基于工作流程的企业办公自动化系统的分析与设计

基于工作流程的企业办公自动化系统的分析与设计

李泽鹏

山西省晋能控股煤业集团新闻中心

摘要：当前由于信息通讯技术以及互联网的发展对于企业之中相关的办公流程需求也有所改变，相关的企业在这个办公流程之中需要进行跨部门的合作，这种情况下，相关的工作业务流程就会进一步的有所增加，只有实现企业办公自动化管理系统才可以适应相关需求。文章针对相关的工作流程对于企业办公自动化管理系统的需求进行分析。

关键词：工作流；企业办公；自动化系统；分析

引言：

在当前形势下，企业办公自动化系统已经能够在中国的企事业组织以及行政机构乃至社会各界中得到了较为普遍的使用，从而可以真正达到了办事效能的提高、办公流程的标准化、乃至办公成本的节省。由于随着信息应用技术的不断发展，企业之中的相关办公流程在实施过程中，需要通过采取相应程度的支持，这就需要对企业的跨部门合作的工作业务流程的支持，而采用了基于工作流程的企业OA系统，就能够完全适应这一需求。

一、工作流程的相关概述

当前的工作流程应用系统主要是进一步反映流程的计算机智能化的模式，并且能够基于当前的高级计算机应用平台之下，才能够有效的开展工作流程合理的集成，还可以有效的实现业务流程自动化，从而进一步形成配套的发展模式。因此，工作流程系统包括了如下的一些基本概念:

(一)业务过程(BusinessProcess)又叫做业务活动，而流程则是指一种构件化的、可计量的行为。为达到特定服务目标，在专门的员工操作下，明确构成服务流程的所有项目间的关系，针对特定顾客或需求提供特定的功能[1]。

(二)活动(Activity)主要是按照相应的过程以及逻辑发展，包括配套执行的功能以及工作上的任务，相应的操作主要包括了手动与与半自动二种，其主要指的是在整个流程实施的过程之中，其相关的引擎所能够完成的最小一个动作单元。

(三)过程定义(ProcessDefinition)主要是形式化描述工作流程，其相应的系统构建以及结构可以实现自动化。业务流程被划分为各种子过程的行为，其概念主要是关于业务流程开始、过程结束和其他有关个体活动的数据，包括团队关系、IT方面的知识和信息等。

(四)流程/活动例子(Process/ActivityInstances)，其主要是保证实际的工作相应的流程以及动作，而在这其中每个不同的例子都是指相应的可自由操作的、带有内部状态的线过程。

(五)手工操作(NanualActivity)在整个业务流程的实施过程中，并不需要通过电脑就可以完成的活动[2]。

(六)工作流管理系统(Workflowmanagementsystem)相关的工作流管理体系，主要是能够通过相关的工作流程整体的定位以及控制，再进一步依照在计算机系统上应用，来对于整体的工作流程以及逻辑做好确认，针对相应的工作流程和实例化的情况做好系统软件方面的管理。其主要的作用就是在存储和解析方面的工作流应用信息，通过进一步的构建和管理环境以及相应的工作流程，做好执行者和相应工作流程之间的应用的相互作用等。

二、基于工作流程的企业办公自动化管理系统的应用分析

(一)公文管理功能

企业行政部门对公务文件的另一种十分主要的存在方式便是文件。企业利用公文管理系统，就能够迅速完成对文件的新建、编辑和撤销等等，从而能够时间相应的文件归档以及销毁的工作，其在相应的生命周期之中，可以更加妥善的加工以及对于文件做好保存。在相应的公文管理应用的工作属于当前我国各级机关中配套的较为重要的业务。由于公文管理的工作压力是十分很大的，但同时，它又是十分繁琐和复杂的，因此需要很多的工作人员投入其中，而如何妥善进行公文管理，将直接影响着我们公务活动如何达到最良好的效益[3]。因此，公文管理工作模块一般需要包括以下的一个基本功能:联合发文管理、收文控制、公文工作管理流程维护、公文写作检查和公文处理统计。

