现代企业档案工作转型探索

现代企业档案工作转型探索

海热古丽·买合木提

新疆送变电有限公司新疆乌鲁木齐市830011

摘要：随着数字化时代的发展，数字信息成为企业构建核心竞争力的制高点。传统的档案管理方法已经无法适应新形势的需求。档案管理工作是企业发展的重要组成部分，企业需采用先进的科学方法对档案进行有效管理。为更好地融入企业信息化浪潮，档案信息化建设已成为档案管理的必然发展趋势。本文阐述了档案管理工作的重要性，归纳了当前档案管理工作存在的问题，提出现代企业档案工作转型对策，以实现档案管理现代化。

关键词：现代企业；档案工作；

引言

总之，企业档案工作的转型不仅仅是企业档案部门一个部门的事，档案部门工作的转型要与整个企业的数字化转型相契合，是整个企业数字化转型的组成部分，其转型的方向与目标要服从整个企业的数字化转型战略。档案工作的转型从根本上讲就是服务理念和服务手段的转型，即通过现代的信息技术和科学技术等对企业运营和管理中所产生的大量的数据进行有效管控，并配合数据管控部门对数据进行规范管理，从档案的角度提出明确要求，确保数据的安全、有效和真实、可用。

1企业档案管理工作的重要性

档案科学规范的管理，是衡量企业绩效和管理水平的重要指标。档案记录了企业发展历史上优秀研究成果以及管理经验，为企业科学和可持续发展提供第一手资料，是企业珍贵的财富和资产。而在大数据时代，企业运营生产所产生的海量数据又是企业提升竞争力和长久发展的必要的信息支撑。现代企业的档案工作不仅仅要为企业提供维系其正常运营和发展的基础数据，更需要把这些数据从档案管理的视角分门别类，进行知识沉淀和梳理，为企业发展的战略决策提供最全面的参考。

2现代企业档案工作现状

2.1对档案数字化建设的重视程度不足

就我国当前企业档案数字化建设现状而言，大多数企业对档案数字化建设的重视程度不够充足，究其根本原因，还是对档案数字化建设的重要性认识不足。国有企业进行档案数字化建设，可以有效提升档案录入与存放的工作效率，相较于传统的录入方式而言，数字化建设后的档案存放与录入，只需要很短的时间就可以完成扫描，为档案管理人员节约大量的工作时间和精力。此外，经过数字化建设后的档案，能够被彻底封存保管，使档案原文件的安全性得到有力保障，在很大程度上避免原文件丢失或出现遗漏的现象，这些都是企业档案数字化建设必然性的充分体现。许多企业在进行档案管理工作时，没有充分意识到数字化建设的重要性，导致企业内部的数字化工作严重落后，影响企业档案管理工作的正常进行，对企业档案管理与应用也没有引起足够的重视。

2.2档案利用服务不能紧跟新技术发展

由于前期档案管理系统设计时，对大数据及区块链等技术采用较少，对档案资源建设及利用未做考虑，因此在档案系统数据库中保存的是“死数据”，未能对其进行特性分析、数据归集、智能推送等工作，造成实际档案利用服务中存在推送对象不明、内容归纳不强、特性分析不足、资源融合不够等情况，档案部门不能提出自己的管理要求、利用策略、服务手段及功能，最终会造成企业档案价值得不到发挥，档案的重要性被削弱、边缘化，这也是许多企业档案部门在与信息管理部门合并后，档案部门消失的原因之一。

3现代企业档案工作优化

3.1加强信息化技术的应用

档案管理信息化建设应与企业自身档案管理工作特点相结合，发挥信息技术的优势，提高档案信息管理工作效率。企业各部门之间需加强信息资源共享，以相应的档案信息化系统为依托实现档案信息调阅，减少档案调阅的时间成本。相关人员可依托局域网审阅传输文件，预设催办事件。如果文件经过处理，则由系统自动归档，以保证文件材料的准确性。

