房地产档案管理的信息化建设策略

房地产档案管理的信息化建设策略

李晶

中国电建地产集团有限公司   北京.海淀 100097

摘要：随着网络与大数据的飞速发展，信息化、数据化的发展使我们的生活水平不断提高。随着科学技术的发展，整个人类都步入了一个信息化的时代。伴随着我国城镇化和现代化进程的加快，房地产业迎来了空前的发展机遇，而不动产的档案管理也受到人们的关注，并大力引进了信息化技术；以信息化为指导。文章结合房地产行业发展的现实，系统地阐述了房地产企业的信息化建设，并提出了相应的对策；加强房地产档案的综合管理，创造良好的档案服务环境，使其充分利用。

关键词：房地产，档案管理，信息化；数据平台

引言：城市化、现代化进程的加快，我国的住房、商业区、休闲区、城市公共设施日益增多，城市房地产档案的建设成为城市建设的重中之重。房地产档案的管理在过去的工作中，因其数据的繁琐、变化的错综复杂，使得工作人员的耐力、细心和专业性都受到了极大的挑战，特别是在住房改革和房产市场的快速发展的当今，房地产的档案信息处理方法已无法适应当前的新形势。

以经济发展为基础，以房地产业为中心，不动产的档案作用更加突出。房地产文件的形成是在房地产的相关业务活动中进行的，涉及到房产登记、房屋改造和销售、房地产交易等，这些都是以文字、图纸和照片为基础的。不动产档案是不动产登记工作的基础。我国目前的房地产档案工作模式已脱离了时代的要求，难以适应社会的需要，也不能保障房地产档案管理的工作效率和工作的质量。因此，在新时代，我国房地产行业的档案管理信息化已经是一个非常关键的问题。

1.房地产档案管理信息化建设的意义

随着社会经济的快速发展，房地产企业的发展也越来越受到人们的重视。采用计算机技术进行文件的输入与处理，既能提高工作效率，又能减少工作失误和差错，又能使工作人员摆脱繁琐的文件查询与处理，便于每天的查询和检索；同时，由于该系统具有较大的存储能力和较少的使用面积，因此可以极大地减少有关部门对档案室的人力和财力投入，使档案的保存工作更为可靠。同时，提高了不动产数据的规范化和精确度，也可以防止以前手工录入时出现的不一致和差错。

首先，在信息化的基础上，大力建设房地产企业的信息化管理系统，运用信息化的方法进行数据的输入和处理；能有效地提升工作的工作效能，降低错误。利用信息技术，打破了传统文件的限制，使工作人员摆脱了繁琐的文件查询和管理，对于提高查询和查询的工作效率具有重要的作用。同时，提高了档案的服务能力，特别是提高了查询的效率，方便了用户查询资料；不动产登记资料的使用效率明显提升。其次，它能极大地降低文件的管理成本，提高文件的安全性、通用性，并能提供全网的信息检索，加强信息的分享能力，使不动产信息的注册标准化得到了极大的提高。[1]

图一，数字化档案管理信息建设

2.房地产档案管理信息化建设的发展现状和问题

房地产开发的日益增多，使得房地产档案的经营工作必须不断提升，以更快的速度与新的发展步伐相匹配。提高物业相关单位人力、物力、资金等方面的投资。房地产行业是一个巨大的行业，它所涉及的行业和环节非常的多，而且由于其本身的性质，使得物业的经营成本和管理的困难也比较高；我国现行房地产企业的注册制度还有待于进一步的改进。

2.1档案管理的技术手段仍然落后

目前，全国各地对不动产登记工作的关注水平不一，大多数地方的不动产信息系统都处于一种“形式主义”的状态，许多信息技术只能用于登记、储存和查阅，在信息整合、数据挖掘和深入的研究和应用中，没有起到应有的积极的作用。[2]

2.2档案管理工作人员老龄化问题严重

以往的工作被看作是“清闲养老”，造成了当前物业管理人员队伍的发展相对落后，操作人员、管理人员、技术人员普遍存在着人员短缺等问题，人员普遍超过40岁，缺少相应的电脑技术，许多工作人员都不能熟练操作并充分掌握信息化的优势，工作能力和熟练度有待提高。

2.3档案管理平台的分散化和低效运营

在我国，许多地方已经建立了不动产登记与管理的文件体系，然而这种分散式的行政管理方式并不能实现信息的整合，而且某些程序的审核也使房地产档案的信息化工作显得复杂、不方便，从而使工作效率大为下降。

2.4信息化建设尚未得到广泛重视，观念落后

在当今社会，在信息时代大势所趋的今天，我国的不动产文件管理方式呈现出滞后特征，难以适应整个经济发展的需要。然而，有些档案工作人员对信息化工作的理解不够透彻，对其应用的评价不够高，思想也不够超前；制约了不动产登记信息系统的建设，提高了物业管理的质量，并影响了物业企业的数据采集和整理工作。[3]

