人事档案管理的重要性及优化途径探析

人事档案管理的重要性及优化途径探析

芦迪

河南中核五院研究设计有限公司  河南省郑州市  450052

摘要：人事档案管理这项工作能够有效的去展现出员工自身的信息，并且包括各种履历和情况等内容，在进行人事管理这项工作的过程当中，需要对档案管理这项工作引起足够的重视，这样能够帮助单位对员工的信息进行更加全面的把握，同时在进行人才选拔的过程当中起到一定的数据支持。本篇文章就是以人事档案管理为中心而展开讨论和分析的。

关键词：人事档案；重要性；优化路径；管理方式

人事档案管理这项工作在之前的企业传统管理理念当中，主要就是将员工的各项信息进行一定的收集和存储，在需要使用到的时候进行及时的调取。但是随着我国社会经济的高速发展，在企业经营的过程当中，需要对之前那种传统的档案管理模式进行一定的更新和升级，这样才能够进一步去提高企业整个人事管理工作的效率。可以使用一定的网络技术和软件这样能够提高工作的质量和效率，从而促进企业的高速发展。

1 人事档案管理的重要性

1.1 人事档案为人才的选拔提供有效的凭证

无论是哪种企业，在日常的经营过程当中，都需要重视人力资源这项工作尽可能的去秉承知人善任的原则，为企业选拔人才，在进行人才选拔工作的时候，就需要掌握员工的基本信息，这样才能够更加全面的去进行考虑和判断。在进行档案管理工作的过程当中，也需要对信息进行一定的更新和维护，在保证真实性的条件之上，需要做到保密处理，避免出现隐私泄露的问题。除此之外，管理人员也需要结合具体的档案内容，为相关的单位的各种决策提出相应的意见，为员工的发展提供更加全面的数据支持，特别是在进行升值和评优的过程当中，要充分的去利用档案来分析员工的能力和水平，这样也能够进一步去发挥出档案管理工作的价值。

1.2 为企业实现人力资源的最佳配置

人事档案对于人力资源这项工作来说，也是非常重要的一部分，并且随着档案的不断完善，能够为工作人员提供更加公平和客观的资料，当企业[Nicole是半仙1]在经营的过程当中发生了一定的变化时，这就要求人力资源管理人员也需要积极的去根据当前的实际情况进行人事方面的调整，或者是岗位调动，这样才能够更好的去促进单位的工作开展。在这项工作进行的过程当中，档案就能够有效的去帮助管理者，进行人员方面的分配和调动，可以对员工进行更加科学全面的评价，充分的去实现人力资源的最优配置。

1.3 人事档案是最真实可靠的

在进行员工招聘的过程当中，所提供的各种档案信息都是非常真实且可靠的，作为个人历史发展过程当中的记录者，人事档案在单位招聘过程当中具有较大的意义，并且在日常的工作当中也会涉及到员工的学历，工龄以及职称等信息，原始的档案，其中就会有一些详细的记载，其中各个时间点都有明确的标注，这样能够对员工招聘提供更加全面且真实的信息。当员工正式聘用之后，也需要结合具体的情况，对已有的档案进行更新和完善，这样在未来的事业工作当中才能够充分的去进行岗位的安排，充分做到知人善任。除此之外，在这些信息之上，也需要具有一定的思想品德方面的内容，通过文字的方式来进行一定的记录，在后续工作晋升当中，也能够提供一定的数据参考。

2 人事档案管理中常见问题的分析

2.1 人事档案归档的及时性有待提升

目前很多单位当中的人事档案内容都是记录了一些基本的信息，其中包含了年龄，学历等重要时间节点，有些单位会在固定的时间统一对员工的信息进行更新和完善，但是更新的内容相比较来说更加单一一些，一般是在工作当中，所获奖励以及职称晋升方面的内容。但是根据企业的发展来说，除了这些信息之外，也需要充分的体现出员工的技能水平以及最近所获得科研成果，这些信息才能够更好的去判断人员的各方面情况。例如，如果某位工作人员在工作当中获取了一定的职业资格认证，并且各项信息都是非常完善的，但是档案当中没有体现出相关的学术论文以及比赛获奖情况，就会让领导觉得员工在这些年的工作发展当中并没有进步，而作为一个高学历的人才来说，想要在工作当中得到更好的发展，同时也缺少这方面的数据支持。

