测绘地理信息档案管理对策研究

(整期优先)网络出版时间:2023-03-14
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测绘地理信息档案管理对策研究

项阳

天津市国土资源测绘和房屋测量中心 天津市300051

摘要:专业档案是指反映专门领域活动的档案(如测绘地理信息档案、气象档案、地质档案、地震档案等),对于国民经济建设和人民群众的生产生活有着重要的作用。本文对测绘地理信息档案管理对策进行分析,以供参考。

关键词:测绘地理信息档案管理对策

引言

测绘地理信息档案(测绘档案)是历年产出的测绘地理信息成果的最终汇集,是唯一完整、系统性的成果留存,其中凝聚的地理信息资源是国家重要的基础性、战略性资源,测绘档案收好、管好、用好关系到国家主权、安全和利益。

1档案管理数据化转型意义

数据化转型这一概念在我国产生的时间较晚,重视强化获取数据和分析数据的能力,通过挖掘数据价值提升决策精准度。通过在档案管理过程中应用数据化转型理念,可以为数据挖掘提供重要的技术支持,对档案数据所蕴含的价值进行深入分析,以此来提高档案数据的利用效率。以往在档案管理过程中只是简单地针对数据表面内容进行分析,并且在数据价值挖掘和转化过程中容易受到人为因素的影响,使档案数据无法被合理利用。数据化转型可以利用各类新型技术对数据包含的内容实施智能化分析,及时发现各类数据之间的内在联系,提高数据利用效率,为各个工作部门日常活动的开展提供数据参考,有利于提升决策科学性,为组织单位的发展打下良好的基础。

2新时期测绘档案归档管理技术需求

2.1档案快速检测技术需求

测绘档案接收是档案收、管、用的首要环节,《电子文件归档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016)等技术标准明确要求,数字(电子)档案归档必须进行真实性、完整性、可用性和安全性等“四性”检测。简言之,真实性检测要求档案内容结构与原始状况一致;完整性检测要求档案内容及结构未破坏、变异、丢失;可用性指档案可呈现、可检索、可理解;安全性指不包含恶意代码及归档过程安全可控。为此,大数据量测绘档案归档,需要根据不同类型测绘成果特点,清晰定义归档检测内容,采用快速检测技术有效控制归档质量。

2.2档案存储智能管理需求

传统测绘档案在线、近线、离线存储,采用清单、文件相结合的人工管理方式。由于存储管理与其他业务环节相互独立,数据迁移过程中难以进行必要的校核,因此无法有效地保障数据安全。同时,人工方式测算、规划、管理存储资源,难以做到资源科学分配和及时回收,导致资源利用不足。此外,人工管理无法即时准确地获取存储资源的利用状态,很难及时响应归档、服务利用等其他档案业务的存储需要,极易造成业务进程等待、堰塞,甚至冲突。在归档数据量日趋庞大的情况下,必须提升存储管理技术。

3测绘地理信息档案管理对策

3.1建立健全专业档案管理机制

项目单位应建立项目档案管理机制,明确分管领导、项目承担部门、项目负责人、项目资料管理员的相关档案职责,建立归档督查问责机制,保证所有项目及时归档。项目组将档案工作计划纳入项目整体工作计划之中,在布置、检查、总结、验收项目各项工作的同时,同步开展项目档案工作。档案馆建立档案技术支持小组,积极为项目提供档案咨询、指导、培训等技术支持。

3.2制定归档技术标准

档案馆要制定详细的归档技术标准,用于指导项目档案工作。归档技术标准包括项目档案的质量要求、整理要求、著录要求3个方面。质量要求的对象是档案个体,档案馆应在《归档测绘文件质量要求》的基础上,根据项目特点制定有针对性的细致要求。整理要求的对象是档案整体。整理要求对纸质档案来说就是保持档案的成套性、系统性,把密切联系的档案排列在一起,对数字档案来说就是采用适宜的数据组织方式。一般的,在开展纸质档案整理前,应首先开展档案实体分类,然后对不同的实体类别分别整理。由于不同档案馆操作层面的整理要求有所不同,档案馆可根据本单位具体情况提出针对性要求。数据组织方式与数据所属专业和项目任务紧密相关,由于实际情况比较复杂,难有普适性的解决方案,档案馆可提出一些原则性要求。一般的,数据组织方式要求应属于建议性质,具有适度的弹性,允许项目单位根据具体情况进行适度调整。档案著录指的是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录应由项目单位实施,这样不仅对档案内容的描述更为准确,也为后期档案馆工作人员对档案资源的开发及利用提供了便利。档案馆应在《测绘地理信息档案著录规范》的基础上,增加规范未包含的档案类别的著录规则,或为已有档案类别增加本馆所需著录项,满足本单位档案管理信息化的需要。

3.3档案人员提前介入

测绘地理信息项目档案工作离不开档案专业理论的指导,但从现实情况来看,一般不可能每个项目组都自带档案专业人员,项目人员也不太可能自主地按照档案专业要求开展项目档案管理工作,因此,档案专业人员应在项目开始时就提前介入项目实施过程,加强测绘地理信息项目档案前端控制,在项目实施过程中提供档案服务。当前,档案人员提前介入项目档案工作,已经逐渐为一些项目所采用,实践证明也取得了很好的效果。同时,由于项目任务重而复杂,成果技术含量高,数据量大,档案人员提前介入项目实施过程有助于档案人员了解项目的情况,了解项目新技术新成果,熟悉项目组织实施模式,有更充裕的时间学习相关专业知识。档案人员也要积极学习测绘地理信息项目所采用的新技术,熟悉项目产生的新成果,在自身的档案专业理论之外,不断扩充测绘地理信息专业知识,只有这样才能为项目提供更好的、有针对性的档案服务。

3.4加强项目档案管理信息化

测绘地理信息项目由于项目档案数量众多,单纯依靠手工管理不仅工作量大,而且容易出错,日常整理、查询和利用也不方便,为此,应加强项目档案管理信息化建设,提高项目档案管理的效率和水平。项目档案管理信息化建设的重点应在于项目总体档案(即项目管理档案)管理信息化,因为项目组织关系复杂,项目总体档案来源广,数量大,档案管理工作量大,信息化需求更为迫切。项目档案管理信息化应与项目管理系统统筹规划,集成建设,同步实施。在项目管理系统中,把项目档案管理纳入项目总体管理之中,在实施项目进度管理的同时,同步管理项目档案,实施项目档案收集及质量控制等,开展项目档案整理、著录和组卷,在项目管理系统中实现项目档案的查询、利用功能,实现项目档案全流程信息化管理。

结束语

测绘地理信息项目档案是新时期测绘工作“两支撑、一提升”的基础保障,也是参考、查验、评估项目的重要依据,在我国自然资源管理工作中发挥着重要的作用,因此,做好测绘地理信息项目档案工作具有十分重要的意义。不断加强和规范项目档案工作,确保测绘地理信息项目档案完整、系统、有效、规范归档。全国档案事业“十三五”“十四五”规划均提出加快档案管理信息化、现代化的工作任务。测绘档案是国家重要的基础性、战略性资源,测绘档案收好、管好、用好是测绘档案保管机构的基本职责。当前,测绘地理信息技术日新月异,成果推陈出新,测绘档案管理需要不断分析新情况,提出新思路,解决新问题,积极开展技术创新与实践,紧跟整体技术进步,才能真正把工作做好。

参考文献

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