高职院校教学秘书的工作困境与对策研究

高职院校教学秘书的工作困境与对策研究

周红艳

（湖北工业大学，湖北 武汉 430068）

摘要：教学秘书作为高职院校教学管理的桥梁，却面临一些尴尬的困境：教务工作琐事繁重、岗位认可度较低，发展渠道狭窄，职称和职务晋升两难。正确面对教学秘书工作中存在的问题，进而提出改善的对策，具有重要的理论价值和现实意义。

［关键词］ 职业倦怠；文化壁垒；教务管理

近年来，高职院校教育管理体系在合理二级学院构建、精确化岗位上已取得初步进展，但随着事务工作下移、管理权限部分下放，二级学院教学管理工作之以往更加复杂繁琐。教学秘书作为学校—学院—教师—学生沟通的桥梁，教学管理执行的枢纽，却面临一些尴尬的困境，其工作效率和工作成果直接影响二级学院教学管理效果，进而对高职院校整体教学成果产生影响。

一、教学秘书的岗位定位

教学秘书的岗位定位是否准确，直接影响着教学秘书工作的优劣和成败。教学秘书是指高等院校及其他各类学校中辅助领导实施教学管理、从事秘书工作的秘书。他们的主要职责是协助领导做好教学计划、组织、指挥、协调、控制、监督等工作，其岗位定位主要和教学有关教学秘书负责教学管理部门与二级学院的信息“中转”，教学秘书接受上级命令并协助二级学院领导执行，反馈执行成效至上级行政部门，与其进行信息的传达、处理、整合工作等。

二、教学秘书的工作困境及成因分析

伴随高等教育可持续改革的深入，教学秘书工作程序的繁琐程度有增无减，但学历、职称、职位晋升等满足自身利益的环境却弱化，这使得他们比一线教师面临更大的职业压力，明显地出现职业倦怠倾 向。以下将对教学秘书工作现状进行整理并分析其成因：

（一）、教务工作琐事繁重、压力大

教学秘书的工作主要由教务工作组成，涉及日常教学环节工作，上传下达要及时准确，下情上报要客观公正，整理各种档案材料管理，日常教学管理工作既实实在在又繁重复杂，不能出现遗漏和差错。再加上一些没有明确工作边界、难以界定主要负责人的业务，往往积压在教学秘书身上，加之日常师生间往来的咨询均需随时解答，提供指导服务，大量私人时间被占用。此外如果在日常工作的交流、沟通中遇到抵触、抱怨和不配合，甚至有时遭遇到严重的人际冲突时，他们的心理压力就会骤然变大。

（二）、岗位认可度较低，组织内部具有“歧视链”

目前高职院校高度重视师资队伍建设，吸纳具有博士学位的人才来充实教师队伍，使高校教师呈现出高学历化、高智商化和高能力化。但与此相比，学校对教学管理队伍建设则重视不够，特别对教学秘书重使用轻培养。教学秘书的文化程度为硕士、本科学历，有些是从其他系列岗位转岗而来，有些是从其他职业转变而来。教学秘书是一种服务师生的功能性岗位，对比专任教师的主体核心的定位，教学秘书的地位较为薄弱，在高职院校教职工梯队中处于低位。同时，由于工作性质多与传达落实等工作形式相关，工作成效不显著，教学秘书多难以获得服务对象的认可。

（三）、岗位发展渠道狭窄，职称和职务晋升两难

当下高职院校管理模式下，薪酬的分配多倾向于一线教师，鼓励一线教师攻读高层次学位，在同等条件下教学秘书待遇低于任课教师，许多教学秘书处于学历提升受阻。教学秘书缺乏满足科研和教学等基本条件的平台，职称和职务晋升两难的境地，导致他们感到前途渺茫，工作积极性锐减。对比有明确职业生涯发展规划的辅导员岗位，很少有针对教学秘书职业生涯发展的规范性文件或培养方案。对比同一高职院校的行政管理人员，在基层的教学秘书，受限于晋升名额的稀缺，职业发展步履维艰。教学秘书的职业生涯发展道路较为模糊，岗位晋升中难以体现多劳多得原则，工作过程中也少有物质或精神层面的激励。

