建筑工程档案的科学化管理

建筑工程档案的科学化管理

范承德

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摘要：当前我国的建筑市场面临严峻的挑战和激烈的竞争，管理体制必将渐进改革，建筑工程档案管理也会涌现新情况，同时也存有较大的发展机遇和空间。本文提出了建筑工程档案管理存在的问题，探讨了加强建筑工程档案的科学化管理措施。

关键词：建筑工程档案科学化问题管理措施

随着经济建设和城市快速发展，建筑工程越来越多，对加快城市建设、改善人民生活、促进经济发展有着十分重要的意义。在工程建设过程中会形成各种各样的文档材料、有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等，这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况，对工程质量评定、工程竣工后的管理和维护，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。因此，认真做好工程档案管理工作是非常重要的。

一、建筑工程档案管理存在的问题

1、建筑工程档案意识较为薄弱

首先，不建档行为较为普遍。建设单位、施工单位、监理单位等多个单位共同努力才能将建筑工程这个庞大的产品予以落实，借鉴效益才能得以实现。因此，这些单位都应注重过程档案管理。然而，这些单位缺乏专业专门的档案管理人员，档案资料的收集编排维护工作更是无法实现，这种不建档的行为对建筑工程造成了全局性危害，产生了不利影响。

其次，应付建档的现象较为频繁。部分单位基于种种情况，把建档工作只做到形式层面，并未真正意识到建档工作的重要性，只是应付差事，该盖章的地方缺少公章，该标明数据的地方没有数据，该附原件的却以复印件代替，这些现象层出不穷，阻碍了建筑工程档案管理工作的有效开展。

再次，部分单位监察出现不归档现象。部分单位在实际工作中存在建档行为，但是在工程竣工后，不及时向城建档案馆报送相关档案资料，致使相关部门无法及时掌握工程的各种信息，影响了工作效率。

2、管理模式较为落伍，难成系统

目前，很多单位档案管理模式较为松散，毫无生机。他们没有专门的档案室，管理人员也并非科班出身，相关知识也极为欠缺，责任心也不强，致使档案材料丢失现象严重，并且档案管理效果不明显，管理模式不成系统，很多时候，档案材料和建筑工程出现不能一一对应的混乱局面。

3、一味追求管理，忽视了服务观念

部分单位档案管理人员不及时上交档案资料，实行集中管理，是为自己管理档案更为省力便捷。这样，他们反而不能用心对档案加以管理，致使档案资料信息不全甚至丢失。同时，大量档案信息资源得不到应有的利用，也不符合相关部门对建筑工程档案的业务要求，最终工程档案成为一堆废纸，这种做法直接导致工程档案本应发挥的为社会服务的作用不能正常发挥，令人惋惜。

4、建筑工程档案工作者的素质有待提高

由于建筑工程档案管理人员大部分为非专业人员，因此，相关档案知识有所欠缺，对档案知识不熟悉，影响他们的工作热情和责任感。同时，随着科学技术的发展，建筑工程档案管理也逐渐实现了电子信息化，一些档案管理人员已不能适应新的社会环境和发展需求，严重影响了建筑工程档案工作的有效开展。

5、尚未形成完善的城建档案法制法规

尽管我国相继颁布了《档案法》、《城市规划法》、《建筑法》等法律法规，但是，目前建筑工程档案管理工作的法律环境仍然不够浓厚，法律保障仍然欠缺。建筑工程档案与相关法律法规的衔接不够紧凑，地方性法规较多，全国范围内缺少统一的法律法规来规制建筑工程档案管理工作。

二、加强建筑工程档案的科学化管理措施

如何发挥工程档案在工程管理中应有的作用，为工程管理提供有效及时的作用，是一项严峻紧迫的课题。要使工程档案管理规范化，首先要对从事该项工作的管理人员进行培训，提高他们的素质；其次要完善相应的制度和管理办法，从根本上改变不规范状况，对症下药，逐个解决问题。

1、思想上要重视工程档案管理工作。建议对工程资料进行定期或不定期检查评比，引起各方面重视，避免大量的工作堆积。必要时可采取强制措施与计量支付挂钩，为搞好档案管理工作提供保证。同时建筑企业管理部门、档案管理部门应该进一步加强对建筑行业的档案管理的法制教育工作。

