浅谈医院会议管理系统的设计与应用

浅谈医院会议管理系统的设计与应用

刘卫

徐州市传染病医院 221000

摘  要：随着经济的高效发展，社会的持续进步，医疗事业蒸蒸日上。传统的医院会议管理模式已无法满足当下的需求，无法为医患带来更好的服务。为了跟上信息化的新时代，需要设计医院会议管理系统，来进一步提高医院管理的工作效率和管理水平，降低运营成本。本文就如何进行医院会议管理系统的设计展开研究和分析，希望可以为相关的从业人员提供一定的依据与参考，推动医院管理的稳步发展。

关键词：医院管理 会议管理  会议签到  管理系统

就目前而言，医院会议管理仍存在些许不足，比如说部分工作处于手工状态，效率低下，错误率高，急需一套合理的完善的会议管理系统。该管理系统主要包括会议室管理和会议签到模块，实现实时共享查看会议使用情况。

一、会议管理存在的问题

1.1会议预定

通常情况下会议管理员请示会议室管理部门，进行使用登记，预定会议相关信息。若成功预订后对会议有些许修改，则需再次前往该部门进行修改，如若不巧，则影响其他人员对会议室进行预定使用。在会议预定的过程中，耗时费力且过程繁琐，难以使得会议室资源得到充分的利用。

1.2.会议通知

会议通知通常情况下采用四种方式分别是口头转述，邮件通知，短信发送和微信传达。这种方式存在一定的弊端，发送通知时耗费精力，且通知可能不全面，会存在遗漏某些人员，影响工作效率。一旦出错将产生严重的影响。

1.3考勤管理

以往的医院会议采用的方式通常是会议的管理员，事先将参会人员名单打印出来，在会议召开前则一次，让参会人员进行签到，这样一来不仅仅会给相关的管理人员整理会议和考勤统计时带来一定的麻烦，而且这种纸质记录通常不利于保存，也不便于统计各位人员的具体到会时间。

二、系统设计

对于所存在的一些问题，我们针对性的进行改进设计会议管理系统。设计的原则是场景实用性强，人性化安全可靠。 总体的设计目标是全面便捷的进行会议管理。

会议室管理模块整体采用图形化界面，便于用户的使用， 用户可根据操作快速的进行会议申请，实时的查看会议使用情况。值得注意的是 对于不同类型的会议是审批流程，需区别对待。

对于会议室申请该模块我们采用色彩偏差设计，针对该室的不同使用情况，我们采用不同的颜色加以区分。当用户点击具体的日期时即可查看该天某会议室的使用情况。在提交相关信息时，可直接根据会议提交表单中所列的相关信息进行填写。比如说申请或召开到部门、申请人、会议的正常时间开始时间到截止时间、会议的正常时间结束截止到截止时间等会议各项重要信息，申请人们可仅须视场合需分别点击勾选参会及组织人员、填写办公电话、参会及总组织人数，勾选发送会议短信按钮和会议通知发送短信按钮并提交申请即可。若某一会议需要长期占用会议室进行连续召开会议，则针对不同的情况采用特殊的处理方式，可适当简化会议申请操作，而不需要每天进行会议预定。

会议时间的登记签到服务及会议管理。该系统功能模块的设置模块的设计其主要功能目的之一即目的是为了要能借助会议微信的公众平台，将会议计算机远端信息与会议移动端数据信息有机合理地有效结合，实现到了会议前报名与申请工作的高效流程化、会议中报名及签到的进签到/出退单签退单高效便捷、会议签到后信息的查询统计以及报表的分析及报告的实时准确。针对会议人员固定会议开展时间呈周期是固定时间的会议的情况，在会议管理系统中，可对数据库中的人员进行分组，以便于会议申请时直接选组批量参会。

在召开会议的过程中可设定人脸识别或输入签到码进行签到。当会议召开完毕时，在该系统中可对于参会情况进行可视化分析，便于清楚的看见每一次会议的出勤状况，会议时长等。也可对所有会议进行归纳类比，分析会议类型，为以后的工作打下坚实的基础。

三、系统应用的意义

提高管理效率。该系统凭借自身良好的用户界面以及便捷的操作，极大的提高了医院会议管理工作的效率，更好地保障了医院的医护人员的工作质量。

可持续性地改进。任何时候的每一个信息管理系统或体系改革创新方案都是远都不是能在短期内一蹴而就成功落地的，需要内部与时俱进，不断去完善，持续地持续改进。例如，对于未及时按医院规定提交签到参会的工作人员，在反馈的信息周期时限范围内医院可以被允许先由或其相关个人代为填入提交书面申请未如期参加或签到的参会人原因清单；但对于跨省多个院区视频会议，允准有许多会议管理员需要同时亲自参与和签到才能开会等。

四、结束语

综上所述，会议管理作为医院行政事务中的一个组成部分，有着重要的作用。设计良好的会议管理系统应用于各种会议，将极大的提高医护人员的工作效率。该系统具有一定的可扩展性，若金号对该系统有任何意见，可进行优化或改进，以便于能够更加迅速准确地完成会议管理工作。

参考文献：

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