三、教学秘书工作困境的调适策略

（一）教务工作信息化管理，形成教务管理智库。高职院校应加大教务管理经费投入，由教务处牵头，组织包括计算机、通信工程、教育等多领域的专家和教学秘书在内的教务管理人员，形成教务管理智库，不断更新教务管理系统的软硬件设施。教学秘书熟练地应用现代教务管理系统来实施管理，同时强化师生使用教务管理系统的学习与培训，切实把教学秘书从繁琐重复、低效往复的工作中解脱出来。

（二）完善社会支持，破除教职工队伍内的歧视。完善顶层设计，减少教师队伍中的认知对立。自上而下完善高职院校教职工内部结构的平衡，明确教学秘书队伍的职能是协助科研教学，而非服务。高职院校应合理安排教学秘书的职责范围和工作内容，更应明晰其和其他行政秘书、辅导员的职能界限，减少因分工不明而导致的责任推诿、工作拖延。关注教学秘书从业人员的心理健康发展，合理疏导教学秘书的工作态度，调动工作积极性。

1.通过定期开展校内外交流活动，让处于不同二级学院、不同管理理念和管理氛围、不同层级高职院校的教学秘书分享交流工作经验和管理心理，在实践和对话中寻求针对实际工作困难的解决方案或高效的工作方法。

2．组织专业的管理理论知识及技能培训，支持学历提升，鼓励参与教学改革。定期安排教务人员赴国内外优秀大学进行深造，寒暑假省培国培等培训项目、上级机关借调等培训方式，为他们提供实现职业生涯规划的各类机会和施展个人才华的平台，并予以一定的资金支持和时间支持。鼓励教学秘书学历提升，在职读博，广泛涉猎多学科知识，拓宽知识面，提高论文写作和科研工作的能力。

3.合理开放岗位互换，注重多岗位锻炼。探讨专任教师－教学的岗位互换的可能性：参考“辅导员－思政教师”岗位并行模式，对有教学意愿和教学能力的教学秘书开放岗位转化的渠道，让教学秘书在专任教师的岗位上进行体验锻炼，赋予未来转岗发展的机会，为教学秘书工作的多渠道发展提供保障。当教学秘书达到专业教师聘任条件，可通过申请、试讲、批复等人事调动程序，将符合转岗条件的教学秘书换为教师岗，同时意愿从事教务工作的教师也可以实现转教学秘书岗。

（三）、改善教学秘书职称评审和职位晋升环境

职称和职务晋升是教学秘书面临的最大问题，因此高职院校要通过体制创新妥善改善教学秘书关于职称和职位晋升等切身利益的管理环境。

1. 要进一步完善教学秘书队伍的考核制度，建立透明、公正、合理的绩效考核体系，营造和谐、进取的工作环境，以减少工作环境产生的压力源。健全激励机制，激发工作热情，采用多样化的激励措施，物质奖励和精神奖励并重，正负激励相结合（即奖惩结合），优秀教学秘书重点培养并充分授权。确定与教学秘书工作岗位相匹配的工资、级别待遇等制度。加大对基层教学秘书的配备力度，配足教学秘书的编制。
2. 教学秘书职称评审时有适当的政策倾斜，可以极大地调动他们自觉由非专业管理人员向专业管理人员变身，为他们成为高职院校“管理专家”提供专业化发展空间。对优秀的教学秘书，在职务晋升上给予考虑。

四、结语

教学秘书是教学管理组织和教学管理环节的重要中枢。高职院校应关注教学秘书岗位的独特性，创新管理模式，着力推进制度建设，赋予该多样的晋升渠道，以防职业倦怠对教学运行环节造成影响，形成恶性循环。通过学历提升、职称职务晋升等多样激励手段，建立科学有效的激励机制能让教学秘书感受到成就感和价值感，从根本上提升高职院校人才队伍建设水平。

参考文献：

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[2]薛立强,郭跃驰.高校行政人员激励研究述评:问题检视与未来展望[J]中国人事科学，2021（10）.

[3]黄锐远.高校教学秘书队伍问题及对策研究[D].上海:华东师范大学,2009.

作者简介：周红艳(1985.11-)，女，汉族，江苏盐城人，本科，湖北工业大学，研究方向：教学管理