医疗设备采购合同的规范化执行流程管理

医疗设备采购合同的规范化执行流程管理

梁超

新疆医科大学第八附属医院    新疆 乌鲁木齐    830000

摘要：随着社会的发展，科学技术不断进步，医疗体系不断健全。医疗设备采购合同是双方或者多方在平等、公平的前提下，明确各方在合同存续期间的权利和义务，并以书面形式签订的合法合规的经济合同。经济合同的条款内容应当全面、明确，便于合同双方有效履约，最大程度保障各方的合法权益。南京鼓楼医院医疗设备采购部门经过多年采购实践，结合医院内控要求并大范围征询厂家建议，统一医疗设备采购合同模板，对设备的基本信息、付款方式、到货时间、出厂日期、具体配置、售后服务、违约责任等各类条款均作出了明确规定。充分解读采购合同，并以此为基础制定医疗设备合同规范化的执行管理流程，对进一步提高医疗设备管理部门的管理水平，把好问题设备的验收关，最大限度维护医院的利益，具有十分重要的意义。

关键词：医疗设备；采购合同；规范化；执行流程；管理

引言

随着我国卫生健康事业的发展，各医院为提高诊疗水平、服务能力和综合竞争力，不断加大对医疗设备的投入力度。在采购实践中，医院管理者应按照内部控制要求，逐渐完善采购制度及流程，充实内部控制体系。该研究从内部审计视角，以医疗设备采购流程为主线，通过对采购过程中存在的差异化风险进行识别和评估，有针对性地提出精准制衡策略和构建采购管理制衡防范机制的建议，加强内部审计人员的“经济卫士”作用，为医院达到采购目的，最终实现高质量发展战略目标保驾护航。

1医疗设备采购工作

1.1特点

医疗设备采购主要有4个特点：①金额大医疗设备是医院各类采购中，金额较大的一种；②数量多。医疗设备招采项目占医院招标项目绝大部分；③周期长。医疗设备采购是较长周期的工作；④重要性。医疗设备是医院科研和治疗的重要资源，医疗设备也是影响医院整体发展的重要影响因素之一。

1.2　难点

医疗设备采购工作具有特点的同时，难点也来自5个方面：①滞后性。医疗设备采购周期较长，导致医疗设备到位有滞后性，与临床需求形成矛盾；②严肃性。预算管理严格，一般是“先预算、再审批、后执行”的管理模式，采购前端临床科室应按照医院的采购预算管理规定做好每年的年度采购预算工作，临时或紧急增加的采购项目应按采购预算管理规定报批财务科同意，获得资金调拨后方可发起；③连贯性。采购是一个流水线式的工作，前期一旦出现失误，会导致项目后期失败或造成医院损失；④协同合作。采购工作应是一项多科室协同完成的工作，容易出现推诿、效率低下的情况；⑤风险高。医疗设备采购是一个具有极大风险的工作，特别是在实施政府采购时，如果没有及时防范相关风险，必然会阻碍政府采购工作有序落实，影响国民经济发展。

2采购的内部控制

2.1制度

《行政事业单位内部控制规范（试行）》要求各单位在所有重大方面保持有效的内部控制，建立完备的内部控制制度，对权力运行有效制约，对不相容岗位与职责分离控制，管理信息系统功能应有效覆盖等。医院除执行《政府采购制度》等外部制度外，还需建立和完善采购内部控制规范制度，如《医疗设备固定资产管理制度》《医疗设备、设备维保类项目采购制度》《医疗设备类项目评审制度》《医疗设备合同签署、收货验收付款制度》《设备类项目直接采购流程》《合同管理办法》等。

2.2流程

医疗设备采购流程一般分为提出需求、项目论证、采购公示、市场调研、参数整理、参数遴选、公开采购、合同订立、合同供货、安装验收、首款付款、尾款付款、绩效评价等环节。

2.3部门职责

医疗设备需求科室：根据实际需求提出医疗设备采购申请计划，填写项目论证报告；配合市场调研、医疗设备安装、验收等工作。医务部、科研部、教学部：负责依据医院战略规划，审批归口管理部门的采购需求和项目论证报告；负责医疗设备绩效评价。医疗设备管理部门：负责收集科室需求计划和项目论证，审核、汇总整理并提交医疗装备管理委员会审议；负责医疗设备购置许可、场地配套、人员配套、安装验收、维护保养和档案管理工作。财务部：负责审核项目论证的经济效益，项目预算的审核、汇总、上报（预算委员会）、下达；合同审核；医疗设备款审核支付；会计核算和财务监督等。采购供应中心：负责集中统一采购医疗设备工作；根据预算委员会已下达预算的项目论证报告，完成采购公示、市场调研、参数遴选、公开招标、合同订立、组织送货等流程，并根据合同要求申请付款。内审科：负责全流程审计规划、审计服务和审计监督。

