如何做好工程项目档案管理

如何做好工程项目档案管理

阎丽丽

托里县住房和城乡建设局 ，新疆  托里  834500

摘要：在建筑工程项目建设期间，规范落实项目管理工作，能够为企业后续生产经营活动的开展提供重要参考，切实提升工程管理效益并保障项目工程建设质量。但目前来看，由于部分企业忽视了落实档案管理工作的重要性，导致档案管理工作的开展受到严重影响，其作用难以得到充足发挥，影响工程管理水平。基于此，有必要对工程项目档案管理工作的落实现状进行分析，以当前工作中存在的问题为根本切入点，制定出切实可行的解决策略。

关键词：工程管理；建筑工程项目；档案管理；优化对策

所谓工程项目档案，是指建筑工程项目建设期间，各建设环节产生的一系列文件档案。工程项目档案中囊括着建筑项目建设期间的全部变动信息，能够客观反映工程建设进展，体现工程管理水平。加强工程项目档案管理工作建设，能够帮助管理人员了解项目工程立项、审批、设计、施工及竣工各环节的工作情况，为后续工程验收、生产建设及管理工作提供重要依据。本文将主要就加强工程项目档案管理工作效益的策略展开分析，以供相关人士参考。

1工程档案管理存在问题探究

一是制度问题。当前各企业普遍缺乏完备、健全的档案管理制度，相关人员的工作随意性大，实际工作无章可循、无规可依。二是意识问题，各建设企业普遍将发展重心集中于提升建设效益方面，忽视了加强档案管理工作建设的重要性。档案管理人员缺乏良好的工作观念，工作责任心及职业道德弱化，档案工作处于被边缘化的位置，严重影响档案归档率、完整率及准确率。三是人员配置问题。一些建设单位不具备充足的专职档案管理人员，现有档案管理人员的综合素养较低，未对其实施系统化的档案工作专项培训，实际工作中常产生档案编制不规范、保管不当、归档不及时的问题[1]。四是工作效率问题。部分建设单位仍在使用传统的人员考核机制，未规范分配工作职责与任务，导致相关人员的工作积极性不足，同时部分建设单位往往未能按时保质移交项目文件，影响项目档案文件归档效率。五是管理规范性问题。企业所实施档案管理体系过于笼统、简单，缺乏对工作流程、细节的合理规划，造成了明显的分类混乱、内容不完整等问题，并加大了档案资料损坏、失密几率。

2档案管理措施

2.1完善管理制度，做好职责分配

建立健全管理制度是保障档案管理工作效益的根本性保障，相关企业需要依据工程建设实况，制定出切实可行的档案管理制度，进一步完善档案归档范围、时间，加强细节规划，明确提出对项目文件的质量要求。以此来为档案管理人员的工作提供根本参考，统一其作业行为，形成更为规范化、科学化的管理模式，确保档案管理工作能够遵从项目建设进度有序推进。与此同时，还应当防止工作中产生相互推诿的现象，做好责任与义务分配，明确相关人员的工作职责。应遵循项目建设需求及企业发展状况，完善档案信息管理网络，避免产生档案收集疏漏[2]。

2.2优化档案管理意识

各建设单位需要明确加强档案管理工作建设的重要性，将档案管理工作视为项目建设期间的重要工作任务。应引导全体人员树立起良好的档案管理意识，切实保障项目档案工作的建设效益。同时还应通过有效的宣传与培训转变相关人员的工作观念，使其树立起科学的档案管理意识，由思想上高度重视建设档案工作的必要性及重要性，明确档案原始记录及历史凭证对项目建设起到的重要影响。

2.3提升相关人员的工作素养

一是要积极渗透新的档案管理思想及办法，优化相关人员的工作责任心，使其能够以为新的工作思路及方法来落实项目建设任务。二是要全面贯彻落实培训及实地考察工作，带领档案管理人员参加各项专业培训活动，加强对建筑工程档案管理新法规、新标准的解读与教育，引导档案管理人员树立起创新型的工作观念，切实提升其综合工作能力。三是要做好思想道德教育，提升其工作积极性，优化其责任心及职业道德感，使其能够主动参与到档案收集工作中，保障档案归档的及时性及收集的全面性。四是要完善项目档案信息化建设，通过融合纸质及电子版档案双重管理，切实提升档案管理效率及质量。五是完善定期验收及项目竣工验收工作，保障档案资料形成与项目建设进度间的同步性。

2.4严格落实考核制度，深化档案管理效率

为进一步优化相关人员的工作积极性、保障工程档案管理质量，需要规范建设考核制度，推行经济责任制、岗位责任制，明确相关部门及相关人员的职责，制定出切实可行的归档考核细则及办法，从制度方面来增强项目档案文件归档效率，保障其完整性、真实性及有效性。各企业可以规范签订工程合同，在其中明确相关参建部门的归档职责与要求，使其能够高度配合档案管理部门的工作，定时保质地进行项目文件移交。此外还可推出档案保证金制度，如相关建设单位未能依照前期约定移交项目文件，则需要对其实施一定的资金处罚[3]。

2.5规范档案整理体系，保障规范管理

一是要强调科学分类、系统整理，要求档案管理人员在整理项目文件时，严格遵循企业规定的管理制度来落实，增强档案文件间的联系性，实现对项目档案的系统化整理及科学分类管理，保障档案利用查全率及查准率。二是要严格控制、安全保管，应切实保障档案资料的齐全性及内容完整性，严格落实八防措施，避免其物质及内容安全性受到侵害，保障档案不损坏，不失密。三是要适应要求、双重管理，应基于信息化时代的根本发展趋势，加强档案管理信息化建设，融合电子档案及纸质档案，实现对工程档案的双重管理，实现更为高效的利用。

3结束语

综上所述，对于建筑企业而言，加强档案管理工作建设是至关重要的。随着时代的发展，传统档案管理模式已难以满足新时期的工程管理要求。各建设企业需要端正自身发展观念，重新审视时代发展趋势，推陈出新地探索出一条优质的档案管理改革办法，解决好当前档案管理工作中存在的实际问题。从而切实强化档案管理工作效益，强化项目档案管理水平及服务能力，使工程档案信息的价值得以最大化体现。  

参考文献

[1]林婷婷,卓海金,梁任华.工程项目档案管理中的问题和建议[J].西部交通科技,2019(11):192-194.

[2]李玲.建筑工程项目档案管理收集难点问题及对策研究[J].城建档案,2020(02):73-74.

[3]胡文惠.道路工程项目档案管理收集难点问题及对策研究[J].运输经理世界,2021(02):147-148.

[4]