3.2利用大数据技术有效提升企业档案管理能力

大数据运用到企业的档案管理过程中，推动了档案信息数据的精准录入和分类保存，提升了档案数据的实时调用。大数据技术支撑下的档案管理发展将出现以下特征：一是档案内容数据化。在大数据技术的支持下，大部分档案内容以数据的形式进行存储、录入、调用和管理，档案管理者批量化录入和管理海量数据信息，极大便利了档案管理工作。现代的企业在发展过程中，档案信息变化较以往更加频繁，档案信息的积累也会更加迅速。企业利用数据化档案内容开展档案管理工作，可以实现档案信息的智能化处理，在短时间内解决问题。二是实现档案信息的动态化管理。大数据技术的有效运用，减少了纸质档案的存量，几乎不占实质性的空间，使得档案信息数据可以实现动态化管理。三是档案管理可视化。信息系统技术的进一步发展，使得信息模型也更加丰富，档案可视化处理手段得到了持续性的创新发展。

3.3利用人工智能技术有效提升企业档案管理能力

依托人工智能技术的档案智慧服务系统，使得档案管理进入了发展新纪元。对于体量较大、技术能力突出的集团化企业来讲，可以根据自身对档案管理的需求，研发人工智能技术，实现对档案管理能力的提升。传统的档案管理手段效率低，难以满足企业的发展需求。在处理企业的档案管理当中，需要将档案信息进行分类，进而实现档案的管理与有效运用。人工智能技术在档案管理实践中的运用，可以促使档案信息数据实现结构化，根据信息的关键词进行分级保密和管理，对使用权限也进行了系统化操作。首先，企业需要推动档案内容数据化。对于体量较大的集团化企业，企业档案管理工作是整个企业平稳运作的重要保障。但是，传统的纸质档案无法适应高频率的档案使用，更无法满足集团化企业频繁且复杂的档案管理需求。而人工智能技术在档案管理领域的有效运用，需要企业档案的内容实现数据结构化存储，可以有效打破档案内容的孤立壁垒，为检索引擎提供数据基础，进而为档案管理人员带来便利。档案管理工作者可以根据开放权限在相应的数据库，通过分类检索关键词，快速找到相应的数据，使得档案管理办公实现智能化，更好地为企业提供档案管理服务。其次，企业需要提升在岗人员的素质。人工智能技术支持下的档案管理环境与传统档案管理岗位的环境差异很大，企业需要对在岗的档案管理工作者进行持续性的岗位技能培训，使其能够顺利适应岗位需求。

3.4.进一步重视档案资源开发利用

首先，要开发档案信息资源。在维护企业利益以及遵守保密规定的前提下，加强管理、技术、安全、市场等档案信息的分析研究、深度开发，提供高质量档案信息产品，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”，主动为企业实现高质量发展决策、管理等提供服务支撑。其次，要推进档案信息资源共享。积极推进数字档案馆（室）建设，既要完善档案管理系统建设，为资源共享提供平台和手段，又要充实数字档案资源，提高馆藏档案数字化率，为资源共享提供丰富内涵。最后，要创新档案利用机制。准确把握改革发展对档案的利用需求，做好重大决策、科技创新、生产经营、降本增效、维护稳定等工作中的档案利用服务。例如，中国石化油田企业狠抓油气勘探开发档案管理，实现“从资料管理向资源管理转变”，在部分企业发挥档案专业化管理体制优势，开展“档案服务示范岗”创建活动，全面推行“异地查档、跨室服务”。

结束语

档案管理能够对社会秩序进行维护，让未来城市能够得到更加科学合理的规划，在新的历史时期，把传统纸质档案管理以及现代电子档案管理进行充分融合，借助工作制度和管理流程的完善以及档案工作者素质的提升，促使档案管理水平不断提高，同时，也要推动档案人才队伍建设，使档案形象不断提升，使其社会价值能够最大限度地展现，推动城市建设以及社会的持续进步。

参考文献

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［3］倪康宁.新时期提升国有企业档案管理工作的策略[J].城建档案,2021(12):103-104.