档案管理信息化建设思考

档案管理信息化建设思考

马睿

四川藏区高速公路有限责任公司 四川成都  610041

摘要：档案工作是一项多方面的复杂工作，为了降低工作流程出错的可能性，提高工作效率，档案信息化建设的重要性正在逐渐显现。只有不断加强对这些新技术在档案管理工作中开发和应用的重视，才能更好地适应时代发展的需要，打造更加完善的档案体系，让人们的工作和生活更加轻松。本文分析了档案信息化建设过程中需要特别注意的内容及相关问题，并针对这些问题提出了相应的建议。

关键词：信息化建设；档案管理；解析思考

一、档案管理信息化建设的实践意义

1.认识企业档案的重要价值

企业档案管理包括文书档案、科技档案、专门档案三大类。其中，文书档案主要内容包括企业命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等；科技档案比较复杂，其中包括企业从事自然科学研究、生产技术和基本建设等活动形成的图纸、图表、文件材料、计算材料等；专门档案中主要包括会计、审计、诉讼、公证、商标等专门业务活动中形成的具有特殊内容和形式的档案。

2.提高档案管理水平

档案管理信息化建设项目的推进，有助于提高档案管理现代化水平。以往，由于多以纸质版档案为主，致使管理者常通过人工分类、整理、归档等方式对其进行有效管理。虽然传统管理模式确实能够实现档案信息的合理保存与利用，但整体效率、便捷性以及时限上多有不足。信息化管理模式的应用，可在加快档案信息化建设速度的同时，使其实现现代化发展，继而优化档案管理工作成果。尤其对于天然气战略规划、石油开发企划书等重要档案资料，可在信息化管理下，以电子档案的形式予以保存，最终可达到高效管理效果。

3.提高档案信息利用率

档案管理者需要针对档案信息做好归类、整理、记录等工作，不但能够在集中管理条件下，为相关人员精准查找有用档案，还能够在档案外借后及时回收，这样才能增加档案信息完整度，而信息化建设可在原有基础上提高档案信息利用率。与传统管理模式相比，信息化管理手段的应用，查阅者可直接从信息平台上输入关键词搜索档案条目。

二、档案管理信息化建设路径

1.改进升级相关技术

一是企业档案管理的内容是随着社会的发展而变化的。档案管理的内容将体现各大企业、机构文件管理系统的趋势。应充分认识到，档案管理软件的升级不会导致工作量增加，反而会加强信息化管理软件的使用效率，同时软件的升级和优化也会使企业内部相应的硬件升级。

二是档案数字化是指将传统纸质档案利用扫描设备等工具，应用扫描、OCR、数据库等技术，参照国家、行业等相关标准，转换成电子信息的处理过程。档案数字化工作重要环节有三点：第一，信息技术的应用和企业档案数字化工作推进，是基于企业档案的数量，需要进行数据采集、数据测试和验证，往往需要大量的资源，有许多企业采用独立开发或者第三方合作等方式，已经较早部署与研发并实现了现代化的应用；第二，档案数字化需要企业各部门以及相应的管理人员配合进行，充分调动全员积极性，将有助于更好地进行档案管理信息化建设；第三，企业档案数字化处理过程是持续性的，需要合理制定数字化方案，充分利用资源，确定工作流程，明确数字化的方式方法。

三是为了确保信息化档案资源的安全和保密性，必须建立全面的安全制度，以避免档案信息丢失或泄露。企业应注意改进档案信息安全管理系统，特别是在信息风险防控方面。互联网时代，实现档案管理信息化必须依托互联网，而互联网的信息量大且无序性，使每一个小的风险都可能会对企业产生重大的影响，因此，提高档案信息管理系统的安全性不管是对企业还是工作人员都是最好的安全保障。