(二)事务处理功能

尽管各种的业务能力活动具有了各种不同的性质，不过，每一项业务能力活动都需要完成不同类型的基础信息处理过程，它主要包括了信息获取、数字运算、信息更新、资料存储以及文件输出等几个部分。业务处理职能中的服务，主要涉及办理企业信息来访、会务管理、后勤服务等。但其实，业务处理职能中的服务只是一个狭义的事务处理服务，它对业务或办公活动的数据获取、信息分析、数据整理等服务行为的合法性，发挥着十分关键的核心性作用。

(三)流程管理功能

一般情形下，企业利用流程控制，就可以有效的监测和管理作业过程，在不同的企业之中的各种作业过程的实施过程中，对业务流程的发展状态和业务流程各环节中的所有员工操作状态都能够及时进行监测和管理，对任务的发展状态、工作进行状态都能够获得直接的了解，对任务中的所有障碍和情况都能够获得有效的了解。利用完善的过程管理系统，项目公务管理的每个运行过程都可以进行记录与追踪，以此确保项目的实施流程的顺利开展，如果发现错误，就能够实现及时纠正

[4]。

(四)日程管理功能

目前在企业的内部，所采取的办公自动化管理系统其能够有效的实现日程管理相关的功能，能够更加高效地做好企业之中的不同部门的员工，进行相关的事公务活动，并且可以有效的规定好相应的工作行程，从而进一步规避传统的办公室环境之中，在应用各种不同的日程表、记事本、小便条等击中不同的方式来对于工作安排、提醒特办事宜等进行记载，在管理方法上存在着一定的弊端，采取这种方式可以让我们更加有效的保证相应的工作能够得到顺利的进行。通过日程管理系统功能，利用最先进的网络，可以有效设置企业内各个部门员工召开例会的场所、人数、日期、具体的流程等，并能够自动的进行工作计划、节假日休息时间、办公会议等业务活动。采用工作流程的工业办公自动化系统必须采取完全开放式的安全架构，以保证系统的物理安全性和逻辑安全性。所谓物理安全是指系统设备和有关装置都得到了物理防护，而不致遭受损坏和流失。通过对于逻辑网络安全方面的应用，主要是包含对于信息系统整体性、机密性和可用性等各种细节内容，其可以有效的制定出更加适当的网络安全制度。基于工作流程的企业办公自动化系统需要具有适当的扩展，能够利用服务器等硬件设施的增加，来实现服务应用的扩大、业务量的增长和服务应用终端用户的扩大，但并没有对系统逻辑结构、系统应用或服务应用做出改变，从而确保了这种扩充是迅速的、高效的。使得系统可以因为业务的变动，而非常容易的进行修改。同时，还必须应充分考虑对其他信息系统的各种数据内容整合和应用集成能力，可便捷地与第三方服务(如安全、系统管理软件)整合，这样才能够做到企业之中的内部信息资源实现充分的共享和交流。

结束语：

综上所述，由于企业信息化发展工程的迅速发展，企业各个领域间的沟通也日益显得越来越频繁，基于当前情形之下，主要是对于工作相关的流程以及企业办公是按自动化的管理，对于相应的系统做好研发与使用，其也受到当前各个企业之中普遍的重视，相关的领域也有着比较大的应用价值以及发展前景。

参考文献：

[1] 俞雯静，王国梁，臧家宁，等. 基于自动化技术的企业智能办公自动化系统的研究[J]. 新型工业化，2021，11(5):22-24.

[2] 周海扬. 企业办公自动化系统的设计与实现研究[J]. 中国宽带，2021(4):156.

[3] 鲍润菁. 基于移动互联网的办公自动化系统设计分析[J]. 科学与信息化，2020(12):47，51.

[4] 施畅，谢庆辉. 企业办公管理OA系统的设计与实现分析[J]. 中国科技纵横，2020(6):45-46.