论新时期住房公积金档案管理的特点与措施

论新时期住房公积金档案管理的特点与措施

曹玉英

内蒙古自治区鄂尔多斯市，鄂尔多斯市住房公积金中心， 017010

摘要：在新时期下，住房公积金档案管理工作在住房公积金全部业务中占有重要的地位，也是各项业务稳定开展的保障。住房公积金档案是根据我国职工公积金账号设立、存取、使用等过程中形成的，近些年公积金住房事业快速发展，业务面拓宽到多方领域，内容不断丰富，因而这一领域的档案管理工作也呈现出许多新特性。本文探讨了新时期下住房公积金档案管理工作的特点，并根据发展现状提出有效措施。

关键词：住房公积金；档案管理工作；措施

一、新时期住房公积金档案管理的特点

住房是一项民生问题，住房公积金部门在办理各项业务时涉及到多方面的信息，因而公积金档案具有重要的参考利用价值。目前来看，公积金档案管理具有以下几个特点：

第一，公积金档案整理具有较强的时效性。如今，住房公积金事业飞速发展，房价增长大大激发了广大职工对住房公积金的需求，每天前往窗口办理业务的人流量很大，客户在办理住房公积金的对应业务时，工作人员需要立即对不同客户资料信息进行归档整理，如果没有准确及时做好归档工作会很大程度影响客户信息的完整性，在日后客户再次办理公积金相关业务时需要重新填写信息，造成不必要的负面影响。由此来看，这不仅体现出公积金档案管理工作的时效性，也是对柜员职业技能的考验。

第二，档案留存材料相似，保存过程繁琐。一般来说，客户在办理住房公积金时所需要的材料是相同的，统一经过职工所在单位、经办部门、住房公积金管理部门来进行公积金的缴存、提取与管理等，所以在这种情况下，大量相同种类的档案长时间堆积在一起，为管理工作增加了难度，特别是一些纸质档案占用了较多的档案管理资源，长期形成的管理模式也没有相应的保存意义，保存过程很繁琐。总体来看，我国住房公积金档案的保存期限均在15年以上，如果加上贷款的部分，那么一个客户的档案至少包括30年，在整个档案管理过程中也包含了随时出现的情况变化，可见，公积金档案管理保存是十分繁琐的。

第三，公积金档案管理具有严谨性。住房公积金的办理部门包括缴纳单位、公证部门、银行等机构，由于特殊的职能性质，所以在每个步骤进行过程中十分严谨，只能由指定部门进行查阅和使用，职工本人也可以进行公积金档案查阅，其他人是不允许进行翻阅的。公积金档案的管理过程具有保密性，公积金部门也要设置保密制度。因此，这就使得我国的住房公积金档案管理工作具有一定的严谨性与针对性。

二、住房公积金档案管理中存在的问题

（一）档案管理机制缺失，缺乏约束力

现阶段，我国住房公积金档案管理工作仍缺乏一套健全的管理标准。在我国的大部分地区还没有形成对职工住房公积金的统一工作标准，各地参差不齐，有些经济相对落后地区的公积金管理进展缓慢，再加上对当地工作人员的约束力度不强，所以工作中很难形成统一性与高效性。另外，随着公积金事业的不断发展，跨地区业务也成为了当前的热门，上述问题也会导致在跨地区的住房公积金管理工作中操作性不强。住房公积金档案管理工作作为一种新兴产物，但是各地区可以学习借鉴的经验却很少。

（二）当前的公积金管理设施很难满足新时期需求

起初，我国的住房公积金制度是在1991年起步，经过几年的摸索，于1999年正式开始执行。住房公积金制度起步较晚，一些发达地区的公积金管理部门制度体系要明显优于偏远地区，但是大部分住房公积金管理部门的成立时间还是比较短，比如缺乏固定的工作地点、先进的档案库建设等问题，办公环境差档案管理设施老旧的现象不在少数，特别是新时期下对档案管理工作的要求越来越高，很多档案保护措施无法及时应用到档案管理工作中，直接影响了住房公积金档案的安全性与保密性。

（三）档案管理队伍专业素质不高

住房公积金档案往往由不同机构文件资料汇成，在归档时需要不同部门之间的配合才能实现高效准确对接。但是，在大多数城市对住房公积金档案管理工作重视度低于其他业务工作，所以负责档案管理的人员大多是临时上任的，他们不具备丰富的档案管理经验与专业的工作技能，在业务领域上缺乏对贷款、缴存的了解，直接导致了公积金档案不能得到充分的使用，造成资源浪费。特别是在新时期下，对工作人员的计算机水平要求更高，如果工作人员不能与时俱进，缺乏对业务的学习钻研，很难达到时代的要求。

三、提升住房公积金档案管理的措施

（一）完善奖罚机制，打造专业化人才队伍

住房公积金管理部门要创新工作思维模式，建立严谨的档案管理思想，充分认识到自身工作的重要性，明确民生问题。人才培养是提升工作效率的重要关键，地方部门要重视人才引进工作，从当地高校、省高校档案管理专业学科中择优选用优秀人才，逐步改善档案内部建设，提升自身专业能力不仅是确保各项业务有效开展的前提，也是确保职工住房保障的后盾。另外，要强化对公积金档案管理的监管考核工作，对具有高效工作能力的优秀员工予以嘉奖，定期开展考核工作，时刻确保工作人员的工作热情。

（二）各地要大力完善公积金档案管理机制

各地区的发展情况是不同的，各地区公积金管理机构一定要切合实际，结合现实发展状况来打造专属的住房公积金档案管理机制。相关部门要重视该项工作，监督部门要不定期进行检查，对不合理的地方及时指明，提高管理规范，确保档案管理工作人员能够以正确高效的工作模式为广大职工服务。新时期下，各地住房公积金工作是构建和谐社会的基础，群众住房问题已经成为了重大的民生问题，住房公积金管理机构务必要尽职尽责，有效促进工作的高效性。

（三）重视资金投入，强化档案管理设施的建设

在新时代下，档案管理的投入资金要用到刀刃上，大力更新办公设备，购买先进的软硬件设备，确保住房公积金档案管理向网络化方向发展。另外，档案管理离不开高科技系统，要确保能随时随地进行档案检测、信息检索与管理，对一些重要的数据进行数字化转换，加快实现住房公积金档案管理的无纸化发展。

四、结语

在新时期下，国家对民生问题越来越重视，各地区公积金监管部门要致力于完善职工住房保障工作，不断改进公积金档案管理的不足，从而推动我国住房公积金事业长远发展。

五、参考文献

[1]刘晓燕.浅谈住房公积金档案的特点及档案管理[J].工作指导,2018(03):133.

[2]聂绪敏.论新时期住房公积金档案管理的特点与措施[J].档案工作,2021(01):133.