对建筑施工资料的收集和归档整理分析

对建筑施工资料的收集和归档整理分析

赵莉

河南富达电力集团有限公司 

摘要：本文对建筑施工资料的收集和归档整理进行了深入的思考，从建筑施工资料的概念及内容、建筑施工资料收集与整理工作的重要性、加强建筑施工资料管理的措施等方面对该模式进行分析与论述，为建筑施工资料的收集和归档整理提供了有益的参考。

关键词：建筑施工资料；收集和归档；重要性；管理

引言：建筑施工资料的收集和归档整理工作在建筑施工过程中占有十分重要的地位，它是对工程建设全过程的真实记录，具有真实性、完整性、及时性和一致性等特点，反映着工程建设全过程的真实记录，是一项极具难度、复杂的系统工程。同时，由于施工资料是建筑产品形成过程中产生的所有相关文件和记录，在工程质量监督和验收工作中也极具重要性，因此施工资料收集整理工作时要有一套完整、严密的程序。

一、建筑施工资料的概念及内容
    建筑施工资料是指在建筑施工活动中，为了实现工程的预期目标和工程质量，而对与工程相关的所有资料的收集和整理工作。由于建筑行业的特点，一些数据、图纸、合同、协议等都是相关部门进行统一收集整理的重要依据，因此，对建筑施工资料的收集和归档是一项重要内容。
    建筑施工资料主要包含的内容有：1.工程施工合同，它是施工单位在施工过程中必须遵循的法律文件，建筑施工过程中签署的每一份书面合同都具有法律效力。2.文件和图纸，主要包括施工方案及技术交底、设计变更与洽商记录、图纸会审记录、技术变更或洽商记录、材料进场检验记录、施工过程记录等。3.建筑工程项目采用多专业配合型或者交钥匙方式进行招标或采购时，也需提供施工单位提交的承包合同、招标文件及设计图纸等资料。同时，在采购过程中也需要提交采购申请单和供货清单，以及相关票据。由于一些大型项目在进行采购时会涉及较多审批手续，因此在进场后还要提供工程竣工图并取得建设单位出具的验收意见。4.建筑施工资料还包括：建筑工程竣工验收报告、建筑工程竣工图、建筑工程监理报告、监理合同、监理通知及工作联系单等。此外，建设单位、设计单位以及各分包单位所递交过来的各种手续和资料也同样需要整理归档保存。
    在收集过程中如果资料不全面或缺少重要环节的文件可能会导致后期检查及整改不能落实到位从而影响工程质量，也会造成工程质量的不可追溯性，导致工程验收不通过。因此，在对建筑施工资料进行收集和整理时，一定要保证齐全且准确及时并做好相应的归档工作。

二、资料的收集和归档整理的重要性
    建筑施工资料的收集与整理是建筑施工管理中一项十分重要的工作，同时也是建筑工程管理的基础工作。它贯穿于整个工程施工过程，包括决策、设计、招标、合同管理等各个方面。通过对收集与整理后的资料进行分析，可以对施工方案进行不断优化与调整，从而使设计文件满足施工需求，使施工活动满足设计安全和质量标准。

为规范建筑施工档案管理工作，国家建设部通过了《建筑工程文件归档整理规范》GB50303-2002 （以下简称“规范”），于2003年10月1日起开始实施，该规范对工程竣工档案验收做出了明确规定，规范了工程资料归档整理的具体要求和流程。

1.增强法律效力

在建筑工程施工过程中，对工程资料进行收集和整理是一项十分重要的工作。工程资料具有很强的法律效力，因此需要施工单位重视工程资料收集与整理工作，保证其真实性和完整性。只有这样，才能使施工单位在建设过程中严格按照相关法律法规办事，从而在建设过程中得到各方的认可和保护。因此，在实际的建筑施工中，必须要重视工程资料收集和整理工作的开展，要有明确的组织领导机构、技术负责人和专职人员等，对项目经理、技术员等具体从事建设活动人员进行资质认证，要以专业的建筑施工队伍作为基本组成单位，以相关部门作为工程资料管理部门。