2.5档案工作人员的整体素质和业务水平有待提高。

在不动产登记工作中，物业管理部门要充分利用自身的主观能动性和综合性素质，这对促进企业的信息化发展具有重要意义。当前，部分房地产公司的档案管理工作存在着一定的专业性，对信息技术的理解还不够，所学的知识和技术能力远远不能满足信息化的需求；工作积极性低，制约了信息化的发展。

2.6档案的管理方法不够科学，综合效益不强。

由于管理部门忽略了管理信息化，在信息化平台和软硬件设施的改造上，存在着与现实需要不符的问题，而人力资源的培养和教育难以进行。当前，我国还存在着传统的纸质文件管理方式，这使得电子技术在档案的管理和使用中不能充分利用其优越性。而且，许多房地产公司的经营体制都是松散的，非常的混乱。

由于难以做到集约和整合，工作过程复杂，工作效率低。

3.房地产档案管理信息化建设的对策

通过电脑及资料平台，为不动产资料的传递与分享，提供了一条方便快捷的途径。无论是通过远传或近传，通过电脑和互联网，可以快速高效地将房产资料传送到政府机关、房产企业；公民与公民之间的联系与交流，有利于政府的信息披露，促进政府的阳光行政。

3.1强化不动产信息的数字化管理

进一步推动我国不动产资料登记制度的数据化，使绝大多数的书面资料都被数据化，计算机进行辨识与加工，方便有关单位查询，为日后进行大数据处理及资讯分析奠定了基本资料依据；同时，电子注册还使得不动产数据的数据表格更加简单明了，减少了登记者和工作人员的人工填写。

3.2提高对不动产登记资料的管理工作的认识

当前各地区的房地产档案信息系统的建设与管理工作存在着一些问题，因此，必须要提高房地产档案的信息化水平，提高房地产企业的信息化水平，要转变工作作风，营造一个优良的思想文化氛围，为下级干部提供更完善的软件、硬件、人才，营造一个良好的社会氛围。[4]

图二，房地产档案信息化系统

3.3建立健全的不动产资料分析信息体系

为了便于相关部门查询房产信息，以及相关部门对房产信息的分析与决策，需要构建一套科学、完整的房地产档案信息分析与处理体系，以促进房地产市场的宏观调控；为促进我国房地产交易的健康、均衡发展，促进我国房地产业的健康发展，制定相应的政策导向。

4.如何加快房地产档案管理信息化建设

4.1加强对信息工作的关注，加强思想和理念的转换。

要加速不动产登记管理工作的信息化进程，提高其在网上的影响力和普及度，首先要改变行政人员的思维方式和观念；转变工作作风，树立创造性思维，从本质上确认信息化的重要意义，并确认其社会意义。此外，企业的信息化需要大量的各类资源来支持，加强硬件和软件的建设；大力推进人才的引入，创造良好的信息环境。

4.2强化员工的培训和教育，使企业经理在信息技术上的运用得到全方位的提升。

在信息化社会中，房产档案管理者不仅要具备房产专业的相关理论，更要注重运用信息化手段，顺应时代发展趋势；实现了信息系统的智能化。当前，档案管理工作应从思想上进行创新，主动掌握网络信息的知识；坚持与时俱进，加强信息观念和档案工作的结合，以改革为根本，充分利用信息化手段；提高了档案管理的管理水平和工作效能。此外，房地产档案管理工作要注重员工的培养和教育，并要与发展的现实相联系；全方位提高其职业素质和素质，使其能够更好地发挥其在档案工作中的作用，真正提高其工作质量。

4.3加强对档案的管理和使用工作的信息化建设。

建立健全的不动产登记信息体系是不动产登记管理的基础。以信息技术为基础，加强对不动产信息收集的快速、全面、准确的收集，确保信息的及时准确，方便信息的检索、咨询和使用。同时，要加强对网络信息的安全保护，保证其安全性和可信度，防止恶意的恶意修改。在信息化建设过程中，技术保证工作是不可忽略的，其主要目标是保护知识产权人的个人信息安全。另外，要建立一个完整的档案数据库，做好软件和硬件的维护，加强信息共享和保密；全面提高不动产登记资料使用的质量。

结束语：

总之，在当今的时代背景下，信息技术对各个行业的影响都很大，对不动产的档案经营也有很大的影响；信息化是必然的发展趋势。所以，要从产业发展的角度，对当前房地产企业的信息系统进行系统的分析，并找出存在的问题；要在高素质的管理人员的支持下，加强档案管理工作，建立有效的信息管理体系；提高档案管理工作的质量，是促进房地产业持续发展的重要保证。

参考文献：

[1]张晓东. 房产档案管理信息系统的建设与价值思考[J]. 中国市场,2017,(27):58-59.

[2]李敏嘉. 信息网络平台在房地产档案管理中的应用[J]. 城建档案,2017,(09):14-16.

[3]迟颖. 《民法总则》无权代理法律责任体系研究[J]. 清华法学,2017,11(03):109-129.

[4]陈瑞群. 解析信息网络平台在房地产档案管理中应用[J]. 低碳世界,2017,(04):256-257.