国有企业档案管理科学化的重要性与实践路径研究

国有企业档案管理科学化的重要性与实践路径研究

李玢玢

长沙城投基础设施建设项目管理有限公司  湖南长沙  410000

摘要：无论是从理论还是从实践的角度来讲，国有企业档案管理科学化都是非常重要，可推动本企业创新发展。但事实上，因认识不足或方法选用不当等，导致某些国有企业档案管理科学化水平较低。以下本文将着重分析国有企业档案管理科学化的重要性，进而探究可行性的实践路径，希望能够给相关人士带来新启示。

关键词：国有企业；档案管理；科学化；重要性；实践路径；

引言：

档案管理在企业运行中是一项基础性、支撑性的工作，对企业良性发展起到至关重要的作用。在科学技术不断发展的背景下，国有企业档案管理面临新挑战和新困难，这就需要管理人员准确把握档案管理新方向，即科学化，探究有效措施，解决问题，不断提高档案管理科学化水平。

一、国有企业档案管理科学化的重要性

随着新修订《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》的实施，对国有企业档案管理提出新要求，这使得坚持传统管理观念所落实的档案管理工作逐渐暴露出这样或那样的问题，未能充分发挥作用，国有企业难以灵活应用档案信息来解决各方面问题，更好发展。以新时代为背景，按照以上政策文件要求，推行科学化档案管理，可以依托科学技术，搭建管理平台，获取有价值的档案信息，并且予以整理、分类、归档及存储，丰富档案资源，；可以根据国有企业运作及发展需要而深度开发档案资源，提高档案资源的利用率，创造更高的价值，促使国有企业更好地服务于社会和国家[1]。另外，推行科学化档案管理，还能按照相关法律法规的要求，甄别档案信息，挖掘对本企业有用的档案信息，比如资产信息、人事信息、专利信息等等，予以有效保存，避免档案信息丢失，可为国有企业制定战略决策、转型升级或创新发展提供参考依据，助力国有企业持续健康的发展。

二、国有企业档案管理科学化推进情况

（一）管理观念陈旧

深入了解国有企业档案管理工作实施情况，其科学化水平不高。究其原因，与管理观念陈旧有直接的关系。某些国有企业领导及管理层并没有正确认识到档案管理的重要性，更没有顺应时代发展潮流，明确新《档案法》对档案管理提出的新要求，依旧按照以往的管理思想，运用粗放式管理模式，导致档案管理仅侧重于档案信息收集、整理、分类、归档及保存等，未能深度开发和利用档案资源，提高档案服务水平[2]。

（二）管理制度不完善

国有企业档案管理科学化实践需要有配套的制度体系的支持，能够切实有效地约束和规范该项管理工作，以便避免管理不到位、管理不合理等情况发生，直接影响管理效益。但事实上，某些国有企业档案管理科学化推进的过程中，未能同步更新档案管理制度，依旧沿用以往的制度，导致制度内容与档案管理实际情况不相符，无法真正发挥约束作用、规范作用、指导作用，导致档案管理执行的过程中可能受人为因素、设施因素等方面影响，未能充分发挥作用，获取有价值的档案信息或者造成档案信息丢失，降低档案资源的应用价值、参考价值。

（三）信息化水平较低

而对国有企业档案管理实践情况予以分析，目前诸多国有企业档案管理依旧局限于特定部门，并没有打破部门之间的壁垒，协调合作，推进信息化建设，难以构建适合本企业应用的档案管理平台，为科学合理地落实各项档案管理提供帮助，导致档案管理一层不变，难以创造较高的管理效益，在一定程度上阻碍国有企业发展步伐[3]。

（四）档案安全问题

国有企业档案管理的过程中还可能发生安全问题，包括纸质档案损坏或者电子档案丢失。纸质档案损毁或丢失，主要是相关管理人员在执行档案管理的过程中，未能严格按照工作制度要求，深入分析纸质档案保存、保密的影响因素，未能有针对性地管控档案收集、分类、保存、保密等方面，容易受人为因素、环境因素、设备因素等影响而造成档案损毁，致使重要信息丢失。构建信息化系统，将部分纸质档案转化为电子档案，对其管理更便捷、更高效，但也可能因系统遭受黑客攻击、病毒入侵、木马入侵等，导致档案信息被篡改或盗用。

