中国船舶集团公司第七一○研究所,湖北 宜昌 443003
摘 要:论述了科学管理科技档案的有效方法,探讨了如何强化科技档案收集水平。研究了开发利用档案资源的方法。
关键词:科技档案;管理与收集;开发利用
0引 言
科技档案具有很高的收藏价值,它所赋予的内容也很广泛,与此同时还涉及到不同的企业和阶层中,这是集不同部门研究生产于一身的文献材料,不管是对国家,还是对企业都占有重要的地位。由于科技档案所包含的内容很广泛,因此基础建设是其中重要的组成部分。此外,设备仪器、有关科技等方面在其中占有很多的比例。不仅仅只是这样,就科研领域而言,科研手段和有关研究都包括在科技档案中。显而易见,科技档案不但是档案管理重要的组成部分,而且还在某种程度上对科研工作带来影响。
1 科学管理科技档案的有效方法
相关单位对科技档案做好管理工作,对科研单位的发展起到重要的作用,只有将这项工作有效的落实到实际工作中,才可以确保科技工作能够起到实用的作用。不仅仅只是这样,还会对专业水平带来影响。然而,由于受到不同因素所产生的约束,从而对科技档案管理工作所产生的水准不一致的现象。
1.1 完善管理制度
科学档案管理是单位管理工作的组成部分,应当对科技档案做好系统性的建设,不但要将管理流程进行程序化工作,而且在形成系统化管理的同时,还应当制定出合理的制度,从而使档案管理的整个流程都能够得到保证。此外,还针对档案体系的建立和具体应用都可以在获得强化的基础上,从而对管理系统进行不断的完善。相关单位还应当将科技档案管理工作做好适当的细化工作,确保档案在管理以后,还能够为后续工作提供完善的流程,通过采取恰当的奖惩措施,能够进一步督促工作人员对自己的工作引起重视,并且对全部档案做好鉴定工作,从而保障档案能够具有一定的完整性。相关单位还要制定出合理的管理制度,使管理中的每个流程都能够拥有相关的要求可以遵守。
1.2 加强档案管理工作中的短板
从档案管理的发展过程来看,始终存在着很多短板,这些都对档案管理造成极大的阻碍。在这其中人员的新老交替不够稳妥,始终存在着脱节的现象,没有完成平稳的交接工作,造成业务水平出现下滑,原有的业务经验得不到很好的延续。不仅如此,很多工作人员没有一个端正的工作态度和专业的意识,使很多有价值的文献资料白白流失,而没有进行系统地收集整理,造成很多有价值的科技文?I的缺失,无法得到完整的保存,文献也失去了系统性,使得其科研价值大大下降。还有很多时候,档案管理这一岗位缺少足够的关注,使得这一岗位上的工作人员存在较大的随意性,在单位中处于被领导呼之即来,挥之即去的尴尬境地,往往在接受了系统的专业训练之后,却被借调到其他岗位,使管理工作难以形成高质量的连续性,从而影响到档案质量。这是一定要从短板入手,以保证档案管理的有效性和连续性,保证档案的完整和系统为宗旨进行系列的工作改革和完善。加强这一岗位的专业性,将整个工作的流程进行专业的细化,统一所有的业务执行规范和标准,完善相关的术语以及代码系统,促进档案的整理和保存工作逐渐走向正规化。
2 强化科技档案收集水平
2.1 收集科技档案的意义
科技档案在一定程度上是人们进行相关的科研以及生产工作的结晶,是系统记录了活动过程,具有极高技术含量和科研参考价值文献资料。科技档案的存在能够为本单位的科技活动提供一个基础性的参考,使相关的科技活动能够做出科学的前期规划,并在活动的具体实施过程中提供极为重要的技术参考。在这种情况下,如果做不好收集工作,就使文献丧失了利用价值,更加无从谈起开发以及利用。
2.2 收集档案具体措施
2.2.1统一集中管理
科技档案好经过很长时间的积累才可以逐渐形成相应的材料。不单单只是这样,材料还处于较为分散的状态,然而为了确保资料能够具有一定的完整性,相关部门就应当做好管理工作,从而使档案能够得到充分的使用。
2.2.2分阶段收集
为了保证相关文献材料的井然有序,根据相关活动的阶段进行分层的整理,这样材料才能够井井有条的被保管。
2.2.3根据专业进行分类收集
文献的专业特性较为明显,所以根据文献的结构特征进行有针对性的整理,参照它的专业性质差异,进行分阶段的、科学的管理,这样在利用时也会更加方便。
2.2.4用不同形式收集
文献的形式可能是多种多样的,这时应该通过多种不同的形式进行文献收集,之后依据不同的具体需求,进行不同形式的保存。如果文献是影像、照片或者声音,还应该进行具体的文字标注。
2.2.5明确责任划分,采用追责机制
依照不同工程不同环节,进行不同形式的责任划分,明确相关主管负责人的收集责任,并落实到具体的人员身上,根据不同的生产或者施工环节,做好每一个环节的文献收集集工作,并在归档之前进行严格的验收,出现差错,对相关责任人进行追责处理。
3 开发利用档案资源
相关科研单位只有合理的使用档案资源,才能够发挥出它们的作用,而且使用是实现档案管理的最终目标。为了进一步加强科技档案的使用价值,就一定要站在原有的角度进行不断的创新,通过应用信息化技术来发挥出其潜在的价值,从而使其价值能够得到合理的使用。
3.1档案建设
推动档案管理工作朝着现代化的方向前进,这是一项长久的战略部署,要站在宏观的角度去看待事情,并且和社会的脚步要达到一致的状态。相关人员在对档案进行处理时,应当将其规则做好统一,依据相同的制度进行操作,减少因为要求不一致而发生混乱的情况。
3.2 物质保障
相关科研单位倘若要实现开发的目标,那么就应当使有关工作在第一程度上得到相应的物质保证,采取科学、灵活的形式来使用资金,培养复合型人才,运营开发项目可以得到大力的支持,进而提高员工的参与性。
3.3 方法保障
首先,相关单位应当对档案符合采取收费的形式,从而使资金缺乏情况得到解决。对于储存成本较高的文献,相关单位就应当收取合理的保管费用或者是调阅费;其次,相关单位应当对编研档案进行不断的创新,打破以往的管理形式,引进先进的管理手段,从而使信息的查询能够更加的方便。