3采购合同规范化执行流程

3.1合同解读

医疗设备管理部门收到医疗设备合同后，科室管理小组根据实际情况，有选择地组织召开采购合同解读会议，参与的对象包括管理部门负责人、管理部门工程师、供应商销售代表和产品专家等，对采购合同中的重要条款，重点执行内容进行充分解读，如双方对条款存在异议不能协商一致的，可以邀请采购人员参会解释，采购合同解读成功后方可执行。合同解读具体流程与内容如下。（1）设备管理部门收到采购合同后，一周内完成合同梳理，重点选择并主动联系第一次合作的供应商或非首次合作但是本次销售具有新技术、新功能的新设备供应商，要求供应商携带完整版合同在规定的时间内参加采购合同解读会议。必要时携产品专员进行设备介绍，尤其是医院第一次引进的设备或技术原理更新的设备必须进行产品介绍，确保医疗设备管理部门的工程技术人员对即将安装设备的原理和功能有基本的认识。（2）与供应商核对设备名称、品牌、规格型号、注册证号、产地及功能配置，确保所有需求与到货产品一致。其中，根据《医疗器械监督管理条例》要求，进口设备必须具有中文铭牌。（3）合同付款方式及付款时间节点的告知与确定。供应商如需快速回笼资金，应严格按照合同要求，配合医疗设备管理部门完成相关的手续，医院才能在约定的时间节点支付相应的款项。（4）明确医疗设备的验收流程与要求，包括人员的对接，验收材料的收集准备等。同时严格执行保修期内的维护、维修的要求，如保修期内需提供每年四次的定期维护；设备发生故障时，供应商需在48小时内修复或提供备用机等。这个环节决定了供应商能否顺利地按照合同约定的付款节点收到相应的货款。

3.2规范化验收流程

（1）供应商必须在约定到货期前到货，到货前核对设备名称、品牌、规格型号、注册证号、产地及配置、出厂日期等相关信息，并提前3日联系医疗设备管理部门责任工程师。（2）医疗设备到货之日，供应商应完成医疗设备出公司仓库前及到达院内时的消毒工作，并提供对应的消毒证明，供应商必须派人在医院现场接货，并根据医院要求将设备存放至院内指定地点。（3）医疗设备调试结束后，对临床科室及责任工程师进行使用培训，包括设备的功能、操作流程、一级保养要求、常见故障处理等，并填写医疗设备使用培训记录，培训结束后对培训结果进行考核（供应商或厂家提供考核试题，考核对象为所有参与培训人员）。（4）供应商携厂家工程师对设备管理部门工程师进行技术培训，包括功能、原理、结构、日常维护内容、常见故障处理、注意事项、易损易耗件更换周期说明等。（5）供应商凭验收工程师签字的验收材料审核表连同发票交固定资产管理员办理资产入库，并在OA办公平台发起院内医疗设备审批流程，对工程师的验收过程予以审核，以加强内控管理。

结语

医疗设备采购合同的规范化执行，不仅能有效保障医院的权益，避免在执行环节出现不符合合同条款的纠纷，同时也有利于医疗设备管理部门提高工作效率和工作能力，提升管理水平。

参考文献

［1］谢伟柯，陈伟豪.公立医院医疗设备采购合同管理中的常见问题及应对策略［J］.医疗装备，2019，32（19）：46-47.

［2］王翩翩，孙冬杰，王道雄.基于“互联网+”的医疗设备合同管理［J］.医疗装备，2019，32（19）：48-49.

［3］宗士伟，李耀辉，杜蒙蒙.医疗设备验收及常见问题探讨［J］.中国卫生产业，2019，33（16）：177-179.