事业单位行政档案密级分类及安全管理研究

事业单位行政档案密级分类及安全管理研究

单于培

衡东县群众文化艺术创作中心   湖南衡东   421400

摘要：事业单位行政档案存在密级管理的问题，针对不同的保密等级以及保密要求，需要对档案进行密级分类，并做好档案日常管理，确保各种不同密级档案能够在传阅和使用时不被泄露。为此，事业单位应加强档案安全管理工作，并通过制定管理机制、建设基础设施、安排专人管理、控制传阅范围、优化使用流程来确保档案信息的安全。

关键词：事业单位；行政档案；密级分类；安全管理

    事业单位行政档案是事业单位在运转过程中所形成的一系列行政材料，包括人事信息、技术材料、制度方案、规划设计、监察管理等方面的档案。事业单位的行政档案有着不同的保密要求，有的档案信息及资料可以对外公开，不需要进行保密管理，但是有很多行政档案需要进行保密管理，只是保密程度及管理要求不同，做好保密管理是保障相关信息安全的必由之路。

一、事业单位行政档案密级分类

    基于事业单位档案管理管理要求来看，行政档案密级分为内部、秘密、机密和绝密四种，这四种保密等级逐级上升，具体保密要求如下。

（一）内部

    “内部”密级是保密等级中最低的一级，大多事业单位行政档案密级标注为“内部”，其适用于内部有关人员使用，可以在内部进行传阅，但是由于仍然涉及到一些机密信息，或者是未经确定的信息，所以不能对外公开。内部行政档案的管理较为简单，比如其可以在单位内部传阅，传阅的时间也相对宽松一些，很多“内部”档案的保密期较短，特别是一些制度方案公布之后，则可以视情况进行解密。

（二）秘密

    “秘密”等级相比“内部”等级要高，标注“秘密”的行政档案属于保密内部的一部分，这些内容往往涉及到一些关键信息，如果将这些信息泄露出去的话，可能使得党和国家遭受一定的损失。特别是除了在内部传阅之外，“秘密”档案的传阅范围更窄一些，大多是由事业单位领导级别或者是专门负责人来进行传阅。“秘密”档案的保密期往往也比“内部”档案要长一些。

（三）机密

    “机密”的密级等级更高一些，相比“秘密”等级来说，其所需要保密的范围更广，所能接触到、阅读到的人更少，而且保密期往往更长一些。可以说，“机密”文件是非常重要的保密内容，这些信息往往关乎党和国家的根本利益，在确定为“秘密”密级之后，这些档案材料就必须在一定时期内、一定范围内进行严格的管理，以达到保密的效果，这些信息一旦泄露的话，可能会带来较为严重的损失。

（四）绝密

    “绝密”属于最高密级，“绝密”档案的管理十分严格，一般人接触不到“绝密”档案，而且，事业单位内部的“绝密”等级档案数量较少，除非一些涉及到国家安全、单位内部专利及核心技术等方面的档案信息。“绝密”档案的管理最为严格，其往往需要在较长时期内保持“绝密”的状态，而且解密的过程较为复杂，需要经过层层审批。如果“绝密”档案泄露，则会给党和国家带来非常大的危害。

二、事业单位行政档案保密及安全管理策略

（一）制定管理机制，提高保密意识

事业单位行政档案保密和安全管理过程中，有必要制定管理机制，并通过相应的教育培训来提高内部人员的保密意识，从而确保相关的行政档案信息能够得到安全管理，不被泄露。在制定管理机制时，一方面要按照国家及上级主管单位的要求来制定，一方面要结合事业单位的实际情况来制定。在事业单位日常管理过程中，就应该加强内部人员的培训，促使其提高警惕，保障行政档案信息的安全。

（二）建设基础设施，安排专人管理

在事业单位进行行政档案管理时，有必要建设专门的档案室，并配备档案盒、档案袋，做好档案的分类、分级管理工作，加强安全管理。还可以在档案室内部安装摄像头，对于密级较高的行政档案采取更为保险的管理方式，比如在管理柜上加设密码锁等。要安排专人对行政档案，特别是要安排可靠人员对保密档案进行管理，明确相关人员的管理权限。比如普通管理员的权限并不包括对保密文件的管理，只有专门设置的保密文件管理员以及档案管理部门的负责人有相应的管理权限。与此同时，还有必要采取一定的监督管理措施，由监管部门及人员做好档案管理工作的监督管理。

（三）基于密级分类，控制传阅范围

在事业单位行政档案管理过程中，有必要做好严格的密级分类及管理工作。对于保密的档案文件要严格控制传阅范围，不允许私自复印、在外传播，更不允许在互联网中传播，比如不能拍照发给他人，也不能利用微信、QQ、邮箱等方式进行传输。需要走线上传输的话，需要利用内部网络、内部线路，这些网络线路都经过加密，并由专门的机器设备进行接收，所应用的是政府部门内部服务器，不会出现信息外泄的情况。另外，在传阅期应该有专人负责监督，并确保相关文件的回收。

（四）及时调整密级，优化使用流程

事业单位要严格控制不同密级档案的安全管理年限，直到确定可以解密、降低密级之后，才进行相应的安全管理模式调整。与此同时，也要及时了解相关信息，对行政档案的密级进行调整。在调整档案密级时，一方面可以直接根据上级要求来进行调整，一方面可以通过内部讨论、提交申请来进行调整。另外，要优化行政档案的使用流程，特别是在管理密级档案时，要形成完善的管理流程，想要传阅、借阅、查阅相关档案，必须有一定的批准手续，并且要记录在案。

三、总结

    综上所述，在事业单位行政档案管理过程中，要注重对保密文件的安全管理工作，为此事业单位应设立专业的管理机构，并安排专门的管理人员，同时，管理人员需要了解不同密级的管理要求，遵循相应制度的要求，做好流程管理，严格控制传阅范围，做好记录工作，保障信息安全。

参考文献：

[1]杨爽.国有企业档案保密工作实践分析[J].办公室业务,2022(12):114-115.

[2]刘艾琳,朱杰.浅谈如何做好档案保密管理与利用工作[J].大陆桥视野,2022(05):115-116.

[3]格桑卓玛.互联网时代文书档案的保密与销毁[J].黑龙江档案,2021(04):66-67.

[4]赵延红,邢磊.档案信息保密的重要性研究[J].兰台内外,2021(17):82-84.

[5]刘葭.如何做好国有企业密级档案的管理工作[J].陕西档案,2020(06):50-51.

[6]王青.浅谈对于档案保密工作的思考[J].办公室业务,2020(20):154-155.

作者简介：单于培（1993-），女（汉族），湖南衡东，衡东县群众文化艺术创作中心（工作单位），本科学历，学士学位，主要从事政策法规、办公室相关工作。