优化企业档案管理的对策

优化企业档案管理的对策

李盈含

河南公路项目管理有限责任公司郑州黄河公路大桥分公司  河南省郑州市  450000

摘要：档案管理是企业不可或缺的基础性工作和重要工作内容，其不仅可以记录企业在发展过程中的真实面貌，延续企业的文化及历史，还能助力领导层做出科学、合理的决策。因此，本文以提升企业档案管理水平、实现企业长期可持续发展为目的，首先阐述了企业档案管理的重要性，之后探讨了企业档案管理优化对策：构建完善档案管理制度、积极主动强化档案设施、提升档案管理人员素质、加强档案资源建设工作。

关键词：档案管理；企业；管理模式

前言：《“十四五”全国档案事业发展规划》指出：企业要推动档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化，并形成企业档案工作新格局。故此，本文以此为导向，从实际情况出发，提出了优化企业档案管理的对策，希望能给予相关企业一定参考。

1.企业档案管理的重要性

企业档案是企业生产经营活动的最原始记录，其包含与企业发展有关的资源，加强对其的管理，可帮助企业更好适应社会主义市场经济的管理体制，从而促进企业快速发展[1]。具体来说，企业档案管理的重要性主要体现在5个方面：（1）档案管理为管理工作提供决策依据。对于企业而言，档案管理是行政管理工作的重要组成部分，其可以为企业规章制度的有效制定提供重要的参考依据，并促使规章制度的合理性、科学性和有效性；（2）档案管理推动运营活动有序开展。档案真实而全面地记录着企业各种经营活动数据，相关管理人员可以此为依据科学规划生产经营活动，以此提升生产经营活动的的盈利水平和管理水平；（3）档案管理在企业文化中具有不可替代的作用。从某种程度上来说，档案是企业精神文化与价值观的一种体现，其所记录的真实的影像、真实的回忆和珍贵的精力等都会在有效凝聚员工的向心力，进而不断提高企业在市场上的竞争力；（4）档案管理可以使各方责任更加明确。档案是最真实的“反映者”，当企业与员工之间、员工与员工之间发生利益纠纷时，其真实的记录可以明确各方责任，进而减少不必要的纠纷，降低利益消耗；（5）档案管理是一种特殊的教育资源。档案既包含成功案例，也包含失败案例，其可当做参考资料和教育资料用于员工的培训，进而实现员工有针对性的提升。因档案是真实的记录和反映，故此其相较于其它资料更具有说服力，更能让企业员工信服。

2.企业档案管理优化对策

2.1构建完善档案管理制度

档案管理是企业各项业务的重要基础，其与业务管理具有不可分性，因此，为保证经济业务活动的顺利开展，企业要以构建完善档案管理制度为手段，加强对档案的管理，以保证档案的完整性、真实性、可信性和保密性，包括《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案借阅利用制度》、《档案管理员岗位职责》等。同时，为促使档案管理工作能向规范化、标准化进一步迈进，企业还应当紧跟时代步伐，与时俱进地对档案管理制度进行梳理和完善，以确保其能在业务活动开展方面起到重要的依据作用。

2.2积极主动强化档案设施

设施是做好档案管理工作重要基础，是促使档案管理工作有推进的重要保障[2]。故此，企业要在经济条件允许的情况下，尽可能强化档案设施，并以此推行档案集中化管理新模式，并实现对档案资源的有效利用。如，企业可根据实际需要，构建一个由办公室、数字化多功能查阅室、借阅室和档案库房四部分组成的档案室，并通过功能区域划分合理的方式，切实提高档案资源利用率。除此之外，企业还应当加强对信息化技术的应用，实现对档案采集、归档、入盒、上架、借阅的数字化闭环管理，全面实现档案资源出入库自动化。同时，为满足档案库房“十防”要求，保证纸质档案的安全，企业还应当为档案库房配备防火门、防盗门窗、温湿度控制设备、柜式七氟丙烷灭火装置等安防设施。

2.3提升档案管理人员素质

新时期，企业要牢记习近平总书记关于做好新时代档案工作重要批示精神，多措并举，不断提升档案管理人员专业素质和管理水平，以切实有效提升管理工作的规范化水平、系统化水平和科学化水平。首先，企业要着力严把“入口关”。具体来说，企业要依托跟班学习、日常了解和专题座谈会等选拔责任心强、学历水平高、为人正直、工作经验丰富的人成为档案管理人员；其次，企业要加强培训，有效提高管理人员的综合素质[3]。如，企业可以以专业化队伍建设为抓手，定期组织业务知识大讲堂、集中培训、跟班学习等，促使管理人员不断在学习中强化自身的业务能力。同时，企业还可以建立“一对一”骨干帮带机制，以“老带新”的方式助力管理人员快速成为过硬业务能手；再次，企业要加强对管理人员的规范管理，即企业应当经常通过开展谈心谈话的方式起强化对管理人员的监督和引导，以最终达到不断提升其责任意识、保密意识和服务能力，增强其责任感和荣誉感的目的。最后，企业要加强对人才的留用。为保证档案管理工作的顺利开展，使管理人员在工作时有奔头，促使其能在平凡的岗位做出不平凡的成绩，企业要建立档案管理人员提拔重用激励机制，以更好激发档案管理人员的工作活力，使其能在新时代扛起新担当、展现新作为，成为企业发展的新力量。

2.4加强档案资源建设工作

档案资源具有齐全性、完整性、准确性，才能对经济活动的良好开展起到助力作用，故此企业要积极开展档案资源建设工作，保证具有重要留用价值的典型意义的档案资料能得到及时的归档。如，企业应当在内部积极开展“档案科学化规范化”创建活动，并以此为依托明确档案归档范围和归档期限，保证档案年度归档率和归档准确率保持100%，档案完整率达98%以上。新形势下，企业立足于规范化、标准化、科学化，以加强档案资源建设的方式，提高档案日常管理和综合利用，可使档案管理水平不断提升。

结束语：对于企业而言，档案是重要的生产要素和无形资产，其在推动企业经济发展方面具有至关重要的作用。故此，企业要立足于实际，从长远角度出发，以提升档案管理水平为目的加强档案管理。
    参考文献：

[1] 张文惠. 探寻新常态下优化企业档案管理的思路与方法——以供水企业管线档案建设为例[J]. 山东档案,2020(2):72-73.

[2]杨影. 优化企业档案管理体制改革方法与对策[J]. 办公室业务,2021(15):115-116.

[3]李静. 浅谈企业档案信息管理优化发展——以四川日报报业集团档案管理为例[J]. 四川劳动保障,2022(8):30-31.