建筑工程资料信息分类思路分析

建筑工程资料信息分类思路分析

郑意

海南奥凡建筑工程有限公司 海南省海口市 570100

摘要：以《建筑工程资料管理规程》（DB11/T695—2017）为例，没有地方资料管理规程的可参照国家标准《建设工程文件归档整理规范（2019修订版）》（GB/T50328—2014）或行业标准《建筑工程资料管理规程》（JGJ/T185—2009），或按地方建设工程档案管理部门要求进行。文章从建设单位角度出发，通过梳理建筑工程资料信息分类思路，对建筑工程各阶段非归档类信息管理进行了深入研究，归纳出一套建筑工程资料信息分类方法，可为相关工作人员提供参考。

关键词：建筑工程；资料信息分类；非归档类信息

1资料信息分类思路

资料信息管理是工程管理的主要任务之一,它贯穿于工程项目的前期阶段、施工阶段和竣工验收阶段，资料信息管理的内容不仅包括工程资料（归档类信息）的管理，还包括非归档类信息的收集、整理。对于建设单位、施工单位、监理单位，信息管理的侧重点不尽相同，作为建设单位，除满足资料信息归档要求外，还应满足实用性要求，且不留存不必要的资料信息。非归档类信息为建设单位结合工程实践进行分类，分类思路如下。二级分类归档类信息按规范A类基建文件的分类执行（归档类信息特指按资料管理规程应由建设单位留存的信息）；非归档类信息按时间顺序，分为前期阶段、施工阶段、竣工验收阶段三部分。归档类信息按规范执行，文章不再赘述。非归档类信息应以实用性、去冗余化、可追溯性及常用性为原则。实用性为根据建设单位工程管理特点，进行的资料信息收集；去冗余化为用不到的信息不予以留存，在施工过程中监理资料和施工资料一般不予以留存（竣工时统一整体移交）。

2各阶段非归档类信息管理

2.1前期阶段非归档类信息

（1）建设单位组织信息。具体包括法定代表人身份证、单位法人证书、委托人身份证、组织机构代码证相关信息，这些信息作为办理工程建设前期手续的常用资料，应单独保存，以方便使用，但应单独进行用章申请，一事一申请。

（2）非手续类咨询文件。不同于环境影响评价、社会稳定性影响评价类咨询文件，也不同于专家对项目的有关建议文件，不是办理审批手续必要材料，但与工程建设息息相关，应予以留存，以便事件的回溯和经验的总结。例如：在编制招标文件阶段，去当地造价处咨询工期定额、计价定额及工程量清单相关问题的记录。

（3）“三通一平”、地下管线迁移、树木伐移工作相关资料信息。在施工准备阶段，应保证水、电、道路三方面的接通，至少应基本满足施工的需要；由于存在管线产权不属于建设单位的情况，履行手续比较烦琐，可提前将影响施工的地下管线进行迁移，以提高施工速度，避免工程变更情况的发生；在拟建工程上方或周边的树木，按园林管理部门的相关规定应取得伐移许可，以上资料应单独归档保存。

（4）内部协调、沟通信息。在项目建议书、可研阶段及设计阶段，都需要建设单位的筹建部门或项目部与本单位的使用部门进行功能需求的沟通工作，沟通结果相关信息应妥善保存，包括相关会议纪要和需求确认图纸等。

2.2施工阶段非归档类信息

（1）工程介绍、演示、照片。包括PPT、Video等形式，这些介绍类信息比较常用，上级领导视察工作、监督管理部门检查工作时，建设单位对该工程的各方面加以介绍，应单独保存以便使用。

（2）公告、通知。单位内部公告、通知一般为基建部门发出类信息，如浇筑混凝土需要占用围挡区域以外道路的占道公告，水电接驳施工时的临时断水、断电公告等；建设主管部门公告、通知一般为基建部门接收类信息，如规范性文件的更新，施工安全方面的通报等；其他行政部门的公告通知一般为基建部门接收类信息，如环保局发出的大气污染信息及要求、气象局发出的恶劣天气预警信息及要求等与工程建设息息相关的信息。

（3）专题会议纪要。不同于监理会议纪要（属于B类监理单位归档文件），专题会议纪要是为了解决一些专题性问题所开的会议，这类会议纪要非常重要；质量、投资、进度等影响一般为工程变更前的决议事项，应单独保存予以备查和根据该会议纪要进行过程控制。

（4）安全检查记录。此为每周检查内容，安全管理是项目管理一项最为重要的内容，应将每周的安全检查问题予以汇总和约定限时整改时间。整改后与安全检查记录核查属于常用资料，应予以留存使用。

2.3竣工验收阶段非归档类信息

（1）专项工程竣工验收合格文件。如环境保护设施、安全防范系统竣工验收合格文件，由于其特殊性，需要专业监管部门进行验收，竣工资料一般不纳入归档资料（也可列入“竣工验收及备案文件A7”），按非归档资料进行管理。

（2）环境保护设施竣工资料。根据《建设项目竣工环境保护验收暂行办法》《建设单位开展自主环境保护验收指南》编制环境影响报告书、环境影响报告表的建设项目，建设项目完成竣工环境保护验收后，建设单位应将验收报告及其他档案资料存档备查。验收报告包括《验收监测（调查）报告》《验收意见》《其他需要说明的事项》。

（3）安全防范系统竣工资料。以博物馆行业为例，根据《文物系统博物馆风险等级和安全防护级别的规定》（GA27—2002），需进行安防系统工程专项竣工验收。竣工资料包括委托具有相关资质的先检测单位出具的《安防系统检验报告》，经安防专家评审后形成的竣工验收意见，包括《验收结论汇总表》《施工质量抽查验收表》《技术验收表》《资料审查表》。

（4）城市建设档案移交书。依据《城建档案管理规定（建设部90号令）》及《北京市城市建设档案管理办法（北京市人民政府129号令）》规定，工程应移交档案资料内容基本齐全，各类文件资料已按规定要求进行整理、组卷，取得由属地城市建设档案馆出具的《城市建设档案移交书》，应予以留存。

3结束语

以上是建设单位对建筑工程资料信息管理的研究与实践，与按相关规程归档的资料相比，非归档类资料信息有其特殊的意义。非归档类资料信息是事前、事中控制所形成的资料，体现了管理的过程，也为事件的回溯提供了依据，以便查阅。建设单位应结合具体工程项目的特点及各自单位的管理模式，对工程资料信息分类进一步完善和细化。

参考文献

[1]北京市住房和城乡建设委员会.北京市房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收管理办法(京建法〔2015〕2号)[Z].2015-03-26.

[2]中华人民共和国生态环境部.建设项目竣工环境保护验收暂行办法(国环规环评〔2017〕4号)[Z].2017-11-20.