2、建立健全档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。为了加强对工程建设各阶段档案资料的有序管理，保证归档资料及图纸的准确、齐全、规范，建设单位在项目建设初期（从工程立项开始）就应按照国家档案管理的有关规定，结合建筑实际情况，制定相应的档案管理制度、措施。同时要明确建设单位、勘察设计单位、招投标代理机构、施工单位、监理单位等工程项目管理人员及档案人员在工程档案形成过程中各自所应承担的职责，规范档案资料的收集、整理，以保证工程自立项开始与档案跟踪管理同步。完整的先期文件很重要，在维护建设单位的合法权益方面有重要的依据、凭证作用。

3、严格把好竣工验收档案资料质量关，使工程竣工验收档案充分发挥其凭证作用。工程竣工验收时，建设单位档案管理人员要会同工程项目管理人员，按照建筑工程档案归档范围的要求， 对工程建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核，发现问题及时解决，补缺补漏，务必使得竣工材料做到真实、完备、及时，归档范围符合要求，认真贯彻执行《建设工程质量管理条例》和《工程竣工验收备案制》的有关条文，把好竣工验收关，把竣工档案的验收、移交作为整个工程验收的一个重要环节和内容，做到工程竣工验收与档案验收同步。移交合格工程档案的，由建设单位发给《建设工程档案合格证》。不按规定移交档案或移交的档案不符合要求的，不发给《建设工程档案合格证》，以确保下程建设档案的完整、准确、系统。

4、加强对工程档案管理人员和有关技术人员进行培训的力度。随着改革开放的不断深入和建筑业的不断发展，建筑档案管理工作的特点也有了新的变化， 从而提高档案干部队伍的管理水平也更加重要。档案管理人员的业务索质包括服务意识、服务质量、服务水平。档案管理人员要增强服务意识， 认清档案工作的意义和重要性。努力提高服务质量和服务水平，要运用现代化的科学技术和设备，采用科学的管理方法， 更好地服务于建筑工程档案管理工作。档案管理人员要更新观念，提高认识，变被动为主动，认真领会和掌握有关法律、法规的内容及主管部门的有关规定，在工作中灵活运用；要有较强的责任心，严把工程档案质量关。

5、充分利用现代化手段，多角度、多层次开发建筑工程档案信息资源， 做好档案信息统计工作。现代工程项目的管理，是一个复杂、艰巨的系统工程，涉及投资、进度、质量、人员、风险、合同、图纸文档等多方面的工作及众多的参与部门，使得在工程项目管理过程中信息的采集沟通和协调工作量十分巨大。计算机技术在工程档案管理中的应用有效地解决了工程档案管理过程信息采集、处理和传递。目前，工程项目的规模和要求出现了许多根本性的变化， 工程档案管理工作也日趋复杂。要收集大量的资料， 单靠人工方法整理是远远不能满足档案管理的要求的。因此，提高工程档案管理水平，应用计算机辅助管理， 进行工程档案管理信息的处理己成为档案管理发展的必然趋势，它可以极大地提高档案管理工作效率，提高工程档案管理水平。

6、及时做好传递和变更记录。在管理过程中，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化，各部门只有及时的对档案的增减变动及传递情况做出相关记录，才可能有效地了解档案的来龙去脉，防止其丢失、损毁、失效。确保档案的完整性和有效性，确保各部门获取及时、有效档案资料或信息。

工程档案与工程质量之间有着密切的关系，工程档案是工程质量的依据，工程质量离不开工程档案相互依存。工程档案管理要把工程档案的质量视为工程质量管理同等重要来抓，搞好建设工程档案管理一定要采取积极有效的方法和措施，提高建设工程档案的质量，在促进企业自身现代化管理的同时，更好地为社会主义经济和发展服务

参考文献：

[1] 黄丽华.浅谈工程建设项目的档案资料管理[j]. 科技资讯. 2008(32)

[2] 刘红艳.浅析实现档案管理工作现代化的有效措施[j]. 黑龙江科技信息. 2008(28)

[3] 赵君.试论实现档案管理工作现代化的要求及有效措施[j]. 民营科技. 2010(05)