基层单位档案信息化提升路径分析

基层单位档案信息化提升路径分析

易翡霞, ,许菲

湖南省烟草公司衡阳市公司   421001  郴州市烟草公司桂阳县分公司  424400

【摘要】基层单位档案管理信息化现状制约了基层单位档案管理的可持续发展，档案信息化转型迫在眉睫，本文从档案信息化发展的意义出发，提出基层单位应梳理本单位档案管理存在的问题，通过加快软硬件改造升级、搭建好档案信息化平台、重视档案信息安全、加强档案信息化人才队伍建设等路径，以提升基层单位档案管理的规范化和信息化水平，促进基层单位档案管理工作现代化发展。

【关键字】基层单位；档案；信息化；路径；

当前社会信息化进程加快，数字经济、信息经济、智慧经济快速发展，作为社会、企业发展记录的重要载体，档案工作是经验的总结、历史的延续，档案管理部门要充分把握信息化发展的机遇，融入数字中国建设，将信息技术与档案管理相结合，提升档案管理和档案利用水平，加快档案事业的信息化转型升级。

一、档案信息化发展的重要意义

（一）有利于提升档案管理效能

随着企业、社会发展，产生的纸质档案资料众多，为档案管理带来更大的难度，需要投入的人力物力更多；同时纸质档案管理对存放环境的要求更高，容易受环境温度和湿度的影响，档案长期保存或永久保存有一定的难度，档案价值的再利用受到一定的限制[1]。加快档案管理的信息化转型，由传统的纸质档案转为电子档案和纸质档案并存，高效率的信息检索极大的减少了对原始纸质档案的翻阅，有效的保护了原始档案，且充分发挥了档案的时效性，提升档案管理效能。

（二）有利于提升档案利用价值

传统的纸质档案利用依赖于人工去逐页的翻阅、查找，特别是对时间跨度大的档案利用需要耗费大量的人力去查询、翻阅，因此，日常工作中对历史档案利用的积极性并不高，大部分档案归档后就束之高阁，再也“无人问津”。档案管理的信息化把传统档案搬到云端，利用人员通过关键字检索就可以快速查找所需资料，极大的提高了工作效率，也有利于档案价值的充分发挥。

（三）有利于提升档案服务水平

信息时代的发展日新月异，新技术的发展为档案管理信息化发展提供了技术基础，档案管理工作需要积极加快信息化转型进程，引进新技术、新思路，融入可持续发展大局，才能为社会发展、企业发展提供匹配的档案服务水平，满足群众对档案利用现代化心理和期望，有效发挥档案的作用。

二、基层单位档案信息化现状

（一）档案管理硬件设施有限

基层单位档案库房多为原有办公楼建设时建立的，大部分都有十多年以上的使用期限，但随着企业、社会发展，单位档案产生量较原来大幅增加，原有档案室配置无法满足现有档案存量存放需求。一方面是原有存放密集架容量不够，原有收录档案多为文书档案、会计档案，但随着企业、社会发展，档案产生目录也更多，原有密集架配置已不能满足现有的存放需求；另一方面，档案库房承重有限，随着档案存量的增加，原有的库房条件已不能满足现有的档案重量承载需求，且库房升级改造难度大，费用高，为档案硬件升级带来了一定的难度。

（二）档案信息化程度低

基层单位档案库房原有信息化设施较少，基本只配备一台电脑和打印机，无其他信息化设备，原有硬件设施不具备智能化条件，无法进行智能化整理、智能化管理；同时大部分单位也未建立专门的档案信息化收录系统，依靠人工扫描录入，部分单位也只建立了电子目录，实体档案还是以纸质版收录为主，档案收录信息化程度低。

（三）档案收集目录有限

当前基层单位的档案整理重点在纸质档案的收集整理，如文书档案、会计档案等，但对于现阶段产生较多的电子文件、图文档案、视频档案等未进行系统的收录，各单位尚未建成完善的电子档案收集制度及配套的平台支持，导致电子档案收集分散存于各岗位人员电脑上，未能系统收录，档案重复利用难度大，利用率不高。