2.完善信息化管理制度

档案信息化建设还需要在实践操作中，进一步完善信息化管理制度。以往对于档案管理工作颁布的档案管理条例、档案管理规范缺乏一定的适用性，因此，应当就信息化管理要求以及管理内容，重新修改完善管理制度，促使管理者能够充分借助管理制度约束相关人员的工作行为，参照管理制度梳理管理步骤。

在信息化管理制度完善中，应当编制科学的执行方案，结合《档案法》等法律法规调整管理制度的内容，完善后的管理制度要涵盖下述内容：

第一，对于电子档案中形成的电子工具，如网盘、光盘以及磁带等，均应当选择合法的渠道进行使用与查阅，不可用于牟利项目泄露档案内容。

第二，电子档案应当通过统一管理的方式，在各部门之间进行共享，无论是档案的验收、校正以及保存都应当由档案管理者予以负责。

第三，电子档案在档案信息系统管理下，应当注重其真实性，并根据制度要求做好充分保管工作，以免电子档案信息泄露，引起不必要的损失。

第四，电子档案应当支持多种保存格式，如txt、jpeg、ape、bmp等，以供不同软件进行查阅。

第五，对于电子档案，应当由各科室汇总后，统一交给档案管理者，并做好信息收录工作。其中，汇总时间可设置在年中。

对信息化管理制度中的各项规定，还应当依据处罚制度对违规人员进行惩处，防止部分人员出现窃取电子档案信息等情况，损害机关单位以及企业效益。

3.组建信息化管理团队

档案信息化建设离不开人力支持，无论是软件操作还是硬件维护以及新技术的应用，都需要得到人才支持。因此，在推行档案信息化管理模式期间，还应当先行从信息化管理人才培养上出发，提升管理者的信息化管理能力，积极转变档案管理者的管理理念，防止受人为因素影响，导致信息化管理流于形式，不能在档案管理部门体现出实践价值。对于信息化管理团队的组建，可从下述两个方向进行研究：

其一，对于现有人才，可从技能提升、理论学习等方面，为其定期组织培训活动，鼓励在职人员积极参加研修班。例如，2020年11月份，为了进一步加深对新《档案法》的解读，人资社保部门以及国家档案局专门为各单位、各企业以及各高校档案管理者提供了档案信息化建设学习班，经过此次活动，可为管理者信息化管理水平的有效提高给予助力。

其二，对于外聘人员，即新入职管理者，可从信息技术基础以及自主学习能力上予以考核，并在入职前对其进行长达一周的技术学习培训，使其学会运用信息管理系统对档案信息进行采集记录，而且还需从职业素养上培养管理者的责任心，使其在履行自身职责期间，也能成为档案管理工作未来发展的重要“接班人”。

4.有效应用信息化管理原理

针对档案实施信息化管理是目前档案管理工作创新改革的重要举措。在推行信息化管理模式过程中，应遵循一定的应用原则，如标准性、最优化以及整合性等。基于信息时代背景，在档案管理信息化建设阶段，应当将档案划分为不同类型，可以对信息进行安全等级的划分。例如，保存在信息系统中的机密档案信息，需要为其设置多重加密保障，以免危及档案安全。而对于普通档案，应当对其进行标准化管理，如档案信息的精准采集与安全传送等，都需要为其制定相应的管理标准，指引管理者完成管理任务。

结束语

档案管理在其实现信息化转型目标过程中，应当找到明确的信息化管理方向。对此，应从档案室基础设备设施、信息化管理制度、信息化管理团队、多元化高新技术等方面着手，便于档案管理人员能在信息化管理条件下，提升管理有效性，为我国档案事业未来发展提供新指引，达成档案信息化管理目标。

参考文献

[1]王泳.事业单位档案管理信息化建设的探索[J].网络安全和信息化,2022,(08):16-18.

[2]杨会.机关单位加快档案管理信息化建设探析[J].兰台内外,2022,(21):24-26.

[3]张大鹏.论新形势下档案管理的信息化建设[J].兰台内外,2022,(18):36-37+35.