2.提高工程建设质量

工程资料是工程建设过程中最基本的构成要素之一，它可以真实地记录工程的真实情况。当施工完成后，工程资料又可以为工程的维护、维修、使用等提供相应的依据。同时，通过对施工资料的分析与归档整理，还能使施工过程中的各个环节更加具有针对性，能够有效地避免在施工中出现由于管理不当导致的质量问题。建筑行业发展到现在，已经形成了一套完整、科学、严密、系统的资料管理体系。只有及时收集并整理好相关资料，才能使其成为有效地推动建筑行业发展与进步的重要因素。

3.提升工程整体质量水平

在工程资料收集与整理过程中，工程相关方需要将大量的精力和时间投入其中，如果工程资料收集与整理工作没有达到预期效果，那么必然会影响到施工项目的整体质量，也会给企业造成一定损失。对此，施工企业需要加强对资料收集与整理工作的重视度，通过不断提升自身管理水平、建设能力以及技术水平，不断加强对工程施工全过程的监管力度，确保各部门都能够按照标准严格执行。例如：对于建筑工程而言，竣工资料是决定其能否顺利通过验收的重要依据。因此建筑企业需要加大重视度和建设力度，对竣工资料进行整理和存档工作。

4.加快工程进度

建筑施工过程中，资料收集与整理工作的开展能够有效提升工程进度。一是在工程项目的实施过程中，要提前对各项施工内容进行充分的了解，结合项目进度以制定相应的施工计划。二是在工程项目实施过程中，要按照相关规定和标准要求开展资料收集工作，并依照设计文件、技术规范等内容制定详细的资料收集计划。三是要在确定项目施工进度后，严格按照施工计划开展工作，及时整理、汇总并归档相应资料。四是工程项目完成后要对工程进行验收备案，在验收完成后要及时归档相关资料。五是在建筑施工过程中，档案管理人员需要根据相应的规范和标准对所有文件进行整理和分析工作。

5.保证资料真实可靠

建筑施工资料是建设工程施工管理过程中形成的，其是施工单位进行施工过程中的真实记录，受如业主、监理等工程项目相应的参与方的监督与检查。这就保证了其内容的真实性与可靠性，是体现施工质量水平、施工进度的重要依据，为工程竣工验收提供了真实可靠的依据。

6.有效避免重复工作

建筑施工资料的收集与归档整理是一项系统化工作，需要有专职人员进行统一管理，对收集上来的资料进行分析、分类、整理和汇总等，这样能够减少资料收集和整理过程中的重复性工作，避免重复劳动，从而有效提高了工作效率。

三、加强施工资料管理建议与措施

建筑施工资料是一种记录，一种为建筑施工单位所用的记录。它具有客观性、真实性和连贯性的特点，反映工程建设的过程及结果，正是由于有了这些文件资料，才能保证项目管理工作有条不紊地进行。笔者认为，可以采取以下措施加强建筑施工资料的管理：

1.加强对项目管理人员素质培训，提高其对施工资料的重视程度：由于大部分员工都没有接受过相关培训，所以在认识上存在一定的误区：认为没有必要花太多时间去学习整理资料。实际上，管理好的施工资料需要一些基本常识，例如工程项目要进行备案和竣工验收等工作，需要有相关人员来填写相应的表格。收集整理和移交好的建筑工程资料是一项比较复杂、繁琐、细致而又需要耐心与认真态度。作为一名项目管理人员必须要对自身要求严格，提高认识并认真学习相关知识才能提高工作效率及质量。

2.加强对管理人员的监督与培训：确保资料真实性和连贯性是企业档案管理部门主要工作内容之一，为了保证收集整理出来的施工资料真实性及连贯性，必须要加强监督与培训。监督人员通过定期检查施工过程中所发生的问题及时记录并与实际施工情况相结合避免出现不真实现象。而培训则是通过专业培训提升其自身业务能力和职业素养等方面都得到相应提高。

3.建立健全完善施工资料管理制度：制订完备可行且合理公正的考核奖惩制度和记录档案制度，确保工程档案信息资源得以合理利用，为项目建设提供有力保障。对于档案资料一定要有专人负责管理并进行跟踪记录。

4.结束

建筑施工资料是建筑工程项目的重要组成部分，是建筑项目管理的主要依据，同时也是实现建筑企业发展战略的基础，在施工过程中应当重视建筑资料的收集与整理工作。我们应该不断加强对建筑施工资料重要性的认识，不断完善质量管理体系和流程，提高档案管理业务水平。
参考文献
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[2]梁新莲，论房屋建筑施工资料的收集和归档整理[J]，企业科技与发展，2012(15):104-106.