三、强化国有企业档案管理科学化的实践路径

（一）提高认识，更新管理理念

对于国有企业而言，档案管理是非常重要的组成部分之一，真正发挥其作用，可以为本企业创造发展机会，更好发展。但要想真正做到这一点，就需要进一步强化科学化档案管理。国有企业方面加大档案管理宣传力度，包括相关法律、相关政策文件、管理内容等方面的宣传，促使企业全体员工能够正确认识档案管理，尤其是管理人员要正确认识到档案管理科学化的重要性[4]。在此基础上，为了能够使管理人员转变思想，调整档案管理，提高其科学化水平，需要组织他们参加各种交流活动，在交流学习的过程中掌握新理论、新思想、新方法，使之从传统管理观念中摆脱出来，树立与时俱进的管理理念，进而以新时代为背景，从不同角度、不同层次理解档案管理科学化，进而探究档案管理改革之路。

（二）完善制度，落实管理职责

制度问题未能有效解决，将难以提高档案管理科学化水平。因此，国有企业档案管理部门负责人应当正视制度问题，思考以往所实施的管理制度存在的不足或漏洞，同时深入学习新修订《档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》内容，结合档案管理科学化需要，科学合理地构建档案管理制度，明确管理标准、管理范围、管理方式、注意事项等，以便其能够充分发挥约束作用和规范作用，促使档案收集、档案开发、档案应用等方面工作都能科学合理地实施。又因为档案管理科学合理的落实需要始终管理人员，端正态度，认真负责地行动，因此还应制定责任制，明确档案管理职责，并且将其落到每个管理人员的头上，使之能够在职业约束下运用科学方法或科学手段执行档案管理。

（三）创新技术，科学落实工作

档案管理科学化落实，需要在日常工作的过程中注意运用科学技术或者科学方法。因此，国有企业档案管理部门应当准确把握未来发展方向，对比分析档案管理工作存在的不足之处，积极引用科学技术，比如人工智能技术、传感技术、大数据技术等，搭建档案管理平台，智能化收集、整理、分类及归档档案信息；通过智能化分析不同用户群体的实际需求，有针对性地开发档案资源，满足实际需要[5]。

（四）强化意识，保障档案安全

对于国有企业而言，科学化的档案管理还要保证档案资源安全，避免被恶意盗用或篡改，造成不良估量的后果。为了能够切实有效地解决档案安全问题，管理人员应当深入学习《档案法》、《保密法》等法律法规；学习按照国家档案局制定的相关文件等，强化安全意识，科学合理地规划并且有效落实档案安全管理。一方面要对纸质档案进行统一收集、坚定、保存及保管，禁止员工随意进入档案室，保证档案资源安全；另一方面则是积极引用防火墙技术、密钥技术等安全防护技术，提高档案管理信息化系统的安全防护等级，设置好档案信息查看权限，保障电子档案的安全。

结束语：

伴随着新修订《档案法》的实施，档案管理要求更为严格，相关的约束性因素增多。此种情况下国有企业需要进一步提高档案管理科学化水平，比如科学收集与归档档案信息；合理开发档案资源；多元化应用档案资源等等，使之能够创造更大的价值。为此，应当通过更新管理理念、完善管理制度、创新科学技术等做法，推动档案管理科学化。

参考文献：

[1]刘妍. 新时代国有企业档案管理工作转型与发展[J]. 办公室业务,2022(7):136-138.

[2]孙晓琳. 浅谈国有企业档案管理的创新策略[J]. 科技视界,2021(3):122-123.

[3]张莉莉. 国有企业档案管理效能提升策略探究[J]. 数码设计（上）,2021,10(4):200.

[4]杨婧. 新《档案法》背景下如何做好国有企业档案管理工作[J]. 办公室业务,2022(11):124-125.

[5] 刘畅通,王莹. 大数据时代国有企业档案管理发展的机遇和挑战[J]. 城建档案,2021(10):66-67.