（四）档案管理人员专业素质有待提升

基层单位人员配置有限，档案管理人员多为兼职，档案管理人员队伍不稳定，素质也是参差不齐[2]，主要表现在：一是专业化人才缺乏。当前基层单位档案管理人才配备配备多为一人，且越到县级单位以下，兼任现象越多，配备档案专业人才的极少，具备档案信息化专业能力的人才更是微乎其微。二是观念难以转变。传统观念中认为档案只要记录好、保存好、不遗失就可以了，对档案价值的认识和重视程度还不够，且大部分人认为信息化档案的没有传统档案安全性高，泄露风险更大，对档案信息化的安全性持观望态度。三是创新意识不强。由于对档案的重视程度不够，许多档案管理人员在档案领域新技术、新方法的学习和探索上积极性有所欠缺，导致档案管理的信息化程度远落后于其他业务领域的信息化程度。

三、基层单位档案信息化提升路径

（一）加快硬件的改造升级

硬件升级是档案信息化改造升级的基础，没有硬件支撑，档案信息化没有支撑，只会是一句空谈。基层单位首先需要在硬件上加大投入，提供经费保障，一是加快对老旧档案室的改造，整合办公资源，为档案室升级改造提供适应现阶段及今后一段时间内档案存量需求的空间。二是对已经不符合现阶段信息化改造需求的档案室进行硬件升级，结合智能化档案室建设需求，有条件的配备自动化密集架、自动化识别设备等，为智能化档案室建设提供硬件基础。三是配备信息化相关设备，结合新时代收录档案的特点配备相适应的扫描设备、刻录设备、信息化搜索工具、信息存储及应用网络等。

（二）加快信息化平台建设

加快建设系统的档案信息化平台，需要全面梳理本单位档案资源及档案收录流程，建成一套集档案产生、移交、收录、归档、利用等方面于一体的信息化档案管理平台。一方面是从档案产生开始从便于档案收集整理的角度规划好档案产生形式及档案收集途径；另一方面是从便于档案的开发和利用角度，为档案利用人员提供便捷、快速的查阅、利用档案的平台，充分发挥历史档案的价值。

（三）强化档案信息安全建设

档案信息化系统属于单位的机要平台，掌握着单位发展的所有重要数据，档案信息安全也是档案信息化建设中的重点。一是要建立完善的档案管理制度。通过完善档案管理制度，规范档案产生人员、档案管理人员、档案利用人员等操作行为，确保各环节严格按规范要求、保密要求做好日常管理，严格规范相关人员的权限和知悉范围，通过培训、检查等提升档案相关人员的规范意识和安全意识，从源头上防范档案泄露风险。二是要做好信息化设备的安全维护。包括硬件维护和软件维护。定期做好软硬件的维护，硬件做好防晒、防火、防潮等定期巡检和维护，软件主要做好防火墙加固、病毒查杀、日常抽检等维护，确保档案应用质量和信息整体安全性。三是要定期做好数据备份。定期做好档案数据库的备份工作，降低数据库自身和外界的因素影响，如系统奔溃、病毒木马等带来的影响[3]。

（四）强化档案信息化人才队伍建设

档案信息化提升离不开人才队伍的支撑，因此提升基层单位档案信息化水平还需要在人才队伍上下功夫。主要要抓好以下几点：一是有条件的引进档案专业性人才，引进专业技术。有条件的单位可适当引进1-2名档案专业人才，为单位档案信息化发展提供切实可行的提升方案和专业化措施，加快信息化速度。二是强化档案管理人才培训，提升专业素质。加强对现有档案管理人员的培训，通过定期培训，为档案管理人员带来新的理念和创新技术，强化现有人才队伍专业素养。三是提高档案管理人员待遇，发扬干事创业精神。适当提高档案管理人员的待遇，一是在晋升途径上，二是在经济待遇上，为档案管理人员提供正常的提升空间，不让档案管理人员感觉“边缘化”，有利于档案管理人员稳岗爱岗，积极发挥干事创业精神，为基层单位档案信息化提升出谋划策。

四、结语

档案信息化是新时代档案管理发展的必然要求[4]，是《“十四五”档案事业发展规划》的发展目标和主要任务。基层单位档案信息化发展要统筹协调传统档案管理和现代化管理，充分结合基层单位档案管理现状，把握信息化建设机遇，精准定位自身发展方向，以提升档案管理效能、提高档案服务水平为目标，建设更加高效、更加智能的现代化基层单位档案管理体系。

参考文献：

[1]王丽萍.基层卫生单位档案管理信息化、规范化探讨[J].黑河学刊,2021(04):23-26.

[2]王军.基层单位档案管理中的问题与对策探微[J].办公室业务,2020(20):132-133.

[3]韦丽阳.基层单位档案信息化建设途径分析[J].城建档案,2021(02):31-33.

[4]施瑞忠.基层档案室信息化发展差异及建议[J].文化产业,2020(11):111-112.