重庆巨能建设集团路桥工程有限公司 重庆市 400700
摘要:建筑工程建设下会形成大量的信息资料,这些资料贯穿项目建设全过程,是一个项目完整建设的过程文件。文章对建筑工程档案管理的意义进行分析,探讨建筑工程档案管理问题与管理措施。
关键字:建筑工程;工程档案;档案管理;建筑档案
引言
近些年来,我国各种建筑工程层出不穷,但结合实际情况来看,其在档案管理方面仍面临一定的不利因素,制约着建筑工程档案管理整体成效的提升,基于此,有必要充分结合档案管理的特点和价值,对提升工程档案管理效果的策略进行更加深层次的探索。
1建筑工程施工档案管理的作用意义
一是,施工档案是工程项目施工建设的记录,在建筑工程项目质量评定和评估、工程规范化竣工验收、建筑工程项目结构及安全性评价和分析以及工程项目后期的运营管理、建筑工程项目改扩建和工程维修等方面都发挥着重要的作用,可以为相关工作的开展提供依据和参考。如在建筑工程项目竣工验收的时候,强调对工程项目各类资料信息的完整性和真实有效性等进行检查和验收,针对不符合要求的,不予竣工验收。二是,与工程项目建设同步进行,做好施工档案管理工作,全面收集、整理和分析施工中的各项资料信息,能方便有关人员全面、准确地把握建筑工程项目施工建设的实际情况。同时,也能够为建筑工程项目施工质量管理、成本造价管理、工期进度管理、安全管理等提供参考和依据,从这些资料信息中能够及时发现和处理施工中不规范的情况和异常情况。三是,加强施工技术资料等档案资料信息的管理,在很大程度上有助于监督建筑工程项目施工各参与主体规范化的施工作业,自觉履行自身的职责,促使整个项目施工规范有序进行。
2建筑工程档案管理问题分析
2.1档案管理观念陈旧
当前,我国建筑工程参建单位普遍缺乏先进的档案管理意识,这就导致建筑工程档案管理工作效率低下、效果不佳。项目领导很少关注资料信息是否及时归档、档案管理人员是否运用现代化技术手段开展档案管理工作、档案管理人员是否能够胜任岗位工作等问题,从而导致档案管理工作不到位、工作评价指标体系不完善、档案信息价值难以充分发挥。另外,落后的工作理念和工作模式,还会严重影响到档案信息的安全性,建筑工程档案的信息化建设也会因此受到阻碍,科学化管理目标将很难实现。
2.2档案收集后管理随意,不利于后续工作开展
在建设单位对于资料收集后管理,也是存在较多问题的。因大部分资料均为纸质资料,且持续周期长,资料种类多样,由于资料多样性样式板式等均无法统一。这样多元化的形式无疑增加了档案收集过程中的分类和管理难度。可能会因为收集时整体不当,造成收集后丢失的问题;或因大批量资料的存在,若收集后未进行及时的归档工作,对于在集合资料中的中间页,没有明确的标题和批注,造成收集后的归类困难问题。在收集过程中不建立索引和目录,造成档案收集后无法核对缺失、重复等情况,最终导致收集到的资料不齐全。对于此类收集中的问题而言,对后续档案归档和整理工作会造成诸多困难。
2.3信息化和数字化水平比较低
加强建筑施工档案管理信息化和数字化建设是一大趋势,但是很多工程项目在这方面基础比较薄弱。工程项目的档案资料信息比较分散,在档案管理过程中无法实现统一、规范的管理。相关人员利用信息化技术和手段收集和整理施工档案资料信息的能力不足,也缺乏完善的信息数据库和信息共享平台,同时,在档案信息安全管理方面也存在不足和缺陷。
3建筑工程档案管理措施
3.1确保档案收集与整理的规范化
