档案信息化建设与档案管理的思考

档案信息化建设与档案管理的思考

何锐

川化集团有限责任公司川化宾馆  四川成都  610300

摘要：在当前的信息化时代之中，各行业都将信息技术引进到各个领域，极大地促进了各行业的发展。在进行档案管理的过程中，各有关部门要与时俱进，把信息技术运用于档案管理工作当中，以增强档案信息化，改进传统的档案管理方式，提高档案工作的质量和效率。而有关部门要真正做到档案管理的高效运行，就必须充分认识传统的档案管理模式，把握住其中的关键，并根据具体的情况，采取科学、合理的方法来切实提高档案管理工作的信息化水平。

关键词：档案信息化建设;档案管理;思考

实现档案管理的信息化建设，不仅能有效地提高档案使用的效率，而且能保障档案的完整性，使其充分发挥其自身的作用。因此，各有关部门在进行档案管理工作时，必须认识到档案管理工作的重要性，从而提高对档案管理工作的认识，要从制度等方面着手，切实加强信息系统的建设，运用各种科学、合理的方法，以提高档案工作的效能，使其真正的效能得以发挥，从而推动档案工作的发展，使其在相关单位的发展中发挥出积极的作用。

一、档案信息化的基本概述与特点

1.我国档案馆信息化建设概述

从广义上说，档案信息化是将社会、经济、政治等各领域的信息集成，运用信息技术进行信息共享；从某种意义上讲，档案信息化就是把档案资料进行数字化，便于使用者的查阅。而在档案信息化方面，则是对传统的档案管理方式进行改革，把原来的纸质档案转变为数字格式，不仅能长久地保存，而且可以利用相关的信息平台实现数据共享，使档案工作得到了极大的改善，提高了档案管理的效率，使得整个档案管理工作更具科学性，同时，信息化的档案管理模式也极大地提高了档案管理的便利。

二、档案信息化建设的优势

1.存储主体更换，且具有小巧、容量大的特点

档案管理的信息化建设，极大的促进了整个档案管理方式的进步，从原来的文件夹，变成了硬盘、光盘、云存储等，这样才能将文件的数据进行数字化，就可以方便的进行数据的储存。而且这种存储介质可以存储海量的文件，占用的空间也很少，一块记忆卡就可以储存一个乡镇甚至是一个县城的所有文件，比起传统的纸质文件存储系统来说，它有着巨大的优越性。

2.档案信息资料能够实现多备份

档案管理信息化也有一个很大的好处，那就是可以在对数据进行信息存储的过程中，可以利用信息技术对多个备份进行复制拷贝，或通过其它手段存储。例如，离线存储，云端存储，等等。在这种情况下，如果一份文件由于人为原因或者其他原因而损坏，那么就可以使用备用文件，从而减少对文件的破坏。

二、目前档案管理中尚存在的问题

1.缺乏对信息化建设的认识

在档案信息化建设工作中，其有效的运用，既改变了传统的档案工作方法，又推动了我国的档案工作理念的变革与发展。通过运用信息技术进行档案的管理，可以大大地提升工作的工作效率，并能使档案工作的工作质量得以改进，使相关部门能够更好地查询和处理档案，从而大大地提升了工作的效率和质量。但是，由于部分档案管理人员没有充分认识到其在管理工作中的作用，因此，没有足够的认识，不能合理的接受信息化档案的管理，致使档案管理工作的转型和发展大大受限，从而使档案管理工作无法顺利推进，最终影响到档案管理的转型创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。

2.档案管理方式较为落后

由于当前的档案管理体制还很不完善，管理方法也比较陈旧，很多单位仍然沿用着传统的纸质文件，没有与信息化技术相结合，档案的管理方法比较陈旧，因而很难保证其安全和完整性。另外，档案管理工作中，由于管理水平上的差距，使档案管理工作经常会出现失误，使档案管理工作不能正常开展，而档案管理人员又不具备相应的信息技术与信息设备，这也成为制约档案管理信息化建设的重要要素。

3.档案管理思想缺乏先进性

许多档案管理人员都有一个错误的认识，那就是把相关的文件资料整理好，然后根据文件的规则来处理，而不是通过网络技术来管理。这一认识在一定程度上影响了我国企业的信息化工作，而企业的信息资源共享是企业内部工作的重点。一些具有传统档案管理理念的工作人员，过分注重档案的保存，而忽略了其利用率，使其无法充分地利用和管理。

三、档案管理信息化建设的有效措施

1.健全健全安全档案管理网络

各有关部门要切实增强档案工作的实效性，充分发挥其实际作用，提高档案工作的质量与效率，就必须加大资金的投入，购置相应的软件，为其提供充足的人力物力。因此，各级政府机关要建立一个安全的档案管理网站，把它划分成“内”、“公”两种类型，以便更好地发挥档案管理功能，同时，还可以通过网站的建立，为读者提供档案资料，实现档案资源的共享，推动档案信息的传播。有效地使用档案资料。同时，有关方面也要加大投入，购置电脑、扫描仪等各类信息化设备，确保相应的信息化建设。从而推动我国档案事业的信息化建设。

2.更加注重档案的信息化工作建设

各级有关部门要进一步强化档案管理工作，转变以往的管理理念，促使相关单位和内部的档案管理者能够增强对管理工作的实际效能，以此更新档案管理者自身的传统档案管理思想观念，树立先进的档案管理思想，促使相关单位及其内部的档案管理者能够提高对档案信息化建设的重视程度。另外，相关单位要加强对传统的档案工作的改进，为以后的档案工作的信息化工作提供科学依据，为以后的档案工作的信息化工作打下一定的基础，为以后的工作做好科学的决策，使之更好地促进信息化的发展。然后，根据企业的信息化工作特点，制定出相应的工作程序，并据此制定出相应的标准体系，管理人必须遵守有关规定规范进行信息化管理。还要按照档案数据录入数据，规范设备要求，加强文档电子版，方便用户查询。于此同时,为保证档案管理工作的顺利进行，各相关部门要建立健全的管理责任体系、考核机制和奖惩机制

3.借助信息技术建立数据管理系统

在档案信息化工作中，数据管理系统是一个必不可少的环节，安全的数据管理体系可以保证档案信息的完整性，并为档案资源的开发提供必要的依据。有关部门应充分运用信息化手段，建立高效的数据管理体系，并按档案的类别进行分类，以便于档案的查询、录入工作。此外，在建立档案资料管理体系时，应注重建立有效的检索机制，以提升档案资料查询的效能。同时，要建立一个特殊的阅览模块，以帮助档案管理员及时、高效地处理重复性的文件，防止对档案的查询和管理造成不利的影响。另外，在数据管理系统建设中，技术人员要注意安全，在电脑上设置一个防火墙，或者在电脑中安装安全管理软件、杀毒软件等，达到防范网络病毒和黑客攻击的目的，从而保护数据化文件的安全，避免数据文件的损坏，从而影响到文件的使用。

四、结论

本文认为，加强档案管理的信息化建设，不仅可以为用户和管理者带来极大的方便，而且可以使档案资源得到最大限度的利用，从而促进档案管理工作的实效。因此，各有关部门必须重视档案管理，明确其缺陷，并根据其特点，制订切实可行的方案，以弥补其不足，提高其工作效率。

参考文献：

[1]袁 丽.关于档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].职工法律天地：下，2018

[2]韩 鹏.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].百科论坛电子杂志，2020

[3]张义森，闫孟菡.档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2020