浅析信息化背景下事业单位财务档案管理的新思路

浅析信息化背景下事业单位财务档案管理的新思路

陈亮

科尔沁左翼后旗甘旗卡社区服务中心  内蒙古   通辽   028100

摘要：财务档案信息化作为单位财务管理总体系的重要组成部分，是机关事业单位制度建设的关键环节和抓手，更是机关事业单位长期、稳定发展的有力保障。然而，尽管大多事业单位已经认识到了信息化的重要性，在发展建设的过程中仍旧遇到了许多现实的问题。本文主要从事业单位财务档案管理信息化及发展趋势出发，展开分析论述。

关键词：事业单位；财务档案；信息化

前言：在现代信息化发展的社会背景下,事业单位财务档案管理逐渐向信息化、技术化发展。从确定当代信息化财务档案管理理念、完善信息化财务档案管理制度到健全财务档案信息系统等,都需要耗费大量的人力、物力。为了更好地提高工作效率和质量，各事业单位逐渐开始将目光放到管理与信息化相结合的建设中来。

1.财务档案管理信息化的主要内容

1.1搞好数据的挖掘和整理

建设资料库，准确进行经济学意义档案资料的电子化是整个档案现代化建设的根本，过去的档案大多以纸张为载体，要想实现档案管理现代化，则需要向电子化归档保存过渡。未来的财会资料以各种财务资料的信息收集为依据，以信息储存、管理、检索与管理的电子化信息平台作为基础。在财务资料电子化的基础上，需要建设财会资料数据库系统，并按照财会资料的信息类别设置若干主要信息系统，包括标准编制、原始凭证、财务账簿、工作信息等，数据库系统一旦建设完成，应及时高效地进行信息记录，将本部门的财会信息保存于数据库系统。

1.2搞好财务档案信息网络建设

档案的最高功能便是使用，财务档案管理现代化工作的完成可为财务档案资料的充分利用提供广阔空间，从而形成较为完备的财务档案信息网络。一方面，可以将上级的财务档案、本级各机构的相关档案等录入或转换录入档案信息库；另一方面形成统一的数据库管理，可以极大地减轻档案系统的重复采入工作，从而提高档案资料安全性。

1.3搞好财务档案管理辅助决策系统建设

财务档案资料经过收集整理和网络传递，提交至各级组织、决策机构、财务人员保管和运用。但由于资料数量过多，单靠有关管理人员的知识水平来管理资料远远不够，因此需要依赖完善、智能化程度较高的辅助决策系统，以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，借助计算机系统科学技术、人工智能技术、信息管理数字信息技术等方法，构建决策支持系统是财务档案管理的必经之路，也是最大化实现信息化应用的关键。

2.信息化财务管理中存在的问题

2.1系统安全尚需加强

信息技术是把双刃剑,能有效提升财务档案管理的工作效率,但财务管理系统的安全系数尚需加强。不管是哪个事业单位,其财务数据都有较强的保密性,若是没有重视档案系统的安全性,在一定程度上会影响事业单位会计的管理工作,甚至在后期还会出现断电事故、人为泄密等的问题,造成事业单位财务上的损失。

2.2档案管理制度存在缺陷

自我国正式实施电子档案管理办法后,各个事业单位便将电子会计档案计入档案管理的范畴之内,推动会计档案管理有了质的飞越。但依据实际事业单位档案管理可以了解到,很多事业单位财务档案管理工作是将人工控制与信息化方式相结合的方式,无法准确保障事业单位财务信息的正确性与真实性。

2.3事业单位财务档案管理信息化意识薄弱

尽管大多数事业单位已经认识到了财务档案管理信息化的重要性，然而，由于自身的管理者对信息化的认识比较片面，将简单的引进先进的设备等同于信息化建设，从而导致财务档案管理信息化的支持不够，阻碍了财务档案管理信息化的进程。同时，由于档案管理部门的工作人员对于信息化的了解不够，没有发现信息化建设背后对财务档案管理乃至整个事业单位发展的巨大促进作用，尤其是一些资历较长的工作人员对新兴技术的本能排斥，使得财务档案管理信息化的工作无法开展，同时也无法胜任此项工作。

3.财务档案信息化管理的优化策略

3.1加大对信息技术设备的投资

信息化技术是事业单位档案管理的核心,因此要想改善事业单位财务档案管理工作,不仅要加大对财务管理人员的培养力度,还要不断优化相关信息设备的投资。若是没有先进的设备或系统也无法落实财务档案的信息化管理,也无法利用大数据落实无纸化办公。因此,为加强事业单位财务档案管理,应加大对设备及先进系统的引入。

3.2完善财务档案信息化制度

科学完备的档案信息化制度是档案管理中极其关键的一环，是开展档案常态化管理的准则与标杆，是档案工作模式发展进步的重要基础。要想完善财务档案信息化制度，就要构建各部门、各员工全面参与的格局。机关事业单位应注重综合档案室的设立，基于各单位实际工作情况，各部门、科室设置兼职的档案人员，负责本部门、科室的档案收集整理。构建以综合档案室为中心，各部门、科室档案组为分支的全覆盖型档案管理框架，切实保障档案收集的完整性。建立科学适用的档案管理制度、明确档案管理职责极具必要性，包括制定完善归档立卷制度、保密制度、保管制度、鉴定与销毁制度、利用制度、统计与分析制度、人员工作规范等。

3.3强化事业单位财务档案管理信息化人才队伍建设

人才是事业单位财务档案管理信息化建设的必要保障，在财务档案管理信息化进程中一定要注重人才的培养和人才的引进。首先，针对事业单位现有的财务档案管理人员，领导要重视对其的培训，让管理人员能具备相应的专业知识及信息化能力，满足财务档案管理信息化的要求。其次，事业单位要结合实际发展情况，积极引进优质的专业财务档案管理信息化人才，提升财务档案管理信息化人才的福利待遇，将人才留在信息化建设的岗位上，为事业单位财务档案管理信息化的建设目标提供源源不断的人才支持，提高财务档案管理的效率，让财务档案管理能为事业单位的发展做出贡献，发挥财务档案管理的价值。

4.结束语：

综上所述，财务档案管理工作是一项专业要求高、内容复杂的工作。因此，信息化时代背景下，科学利用信息技术的自身优势，切实推动档案管理工作的发展进步至关重要。推进机关事业单位实施顺应时代发展的财务档案信息化管理，有利于为单位整体发展提供有效保障，促进其健康持续发展。

参考文献：

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