在档案收集工作中,各参建单位的档案人员要及时收集各类文件、图表等各种原始记录,做好预立卷工作,确保应归档的文件材料完整与齐全;在档案整理过程中,文件内容填写要真实、准确、完整,无错、漏、改现象。档案工作人员需要对建筑工程涉及到的所有信息资料实施规范化、数字化的管理,重点确保信息的完整性和准确性,为建筑工程建设工作的实施创造良好的基础条件。另外,为提高参建单位档案管理人员的素质,项目法人单位应定期组织施工单位档案人员参加培训,对所有参建单位的档案人员进行工程档案整理培训,统一整理规范和标准。档案管理人员要学习档案管理知识,针对本工程制定工程档案管理办法、工程档案分类及编号方案、工程档案归档范围及保管期限表、工程档案立卷及整编操作规程。
3.2加大人才培养力度
为了能够有效降低其受到人为因素影响所造成的档案管理成效不足的问题,应当在大力引进人才的同时强化培养人才,继而有效提升管理队伍的专业性水平。在实施人才引进的过程中,相关单位需要结合当前我国整体的实际情况,尽可能立足于岗位的实际需求,在此基础上科学确定相应的选聘标准,并根据人才条件的具体情况,针对性地对相关标准进行放宽,这样一来便能够在有效保障人才素养的基础上提升人才的经验和知识掌握程度,进而切实满足相应的选聘标准。通常情况下来说,在培养人才的过程中应当注重保障好以下两方面内容。一方面,有关单位需要形成专门进行建筑工程档案管理的机构,并充分保障其独立性。另一方面,应当结合具体的工作内容科学确定相应的岗位,接下来再采用定期开展培训工作的手段,继而在极大程度上促进管理人员素质水平的提升。
3.3加强对档案收集工作人员的培训
在目前有多个领域已引进了专业化技术化的科技手段,数字化档案收集技术也在此行业中日间渗透,有科技加持固然重要,但人才才是其根本对于人才的培育仍是一个值得被重点关注的问题。项目工程档案需要慎重对待,因此从事该行业的工作人员也应该有较高的水准,公司应该加强对工作人员的培训,同时工作人员也应该提升自我素养。作为档案的工作人员,要通过多种渠道,采取多种方式,全面提高档案知识,提高自身档案运用的基本技能,提高在档案收集工作中的意识,以迎合未来档案收集工作的发展。除档案管理人员之外,工程项目现场施工人员也需建立清晰明确的资料管理意识,作为大部分资料答案的直接发起者和第一责任人,需在日常工作开展过程中就有档案资料的收集与存放管理能力,应避免,在收到相关上交或收寄通知后临时补充。同时也要对资料档案的真实性与全面性负责,避免在现场临时存放过程中被随意篡改、随意借阅的情况发生。一个团队的工作质量能直接影响最终的工作成果的质量。一个专业高效的团队才能在开展档案收集工作时事半功倍。
3.4充分挖掘和利用档案信息资源
建筑施工档案管理是一个系统性的工作,不只强调档案资料信息的收集和归档管理,更需要充分挖掘和利用这些档案信息资源,确保能够为建筑工程项目施工建设管理以及运营管理等提供支撑和服务。例如,构建完善的档案数据中心和信息化平台,方便档案资料的收集,整理和归档,以及共享利用;在这些档案资料收集完成之后,要对接到城市电子政务平台,为城市规划与管理等提供支撑和服务;强化档案管理服务意识,构建建筑施工档案共享共建模式,以全面收集档案资料信息和高效利用档案资料信息;建立方便的索引,拓宽档案服务的渠道,方便及时获取和利用这些档案资料信息。
结语
综上所述,建筑工程档案管理是一项综合性、系统性较强的工作。建筑企业想要实现建筑工程档案的科学化管理目标,就必须积极树立科学化管理意识,注重档案信息的收集、利用,引入现代数字化技术,建立完善管理制度,为建筑工程建设提供依据和参考。
参考文献
[1]梁珊珊.建筑工程档案管理的重要性及科学化管理措施[J].办公室业务,2019(18):147-148.
[2]戚芸.建筑工程档案科学化管理的实现路径探究[J].建材与装饰,2020(20):148,151.
[3]赵军.建筑工程档案管理的重要性及其强化策略分析[J].城建档案,2021(10):52-53.