企业是一件困难的事情。除了信息化设备的普及以外，财政部门还不得不计算更换设备与系统所耗费的时间成本，从纸质档案转到电子档案，从电子档案转到更加高效的信息化档案，其更新替换的过程不是一蹴而就的，除了工程本身还要考虑工作人员的适应程度，倘若无法适应，那就是竹篮打水一场空了。

三、财政局档案管理信息化的创新途径分析

信息化的财政档案管理不仅意味着财政档案信息化，也包含工作流程、工作内容、工作人员的信息化，只有将制度、内容、人才的信息化同财政档案的信息化同频共振，才能高效地推进后者信息化的进程。

3.1  工作流程信息化的讨论

对工作流程的统筹规划是财政档案管理工作能否有序开展的程序保障。信息化条件下，传统的纸质档案朝着电子档案发展，电脑与工作人员相互配合完成最终的财政档案管理工作。对工作流程的统筹规划包含工作人员与财政档案信息系统的配合流程，即工作人员如何通过这一系统完成财政档案的信息管理工作；包含工作人员与各单位各部门的配合流程，即工作人员如何通过这以系统从各单位各部门收集财政档案信息；包含各单位各部门与财政档案信息系统的配节流程，即各单位各部门如何通过这一系统获取自己需要的财政档案信息。

3.2  工作内容信息化的讨论

对工作内容的统筹规划是财政档案信息全面精准的重要保障。财政档案信息信息管理工作往往与各类票据、合同、图片、影像等相伴，如何将这些内容信息化、数据化是财政档案信息管理工作的重要问题，同时也不得不思考信息化后的内容如何整理归类，正如前文所提到的：财政档案管理要思考信息的层级关系，理清应当将其归于哪一类哪一级；思考信息的重复关系，对于一个信息同属于几个大类、几个大项的情况应当如何收集整理；思考信息的连续性问题，即一条信息可能与历史信息相联结。对这些难题进行统筹规划是财政管理信息化的必要流程，也是财政档案管理工作中的主要内容。

3.3  工作人员信息化的讨论

对工作人员进行统筹规划是财政档案管理工作的基本人才保障。工作人员信息化既包含对工作人员的职能职权、工作内容的信息化管理，也包含工作人员掌握信息化设备、信息化系统的过程。在这样的模式下，主管部门要重新审视职能职权是否有冲突、工作内容是否有重复，哪些可以删减，哪些做得还不够充分，避免工作人员之间的碰撞。重视信息化人才的培养，鼓励选调一批优秀的、有潜力的工作人员参与信息化设备使用的培训；同时也要纳入一批具有相关职业素养、技能素养的新型人才，为财政档案信息化管理的普及储备人才。

四、结论

综上所述，在财政档案信息化管理中，主导部门要面临一边是旧的工作方式在处理财政档案信息管理的时候主要交由具有一定阅历和资历的职员负责完成财政档案信息的收集整理与信息分发的工作，但在信息化环境中，新技术、新设备的更新升级，旧的工作方式方法已不适用当前形势下档案管理工作。一边要面临资金不足、制度限制、人才不足等诸多因素阻碍新设备、新系统引进的难题。因此，主导部门在推进财政档案信息化管理中，要做到统筹规划，信息化的财政档案管理不仅意味着财政档案信息化，也包含工作流程、工作内容、工作人员的信息化，只有将制度、内容、人才的信息化同财政档案的信息化同频共振，才能高效地推进财政档案管理信息化的创新进程。

参考文献：

[1] 朱海仙.基于信息化的财政档案管理创新研究[J] 科技创新导报2020（06）