2.2 人事档案资料需要在完整性和真实性上提升

于是，档案当中所写的内容需要真实的去反映出工作人员的实际情况，这样才能够充分的去发挥出人事档案的价值，在进行原石整理的过程当中，尽可能的去完善每一份证明材料。例如，当工作人员入党之后，档案当中除了一些文字性的记录之外，也需要具有当时的入党申请书和其他基本材料，当工作人员提升领导干部的过程当中，也需要具有任免的文件以及考察的相关资料，如果这些资料不完整或者是缺乏真实性，那么就会对后续的管理工作带来一定的影响和障碍。部分单位在实际的发展过程当中，对于档案管理这项工作不够重视，在进行信息录入的过程当中，甚至会出现矛盾的问题，这样也会对整体的人事档案管理带来一定的负面影响和限制。

3 实现人事档案优化的路径探索

3.1 制定高效的人事档案管理制度

想要有效的去发挥出人事档案管理工作的效果，就需要制定出更加完善的管理制度，相关管理人员需要严格按照制度和流程来进行工作，这样才能够进一步去完善人事档案的收集。所有工作人员需要严格按照相应的标准，将信息填写清楚，从而交于人事部门进行整理和存储。在制定相关制度的时候，就需要考虑到这项工作的规范性，只有保持一定的秩序，才能够使这项工作开展的更加顺利，可以借鉴一些兄弟单位的良好经验，同时结合自身的现状以及条件来制定出符合自己的制度。除此之外，也需要建立一定的奖惩条例，这样能够在一定程度上去激发工作人员的积极性，从而鼓励态度认真的员工更加勤奋。

3.2 提升人事档案管理人员的综合能力

管理人员自身的专业能力也会决定这项管理工作的效果，因此管理者的管理水平和专业素养都需要不断的去进行提升，从当前工作的实际出发，加强人才方面的培养和引进。首先对相关的工作人员进行合理的分配，特别是每年需要招聘一些新的员工，这样也能够有效的去提高部门的工作活力，从而提升工作效率和质量，当年轻的工作人员越来越多时，整个部门的工作效率就会大幅度增加，并且交流的质量会更高。其次，企业的档案管理部门也需要定期参与专业的培训和学习活动，培训的形式可以多变，有经验的员工可以对于一些新招聘的员工进行经验或者是专业理论方面的交流和分享，这样所有的员工都能够得到一定的收获。除此之外，企业方面也可以组织一些工作人员，技能方面的比赛活动，活动当中胜出的工作人员将会获得一定的奖励，这样不仅能够有效的去促进工作人员的能力提升，同时也能够提高人员的竞争意识。

3.3  加强档案信息化管理力度

人事档案管理工作在实际的发展过程当中也需要积极的去引进一些更加先进的技术，信息化的手段能够有效的去提高工作的效率，减轻相关管理者的压力。因此，相关单位在日常的工作当中也需要加强这方面的资金投入。例如，企业可以在档案管理部门当中引进一定的数字化技术，建立属于本单位的人才信息库利用更加科技的手段来挖掘单位当中的人才，充分的去利用当前已有的各项档案资源。目前最为普遍的一种形式就是电子化信息，通过计算机来，将档案进行存储，但是随着时间以及科学技术的不断更新需要在已有的技术和软件上进行更新换代这样才能够有效的去完善当前的档案信息数据库。

4 结束语

总而言之，档案管理工作是当前人事管理当中非常关键的一部分，各单位都需要重视这项工作，不仅需要从思想和工作模式上进行一定的改革和创新，同时也需要结合自身的实际情况进行制度方面的完善，确保这项工作变得更家的规范和有序。科学的档案管理工作能够有效的去为单位培养人才，并且让岗位和分工变得更加的合理性，这也是当前人事档案工作发展的主要方向。

参考文献：

［１］王心梅，名娟.人事档案管理的重要性及优化途径［J］．教育现代化，2017，４（38）：163－164.

［２］王悦，罗振􀆰人事档案管理的重要性及优化的几点建议［J］．低碳世界，2017（35）：365－366

［３］郭怀珍􀆰新时期人事档案管理优化措施的思考［J］.北京档案，2015（7）：31－32.

[Nicole是半仙1]直接写：企业